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社内報のつくりかた

【社内報とは】読まれる社内報の作り方!ノウハウと制作のネタ

2018.09.06

【社内報とは】読まれる社内報の作り方!ノウハウと制作のネタ
  • #目的・役割

社内報とは?社内報が必要な理由とは?

社内報とは、社内間の経営層と社員、あるいは社員同士の継続的なコミュニケーションを促進するための経営ツールの一つです。企業ビジョンの共有や部門間の情報共有、社内の一体感の醸成などを目的に発行されることが多いです。社内報は、一般的には社員数100人を超えたところで、必要かどうかの検討がされ始めます。

近年多くの企業でインナーコミュニケーションの重要性が再認識されており、その中でも社内報・社報には注目が集まっています。企業は「人」によって成り立っているため、企業が成長していくために「人」の成長が欠かせません。そのためにも、社員一人ひとりに自発的な意識改革と行動改革を促していくことが求められます。そこで問われるのは、「会社のビジョンがどれだけ社内に浸透し、社員一人ひとりがそれを理解しているか」です。ビジョンが表面的なかたちでなく真に理解されるために必要なのは「思い」の共有が大切です。その「思い」を共有する手段の一つが社内報です。

 

社内報は、企業内のコミュニケーションツールとして欠かせないものです。社内報が充実していると、社内コミュニケーションの促進や業務を円滑に進めることに役立てることができます。加えて、社内報は業績アップへの材料になる可能性も秘めているのです。ただ、社内報は読まれてこそ、その目的を達成できるといえるでしょう。この記事では、社員に読まれる社内報にするために工夫について詳しく解説していきます。

社内報の目的とコンセプトを明確にしよう!

社内報を作り始める前に、まずは「なぜ社内報を作るのか」をしっかりと考えておく必要があります。たくさんの人に読まれる社内報を作るためには、目的とコンセプトを明確にしておくことがポイントです。

例えば、社内報を作る目的のひとつとして、社内のコミュニケーションの強化を図ることが挙げられます。従業員の人数が多い会社の場合、従業員同士の面識が薄く、「他の部署の人は名前と顔が一致しない」などのケースも見られます。しかし、社内報で取り上げられた従業員は、部署が異なる場合でも自然と意識するようになるでしょう。従業員同士がお互いに理解できてコミュニケーションを取ることができれば、チームワークの向上も期待できます。

加えて、同じ会社に属している場合でも、各部署が通常どのような業務を行っているのかは意外と知られていない可能性があります。それぞれの部署の業務についてお互いが把握していなければ、連帯感が生まれにくいという問題にもつながるでしょう。そのため、社内報では各部署や営業所などの取り組みを紹介しているケースも見られます。

また、社内報は目的を持って作られており、具体的には「若手社員の育成」や「従業員の家族に会社を知ってもらう」などが挙げられます。たとえば、社内報の目的を「若手社員の育成」としたとします。このような場合には、若手社員の紹介や、若手が必要としている知識などを掲載すると良いでしょう。他に、社員の家族に会社の取り組みを知ってもらいたいのであれば、社内で行っている部活動やイベントなどの内容を充実させていくことがポイントです。このように、社内報の主役はあくまで従業員ということを、社内報担当者はしっかりと認識しておくことが欠かせません。

ただし、社内報を作る場合、目的が複数あるケースも見られます。目的が乱立しすぎていると読みづらくなるというデメリットにつながり、結果として最後まで読んでもらえないという恐れもあるでしょう。目的がいくつかあるときには、目的ごとのコンセプトを決めて作成するように努めることが大切です。

社内報の役割を再認識しよう!

社内報を作る過程でコンセプトを見失いそうになってしまったら、一度立ち止まって社内報の役割について再認識しましょう。社内報を作り始める前には「何を社内報でするのか?」という「what」の部分についてしっかりと考えておくことが大切です。 

社内報の役割としては、いくつかの事柄が挙げられます。まず、目標を共有することです。会社は従業員に対して、経営方針などを定期的に伝えていかなければなかなか浸透しません。従業員の一人ひとりが「会社がどのような目標を掲げて、どこに向かっているのか」という点を押さえておくことは、非常に重要です。社内の情報やビジョンを共有することは、経営者側だけでなく、従業員側にとっても必要不可欠なことといえます。

次に、業績や経営状態など、会社の正確な情報を共有しておくという役割が社内報にはあります。特に、従業員の人数が多い会社の場合は、会社にもたらす個々としての影響力が小さいと感じてしまいがちです。会社の業績・経営状況を社内報で定期的に発信していけば、従業員が今後すべきことや目標がより明確になるというメリットにつながるといえるでしょう。

さらに、社内報には社員教育などの役割があります。たとえば、入社したての若手社員のなかには、商品知識を詰め込むことばかりを考えてしまう人もしばしば見られます。しかし、表面的な知識だけを押さえていても、仕事で成果をのこすことはできません。たとえば、社内報を通じて、商品が作られたプロセスや愛社精神を理解することができれば、仕事に対する意識もおのずと変わってくるといえます。

ただし、社内報の役割の正解はたったひとつではありません。社内法の役割に関しては、会社によって、また時代によっても異なります。したがって、社内報担当者は、社内報が担っている役割について考える習慣を持つ必要があるでしょう。

社内報のターゲットを絞ると読まれる!

担当者が社内報を作るプロセスで「何をしていいのかわからない」という課題を抱えている場合には、漠然とした内容になってしまいがちというデメリットがあります。社内報の内容をあえて漠然としたものにして従業員全員に読んでもらおうとするのは、あまり得策とはいえません。ターゲットを絞ることによって社内報の価値を上げていき、読まれやすいものを作ることがポイントです。 

社内報のなかには、代表メッセージや成績優秀な営業マンのインタビューばかりにページを割いているものも見受けられます。このように、内容がマンネリ化している社内報の場合には、従業員が会社のトップとの距離を感じる原因となる可能性さえあります。社内報の内容は、ターゲットに寄り添ったものでなければ、従業員も興味を持って毎号目を通すという作業自体をしなくなるでしょう。

社内報を作り始める前に、まずはターゲットを絞るところから始めていきましょう。ターゲット層を細かく設定することで、ターゲットが求めている情報の掲載が実現します。

さらに、ターゲット層に関しては、毎号同じ層に設定する必要はまったくありません。読まれる社内報作りのために、たとえば毎号のターゲットを変えるという方法を取り入れてみても良いでしょう。具体的には、新入社員の特集に人事部を関連付けるなどの工夫をすれば、新入社員だけでなく、他の従業員も関心を持って社内報に目を通すといわれています。特に、多くの新入社員を抱えている会社の場合には、新入社員へのインタビューや、ビジネスマナーのおさらいコーナーなどを取り入れて、内容を充実させていくと良いでしょう。

身近なできごとや役に立つ情報からコンテンツを見つけよう!

経営陣に関する情報ばかりを掲載している社内報の場合、従業員に価値のある情報として受け止めてもらうこと自体が難しいでしょう。社内報を作るときの工夫として、お役立ち情報を載せるという方法が挙げられます。たとえば、社員にとって身近に感じられるできごとや、役に立つ情報からコンテンツを探すようにすると、社内報の価値はぐっと上がっていきます。

まず、社内報のネタで困ったときには、従業員一人ひとりに寄り添った身近なできごとからコンテンツを探してみましょう。たとえば、出産報告や従業員一人ひとりの誕生日を紹介するなどは、ネタとしてはインパクトがあります。出産報告のコーナーなどがあれば、あまり面識のない従業員同士であっても、社内報がきっかけとなってコミュニケーションをとることにつながる可能性もあるでしょう。

次に、福利厚生や健康、法律に関する情報なども、従業員にとっては価値のある情報のひとつです。たとえば、福利厚生が充実している会社の場合でも、「制度そのものがあまり知られていない」や「利用率が悪い」などの問題点を抱えているというケースはしばしば見られます。このような場合、福利厚生の申請の仕方などを紹介するだけでは、周知徹底及び利用率の向上はあまり期待できないでしょう。具体的に、「制度は誰のためにあるのか」や「どのようなタイミングで使えるのか」なども合わせて紹介し、さらなる利用を促すことがポイントです。他に、社内報で「健康」にまつわるコンテンツを取り上げる場合には、食生活のアドバイスや簡単にできるストレッチなども価値ある情報といえるでしょう。このように、従業員にとって役に立つ情報を提供する場合は、企業の特徴に合ったコンテンツを選ぶことを意識しましょう。

参加型の社内報には興味や関心が集まりやすい!

社内報にはいくつかのタイプがありますが、なかでも参加型の社内報には興味・関心が集まりやすいといわれています。参加型の社内報を作るときのネタには、いくつかのパターンがあります。まず、身近な季節のイベントや社内イベントを掲載するのは、社内報を作るうえでの鉄板ネタのひとつです。社内報を作り続けていると、マンネリ化やネタ切れに悩むこともあるでしょう。このときに力強い味方となってくれるのが季節ネタです。夏祭りやハロウィン、クリスマスなどの行事に合わせたイベントに取り組んでいる部署を順番に紹介していくと、社内報にも活気が生まれます。また、社内イベントを掲載することで、当日イベントに参加できなかった従業員にも取り組みの様子を伝えることができます。季節ネタと絡めて、季節に応じたレジャー・観光情報などを載せれば、従業員にとって役に立つ情報となり、社内報の価値も上がるでしょう。

次に、アンケートを取るなどの方法も、社内報のコンテンツとしては適しています。アンケートを取ることによって、従業員の率直な意見を募ることができるというメリットもあります。社内報というと堅苦しいイメージが持たれがちですが、アンケート結果をランキング形式にして掲載するなどの工夫を取り入れれば、少しくだけた感じの雰囲気を演出することにもつながるのです。アンケートの内容については、通常の業務に関することでなくても構いません。具体的には、「会社周辺のおすすめスポットランキング」や「従業員のお弁当・ランチ特集」などで、社内報に興味を持ってもらうことからはじめてみても良いでしょう。このように、社内で募った意見や投稿を掲載すると、参加型の社内報として関心を持ってもらいやすくなります。

さらに、「社内フリーマーケット」などのイベントを企画すると、社内報のネタになるだけでなく、従業員同士のコミュニケーション作りにも役立ちます。部署をまたいだ企画を取り入れれば、会社の活性化にもつながるでしょう。また、プレゼントや抽選などを載せると、従業員も企画に気軽に参加できるようになります。社内報を読んでもらうためには、従業員が参加しやすい工夫を検討することが重要です。

読まれる社内報にしよう!いろいろなアイデアを工夫!

読まれる社内報にするためには、旬なテーマを積極的に取り入れていきましょう。まず、自社のビジネスや取引先と関連性がある最新のビジネス用語の説明を取り入れると、従業員へ発信する情報としての価値が上がります。たとえば、「ディープラーニング」「シンギュラリティ」「ティール組織」などの最新のビジネス用語は、従業員でも把握していない人が多い可能性があります。他の従業員が話しているのを耳にして、後から調べるというケースもあるでしょう。実際の現場に出たときに、「最新のビジネス用語を耳にして、わからなくて困った」という事態に発展しないよう、社内報で定期的に取り上げていくと良いでしょう。

次に、自社の参考になりそうな、最新のビジネスモデルの紹介も、社内報担当者の工夫が感じられるアイディア企画のひとつです。書店をのぞくと、ビジネスモデルにまつわる内容を扱った書籍や雑誌はたくさんありますが、ビジネスモデルの意味を理解している人はそれほど多くはないでしょう。基本的なビジネスモデルのパターンを押さえたうえで成功例を把握しておき、利益を得る仕組みについて従業員が考えていくことで、通常の業務に対する意識も変わってきます。

さらに、自社業界がかかわる市場の動きやイベント、業界に関連する展示会イベント、勉強会、セミナーなどの紹介も、旬なテーマといえるでしょう。通常の業務をただ単にこなすだけになってしまうと、成果を上げることが難しくなるだけでなく、仕事に対する意欲そのものが低下する可能性さえあります。また、業務に関するイベントやセミナーなどに参加すると、仕事のパフォーマンス向上にもつながります。社内報にこのような価値のある情報が掲載されていれば、従業員同士での参加も期待できるでしょう。

社内報には仕事に役立つコンテンツを!

コストをかけて社内報を作るのであれば、仕事に役立つコンテンツも取り入れたいものです。社内報に仕事に役立つコンテンツが紹介されていると、従業員のモチベーションアップや業績アップにもつながる可能性があります。まず、仕事に役立つネタとして、トップからのメッセージを載せるなどのアイディアが挙げられます。会社のトップが考えている経営方針や抱えている問題などは、従業員に対しても一言で伝えられるものではありません。加えて、会社の規模が大きければ大きいほど、「従業員一人ひとりが会社に与える影響力は小さい」と従業員は考えてしまいがちです。社内報にトップからのメッセージを掲載しておけば、従業員の意識もおのずと変わってくるでしょう。また、社内報は従業員の家族も目にする可能性があるものです。家族が勤めている会社は、誰でも気になります。そのため、社内報を通して会社のトップの考えや今後のビジョンなどを示すことは、実際に会社に勤めている従業員だけでなく、家族にとっても価値のある情報といえるでしょう。

次に、自社や取引先の業界と関連性がある用語やビジネスモデル、フレームワークの紹介は、普段の仕事にも直接的に役立つものです。ビジネスモデルには基本となるパターンがあります。たとえば、取引先の業界が順調に利益を上げている場合、当然ビジネスモデルが気になるものです。ただ、他社と同じビジネスモデルを取り入れたからといって、自社の業績が上がるとは限りません。他者のビジネスモデルをそのまま取り入れようとするのではなく、一人ひとりの従業員が「どのようなプロセスを経て表現していくのか」や「他者とどのように差別化を図っていくのか」などを考えていくことが大切です。

社内報を工夫するといろいろな可能性が見えてくる!

社内報担当者は、「何をしていいのかわからない」や「従業員に読んでもらえない」などの問題を抱えているケースは多く見られます。社内報がマンネリ化してくると、従業員は目を通すことすらしなくなるでしょう。従業員に興味を持って目を通してもらうためには、身近な情報や仕事に役立つコンテンツなどを取り入れていく必要があります。

また、社内報を作るときには目的をはっきりさせておくことがポイントです。目的が明確でない社内報は、せっかく発行しても従業員から読まれない可能性があります。社内報の内容を充実させて価値を上げていくことが、社員のモチベーションを上げることにもつながります。加えて、社員のモチベーションアップが実現すれば、業績アップにもつながるというメリットもあるでしょう。

社内報を読んでもらうためには、さまざまなアイデアを取り入れて、内容を工夫し続けることが欠かせません。社内報担当者は、「社内報を発行する目的」について、今一度考えてみることが求められます。そして、社内報を作るプロセスで目的に応じた工夫を取り入れていくと良いでしょう。

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