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【社内報とは】読まれる社内報を作るための目的設定・制作の流れ・企画のネタ
社内報のつくりかた
【社内報とは】読まれる社内報を作るための目的設定・制作の流れ・企画のネタ
目次
- 1 社内報とは？
- 2 社内報が必要な理由・役割は？
- 3 社内報に載せるのはどんなこと？
- 4 社内報担当者に必要なスキル
- 5 社内報作成の基本的な流れ
- 6 社内報の目的設定の最重要事項とは？
- 7 社内報の目的・役割は多種多様！
- 8 読まれる社内報の条件とは？
- 9 【社内報の作り方1】スケジュールを確認する
- 10 【社内報の作り方2】社内報の目的とコンセプトの明確化
- 11 【社内報の作り方3】社内報を作成する際の注意点を確認する
- 12 【社内報の作り方４】企画をつくる
- 13 社員参加型企画（季節イベント）
- 14 【社内報の作り方5】ラフレイアウトの作成
- 15 【社内報の作り方６】取材をする
- 16 【社内報の作り方７】レイアウトを決める
- 17 【社内報の作り方8】デザインを決める
- 18 【社内報の作り方9】原稿の執筆
- 19 【社内報の作り方10】原稿内容の確認
- 20 【社内報の作り方11】印刷の発注
- 21 社内報の目的を明確にして、読者の悩み・ニーズに向き合えば、可能性が見えてくる！
- 22 社内報のリニューアル
- 23 社内報の作成・リニューアルをプロに外部委託するという選択肢も
※2021年1月27日更新
このページでは、社員に読まれる社内報を作るために知っておくべきポイントと、基本的な手順について紹介します。
社内報担当者になったばかりの場合、どのような方法で社内報を作ればいいのかがよくわからないという方が多いかと思います。また、前任の社内報担当から、担当を引き継ぎ、制作を進めていらっしゃる方もいるかもしれません。社内報発行の目的をきちんと理解しないまま引継ぎにされていたり、前任者が異動や退職されてしまったというようなケースでは、目的を確認したくても難しかったりすることもあるかと思います。これからご紹介するポイントを理解し、手順に沿って作成すれば、担当者になったばかりの方でも、きっと社内で読まれる社内報を作成できます。
一概に社内報といっても企業によって内容は様々です。どのような社内報にするかは、業種や社内報の目的によって大きく変わります。しかし、どんな社内報にしようとも、まず大事なのは「きちんと読んでもらう社内報にする」ということです。せっかく社内報を作成するのですから、社員さんが発行を待ちわびるような魅力的な社内報を作成しましょう！
社内報とは？
社内報とは、会社が社員やその家族に対して、社内広報を行うために発行する冊子やweb、または映像などの媒体のことです。社報と呼ばれることもあります。一般的に、会社のコミュニケーションをつかさどる部門である広報部が発行を行うことが多く、主に従業員同士のコミュニケーション促進や、企業が目指す方向性や必要とする情報などを相互に共有するために活用されます。
社内報制作については、リーマンショック以降、企業のコスト意識が高まり、経費削減の一環で一時、縮小傾向が見られましたが、ここ最近では企業風土醸成の観点で、改めて社内報の「存在価値を見直す」ということも増えています。理由としては、転職が一般的になってきたことなどで社歴の短い社員が多くを占める企業が増えたり、給与よりも経営理念やビジョン、働く人に重きをおく社員が増えてきたりしていることなどが挙げられます。
社内報が必要な理由・役割は？
先述のとおり、「理念」や「ビジョン」、「人」という観点が近年多くの企業で再認識されており、その強化につながる「インナーコミュニケーション」の手段の一つとして社内報にもあらためて注目が集まっています。
社内報の基本的な役割は、社内広報のツールとして、そこに掲載されている情報が社員に共有されることです。定期的に発行していればよい、と言うわけでは決してありません。
経営理念や企業ビジョンは、これからその会社がどのように歩んでいくのかを知るために重要な情報です。しかしながら、社内でこれらのことがしっかりと共有されているかと言うと、なかなか難しいというのが実情ではないでしょうか。
多くの人がスマホや携帯電話を持ち、メールやSNSでいつでも情報交換ができるにも関わらず、経営理念や企業ビジョンを社内で正確に伝える方法は限られているのです。社内報はあくまでツールの１つですが、代わりを探すのが難しい重要な位置を占めています。
企業は「人」によって成り立っているため、企業が成長していくために「人」の成長が欠かせません。そのためにも、社員一人ひとりに自発的な意識改革と行動改革を促していくことが求められます。そこで問われるのは、「会社のビジョンがどれだけ社内に浸透し、社員一人ひとりがそれを理解しているか」です。また、ビジョンが表面的なかたちでなく真に理解されるために必要なのは「思い」の共有が大切です。その「思い」まで共有することができる手段の一つが社内報です。社内報が充実していると、社内コミュニケーションの促進や業務を円滑に進めることに役立てることができます。結果として、業績アップの材料になる可能性も秘めています。
社内報に載せるのはどんなこと？
社内報にはさまざまな情報が掲載されます。特に決まりはありませんが、できるだけ社内で働いている人を紹介することで興味を持って読まれる可能性が高まります。部門バランスなどに配慮しながら、社員インタビューや職場紹介などを行ったり、季節に合わせた企画として、新年度の社長メッセージや春の新入社員紹介をしたりというのも定番です。
社内報は会社からのお知らせを共有する目的もあります。社内イベントの実施報告、会社や職場からの連絡事項などを掲載するページも作っておくといいでしょう。詳しくは、後ほど「社内報の企画の作り方」の箇所で説明します。
社内報担当者に必要なスキル
社内報の担当者には、どのようなスキルが必要とされるでしょうか？仮に、一人で社内報を担当するとしたときに求められるスキルを解説します。
分かりやすく魅力的なライティングスキル
社内報担当者には高いライティングスキルが求められます。社員やその家族、さらに時にはグループ会社の社員と配布対象が幅広いのが社内報です。さらに社員といっても、社長から一般社員まで、すべての階層が対象です。
社内報に必要なのは、そうしたさまざまな属性の社員にとって、わかりやすく読みやすいことです。表現に凝った流麗な文章でも読みづらく、単に事実をまとめた無感情な文章では面白くないでしょう。誰もが読みやすい文章で、起承転結を考えたライティングが好まれます。
また、広報部門が発行するものとしては、文法に間違いがあってはなりません。正しい日本語であり、業務に使う用語の理解も必要です。さらに、部門名、商品名、工場などの名称など、企業として公表している正式名称を用いることが前提です。社内報のページ数は限られているため、一つひとつの記事に許される文字量は限られます。その中で調整するのは大変ですが、誰もが読みやすい文章で、さらに起承転結のあるライティングを目指しましょう。
全体のデザインスキル
社内報は大事なコミュニケーションツールでもありますが、同時に企業のブランドツールでもあります。少なくとも、社内報の顔である表紙は企業のブランドイメージに沿っておく必要があります。例えば、企業とこれから取引を行う他社の人たちに企業の理解促進のために配布するという用途もあるかもしれません。その際、自動車メーカーの社内報の表紙がクマのぬいぐるみであったとしたら、皆が違和感を覚えますよね。
表紙に比べると、中のページは多少の自由度は出てきますが、記事の内容云々の前に、まず読みやすいこと、見やすいことが必須です。文字と背景の色が被っていないか、フォントの種類や大きさは適切か、など視認性には十分に注意しましょう。予算と照らし合わせて、白黒にするかカラーにするか、など、の判断も必要になります。
きちんと最後まで飽きずに読んでもらうためには、見出しのつけ方や記事のメリハリも大事です。他社の社内報や編集のうまさに定評のある雑誌なども参考にして、感覚を磨くのが理想的です。
取材や写真撮影のスキル
より中身の詰まった社内報を作成するためには、担当者は社内のあらゆるイベントや展示会情報などに精通しておく必要があります。社員が知っておくべきこと、皆が関心を持つであろうことはもちろん、まだあまり誰にも知られていないけれど実は面白い取り組みをしている部門などを発掘するというのも大事な仕事です。
資料を見て淡々と事実を羅列するのではなく、きちんと取材をしましょう。自分もそのイベントに参加して雰囲気を肌で感じたり、主要関係者にインタビューして生の声を引き出したりすることは、記事の説得性を高めます。
また、まずその記事を読んでみようと思わせるためには魅力的な写真も必要です。構図が適切か、全体の雰囲気が分かるものになっているかなどを踏まえて、何枚も撮影しておくようにしましょう。カメラマンとしての腕も、社内報担当者には期待されるところです。
社内報作成の基本的な流れ
社内報は大きく分けて２種類、紙媒体とweb媒体があります。企業によっては両方を使い分けているという場合もあるでしょう。ここでは、紙媒体の社内報を作成する場合の基本的な流れについてまとめます。
まず大事なのは、社内報の目的をしっかりと決めるということ。目的が決まるとおのずとそれを実現するための企画が見えてきます。企画が決まれば、次に各部門などへ取材を行います。写真撮影も必要な場合があります。そして原稿を執筆します。次に、編集やレイアウト設計、デザインの作業です。この部分は、外注になる場合も多いかもしれません。
ページ見本ができあがったら校正に入ります。記事内容が問題ないかについて取材先に確認依頼を出したり、レイアウトを確認したり、誤字脱字などがないかといった細かな確認作業を実施します。1度の校正でOKになることはほとんどありません。納期が迫ってくる中、細かな修正と確認作業が繰り返されます。担当にとっては最もたいへんなプロセスです。
校正が済むと、印刷に入ります。そして、晴れて完成版が納品され、配布となります。
社内報作成の作業は、この繰り返しになります。毎月発行しているという場合は、担当者は少なくとも2人以上は欲しいところです。
社内報の目的設定の最重要事項とは？
発行の目的は会社により様々です。社内報の目的を決めるうえで最も大事なのは、企業の理念・ビジョンを理解することです。企業理念とビジョンの実現のために社内報としてできることや、やるべき役割が何かをきちんと明文化して目的に落とし込みましょう。発行目的が明確であれば企画も決まりやすく、また担当者が交代しても内容が変わる心配もありません。
社内報の目的・役割は多種多様！
その他にも、部門間の情報共有、社員同士の理解やコミュニケーションの促進、社員のモチベーションアップ、社員の会社へのロイヤリティ意識の向上なども目的として考えられます。
会社の発行物の中で、社内報ほどあらゆる社員の手に渡るものはないのではないでしょうか。それゆえ、社内報でできることはたくさんあります。経営理念やビジョンの浸透はもちろん、事業方針の理解、部署間の横のつながりの促進、一般社員と経営陣との縦の理解の促進などに役立ちます。
また、社内報は社員の家族が読んだり、大企業であればグループ会社などにも配布したりという場合があります。社員の家族への情報共有、本社とグループ会社社員との一体感の醸成といったことも大事な役割です。社内の問題解決や業務をスムーズに遂行するための情報を発信するツールとして使うということもあるでしょう。社内報の付加価値を高めるためには、企業が抱えている課題が何かを考えてみましょう。課題解決のために社内報にできることは何かというアプローチは、社内報の企画を通す際にも上司を説得しやすくなります。
例えば、社員のコミュニケーション不足が懸念される場合は、社員が一体感を持てるような特集を巻頭に持ってくるのもいいでしょう。トラブルやミスが多い場合は、正しい業務手順の浸透や社員の意識を高めるような内容を織り込みましょう。
可能な範囲で、企業が向かおうとしている方向性や先行的な情報を、いち早く社員に伝えるということを目的に据えるのもひとつです。社員にとって最もモチベーションが下がるのは、企業が社員にかかわる大事な決断をしたことを、世の中のニュースで知るということではないでしょうか。
もちろん情報漏えいやコンプライアンスの違反があってはいけませんので、グループ会社や家族などにも配布される社内報に掲載できる情報の範囲に限られます。例えば、株式公開やM&Aを予定している場合は、社内の規律も整えておく必要があるため、社員の意識づけは必須ですので、そうした目的で社内報を使うということもあるでしょう。
業界特性や社風によっても社内報の在り方は変わります。投資や金融系、建築系などの固い企業か、クリエイティブまたはファッション系の企業か、サービス業かどうかなどでもトーンは変わってきます。自社の社内報の在り方に悩む場合は、評価の高い社内報というのを取り寄せたり、社内報担当者同士の交流会などに参加したりして、積極的に他社のノウハウを習得しましょう。社員によく読まれて企業に貢献している社内報には、業種を超えてヒントとなるものがたくさん詰まっているものです。
とはいえ、固い記事ばかりですと敬遠されてしまうこともあります。適度にトレンドネタ、生活の知恵、健康コラムといった柔らかい内容を入れて、まずは手に取って読んでもらう、社員間の話題作りを提供するといった工夫も担当者の腕の見せどころです。
読まれる社内報の条件とは？
読んでもらえる社内報にするために、もう一つ大事なポイントをお伝えします。それは社内報のターゲットを明確にするということ。社内報のターゲットとは、つまり配布先や閲覧先の読者のことです。社員とその家族だけを対象にしたものなのか、グループ会社全体に配布するものなのかによって、社内報のコンセプト・内容は変わります。
社内報は新入社員から社長まで、会社に関わるあらゆる階層の人が目にします。また、すべての職場の人たちに配布されるものです。社員を紹介する際も、部門や性別、年齢に偏りが出ないような人選が求められますが、誰が読んでも違和感がなく伝わる文章や内容にするのは難しいことです。
特に、社内報の目的が複数ある場合、社内報の内容も漠然としたものになってしまいがちです。社内報の内容をあえて漠然としたものにして従業員全員に読んでもらおうとするのは、あまり得策とはいえません。社内報の内容は、ターゲットに寄り添ったものでなければ、従業員も興味を持って毎号目を通すという作業自体をしなくなります。担当者の手腕の見せ所でもあります。
ターゲットが定まったら、できるだけその一人ひとりに寄り添うような内容を企画していきましょう。ターゲット層に関しては、毎号同じ層に設定する必要はまったくありません。読まれる社内報作りのために、たとえば毎号のターゲットを変えるという方法を取り入れてみても良いでしょう。また、メインのターゲットが新入社員だったとしても、新入社員特集に人事部の情報を関連付けるなどの工夫をすれば、新入社員だけでなく、他の従業員も関心を持って社内報に目を通してもらうこともできます。
できるだけ読んでもらえる社内報にするには、社員が実務に役立てやすい情報にすることも大切です。業界の最新トレンド、取引先の部門紹介、会社に関するトリビア情報など、社員自身では収集が難しいような情報を載せると、社内報の付加価値も高まりやすくなります。
ターゲット読者の設定についてはこちらの記事で詳しく紹介していますので、参考にしてみてください。
リンク：ネタ・企画に迷わずに「読まれる社内報」に育てるシンプルな工夫
次に、社内報のレイアウトについても考えてみます。
小さな文字だけが並んでいるような誌面では、それだけで読むのを止めてしまう人もいるでしょう。デザインはもちろん、フォントの種類やサイズを変更するだけでも読みやすさは大きく変わります。わかりやすい見出しを作り、掲載情報をできるだけ簡潔にするなど、読者が読みたくなる工夫をしていくことも大切です。業種にもよりますが、フリーペーパーのようなデザイン性の高い社内報にするのも、社員に興味を持ってもらうための１つの方法でしょう。
【社内報の作り方1】スケジュールを確認する
それでは、これから社内報の具体的な作成手順をご紹介して行きたいと思います。「とにかく何か動かなきゃ！」と思う気持ちはわかりますが焦りは禁物です。まずはスケジュールを作成してみましょう。
発刊日が決まっている場合、その日から逆算して考えてみます。（意外に時間がない！と思う人も多いはず！）
ざっくりとしたものでも構いません。スケジュールを立てることで、どの部分にどれだけの時間とパワーをかけられるかが見えてきます。
【社内報の作り方2】社内報の目的とコンセプトの明確化
先程もお伝えした通り、「社内報制作をはじめるぞ！」となったとき最初に取り掛かるのは、「何のために社内報を作るのか」という目的を考えることです。たくさんの人に読まれる社内報を作るためには、目的を明確にしておくことが大事なのでしたね。発行目的とコンセプトが明確でないと、内容にまとまりがなく何を伝えたい社内報なのかがあいまいになってしまいます。それでは、発行目的とコンセプトを決めるにあたってのポイントを紹介します。
① 上司・上長の意向を確認する
社内報は、経営者の視点から見ると経営方針を浸透させるために非常に有効的なツールです。経営者が考えていることを末端の社員にまできちんと伝えることは、企業ブランド構築の上で大変重要なファクターのひとつであるとともに、社内報はその企業の社風を如実に表します。その為、経営者自らが社内報制作担当者をしっかりと支援する体制を整え、また最終的に内容に目を通すなど、言わば編集長に近い関わりを持つのが理想です。
発行の経緯は色々あるかと思いますが、まずは上司・上長の意向を確認しましょう。社内報の作成が決定・指示されたからには、上司・上長が社内報で叶えたい目的があるはずです。社内報を通じて経営理念を浸透させたいと思っているかもしれませんし、社員同士の交流を深めるきっかけにしたいと思っているかもしれません。責任者や社長から明確な答えがない時でも、社内報の担当者として責任者や社長が社内報に望んでいることを引き出しましょう。例えば、
「社員が社内報を読んだ時どういうリアクションをしたら嬉しいですか？」
「社長が社内報でやってみたい企画は何ですか？」
などと質問し、答えの中から理想の社内報の形を探りましょう。
② 社員の期待・希望を確認する
次に、社員がどのようなことを社内報に期待しているのか、社内報でどのようなことを知りたいと思っているか考えてみましょう。社内でアンケートを取ってみたり、何人かに直接聞いてみたりするのもおすすめです。
従業員の人数が多い会社や、社員間の交流が少ない職場では、社内報をきっかけに社内のコミュニケーションが促進されるような社内報を望んでいるかもしれません。従業員同士の面識が薄く「他の部署の人は名前と顔が一致しない」というようことも起こりがちですが、社内報の自己紹介や、交流告知などを解決の糸口にすることができます。
また、他の部署や営業所がどのような仕事をしているのか紹介してほしいと思っているかもしれません。同じ会社に属している場合でも、各部署が通常どのような業務を行っているのかは意外と知られていない可能性があります。それぞれの部署の業務についてお互いが把握していないと、連帯感が生まれにくくなりがちです。社内報で各部署や営業所などの取り組みを紹介することで、従業員同士がお互いを知り、コミュニケーションが生まれ、チームワークの向上も期待できます。
その他、社内報の目的・役割としては、以下のような例が考えられます。
「目標の共有」
会社は従業員に対して、経営方針などを定期的に伝えていかなければなかなか浸透しません。従業員の一人ひとりが「会社がどのような目標を掲げて、どこに向かっているのか」という点を押さえるために、社内報を活用できます。
「業績や経営状態など、会社の正確な情報の共有」
特に、従業員の人数が多い会社の場合は、会社にもたらす個々としての影響力が小さいと感じてしまいがちです。会社の業績・経営状況を社内報で定期的に発信していけば、従業員が今後すべきことや目標がより明確になるというメリットにつながります。
「社員教育・社員育成」
たとえば、入社したての若手社員のなかには、商品知識を詰め込むことばかりを考えてしまう人もしばしば見られます。しかし、表面的な知識だけを押さえていても、仕事で成果をのこすことはできません。たとえば、社内報を通じて、商品が作られたプロセスや愛社精神を理解することができれば、仕事に対する意識もおのずと変わります。
「従業員の家族に会社を知ってもらう」
社内で行っている部活動やイベントなどを紹介し、社員の家族の方からの協力体制を築くことにつなげます。
社内報の役割の正解はたったひとつではありません。社内法の役割は、会社によって、また時代によっても異なります。したがって、社内報担当者は、社内報が担っている役割について考える習慣を持ちましょう。社内報を作る過程で方向性を見失いそうになってしまったら、一度立ち止まって社内報の役割について再確認しましょう。「何のために社内報を発行するのか？」「誰に何を伝え、どうなってほしいのか？」を常に確認することが大切です。
社内報発行の目的が複数になる場合もありますが、その時は、各号ごとに、目的ごとのコンセプトを決めて作成するようにするとよいでしょう。一つの号で目的が乱立しすぎていると読みづらくなるというデメリットにつながり、結果として最後まで読んでもらいにくくなります。
【社内報の作り方3】社内報を作成する際の注意点を確認する
社内報は多くの社員が読むだけでなく、時には外部の人の目に触れることもあります。個人情報や権利関係には十分に注意しましょう。社員であっても、個人情報の取り扱いには気を付ける必要があります。
また、肖像権にも注意しましょう。社員以外の人が映っている写真は、本人に個別に許可を取っていない限り、原則として社内報には掲載できません。著作権の侵害にも十分に気を付ける必要があります。
また、社内の方々の協力があってこそ成り立つ社内報ですから、気配りも重要です。 できることの一つとして、あらかじめ下記のような情報も確認しておきましょう。
■○○系の企画は過去ボツになっている。
■✖✖部署へのお願い事は、△△さんを通して。
いわゆる社内のタブーを把握しておくということです。
少しネガティブな内容にも思えますが、のちのスムーズな進行のためにも社内事情を把握しておくことは大切です。
身近に社内報の前任者がいるならばその方に聞いてみるのがベストですね。
社内報の主役はあくまで社員・従業員ということを、社内報担当者は認識しておくことが欠かせません。
【社内報の作り方４】企画をつくる
次に、社内報の目的とコンセプトを意識しながら、社内報の企画を考えて行きましょう。
以下、企画のネタ・アイデア出し・作成のコツについて解説します。
読まれる社内報の3つのポイントとは？
多くの人に読んでもらえる社内報は、コンテンツ・切り口・デザインという3つのポイントが押さえられています。それぞれのポイントごとに「読みたい」と思わせる要素を取り入れるのが重要です。
読みたいと思ってもらえるようなコンテンツには、「現状の会社や社員が共感できる」「社内報でしか読めない情報が掲載されている」などが挙げられます。現状とかけ離れた方向の情報が載せられていると、読者である社員に興味を持ってもらえません。また、どこでも入手できるような情報ばかりでは、社内報ならではの価値が薄れてしまいます。その時々の会社の状態に合わせ、適切なコンテンツを充実させていきましょう。
また、多くの人に読まれるための切り口とは、興味を引くコピーや社員の登場といった目を引くような工夫を指します。コンテンツの内容を簡潔に伝えるコピーは、書き方次第で興味を持たせることが可能です。社員がたくさん登場している切り口でコンテンツを作成すれば、社内コミュニケーションの活性化にも役立てられます。
さらに、社風やターゲット読者に合わせたデザインに仕上げることも大切なポイントです。読みやすいデザインに仕上げられていれば気軽に読むことができます。
身近なできごとや役に立つ情報からコンテンツを見つけよう！
社内報を作るときの工夫として、お役立ち情報を載せるという方法が挙げられます。社員にとって身近に感じられるできごとや、役に立つ情報からコンテンツを探すようにすると、社内報の価値はぐっと上がっていきます。
まず、社内報のネタで困ったときには、従業員一人ひとりに寄り添った身近なできごとからコンテンツを探してみましょう。たとえば、出産報告や従業員一人ひとりの誕生日を紹介するなどです。出産報告のコーナーなどがあれば、あまり面識のない従業員同士であっても、社内報がきっかけとなってコミュニケーションをとることにつながる可能性もあるでしょう。
福利厚生や健康、法律に関する情報なども、従業員にとっては価値のある情報のひとつです。たとえば、福利厚生が充実している会社の場合でも、「制度そのものがあまり知られていない」や「利用率が悪い」などの問題点を抱えているというケースはしばしば見られます。このような場合、福利厚生の申請の仕方などを紹介するだけでは、周知徹底及び利用率の向上はあまり期待できません。具体的に、「制度は誰のためにあるのか」や「どのようなタイミングで使えるのか」なども合わせて紹介し、さらなる利用を促すことがポイントです。
インタビュー企画
経営理念を一人一人に伝えることを目的とし「○○（企業名）スピリットの浸透」というコンセプトの社内報の場合は、社長や経営陣のインタビュー、社長と社員の座談会などの企画が適しています。会社のトップが考えている経営方針や抱えている問題などは、従業員に対しても一言で伝えられるものではありません。社内報で様々な角度から、繰返し伝えることが、それらの浸透に繋がります。また、社内報は従業員の家族も目にする可能性があるものです。家族が勤めている会社は、誰でも気になります。そのため、社内報を通して会社のトップの考えや今後のビジョンなどを示すことは、実際に会社に勤めている従業員だけでなく、家族にとっても価値のある情報といえるでしょう。
社員参加型企画（季節イベント）
参加型の社内報には興味・関心が集まりやすいといわれています。
参加型の社内報を作るときの企画ネタには、いくつかのパターンがあります。
まず、季節ごとの社内イベントを掲載するのは、社内報を作るうえでの鉄板ネタのひとつです。社内報を作り続けていると、マンネリ化やネタ切れに悩むこともあるでしょう。このときに力強い味方となってくれるのが季節ネタです。夏祭りやハロウィン、クリスマスなどの行事に合わせたイベントに取り組んでいる部署を紹介することで、社内報にも活気が生まれます。また、社内イベントを掲載することで、当日イベントに参加できなかった従業員にも取り組みの様子を伝えることができます。季節ネタと絡めて、季節に応じたレジャー・観光情報などを載せれば、従業員にとって役に立つ情報となり、社内報の価値も上がるでしょう。
社員参加型企画（リレー企画）
「社員間のコミュニケーション促進」という目的、「社員同士を繋ぐ」というコンセプトで、いろいろなリレー企画を立案してみましょう。自己紹介リレーや趣味の紹介リレー、感謝リレーなどは読む時だけでなく、作成時点でもコミュニケーションを促進することができます。
自己紹介企画・自己PR企画については、以下の記事で詳しく説明しています。
社内報の自己PRはどうするべき？取り入れるべきアピールポイント
社員参加型企画（アンケート企画）
アンケートを取る方法も、社内報のコンテンツとして適しています。アンケートを取ることによって、従業員の率直な意見を募ることができるというメリットもあります。社内報というと堅苦しいイメージが持たれがちですが、アンケート結果をランキング形式にして掲載するなどの工夫を取り入れれば、少しくだけた感じの雰囲気を演出することにもつながりますよね。アンケートの内容については、通常の業務に関することでなくても構いません。具体的には、「会社周辺のおすすめスポットランキング」や「従業員のお弁当・ランチ特集」などで、社内報に興味を持ってもらうことからはじめてみても良いでしょう。このように、社内で募った意見や投稿を掲載すると、参加型の社内報として関心を持ってもらいやすくなります。
イベント自体を企画する
そもそも、自分たちが社内報に取り上げるイベント自体を企画する方法もあります！たとえば、総務などと連携して、「社内フリーマーケット」などのイベントを企画すると、社内報のネタになるだけでなく、従業員同士のコミュニケーション作りにも役立ちます。部署をまたいだ企画を取り入れれば、会社の活性化にもつながるでしょう。また、プレゼントや抽選などを載せると、従業員も企画に気軽に参加できるようになります。社内報を読んでもらうためには、従業員が参加しやすい工夫を検討することが重要です。
ビジネスの旬なテーマを紹介する
自社のビジネスや取引先と関連性がある最新のビジネス用語の説明もおすすめです。たとえば、「ディープラーニング」「シンギュラリティ」「ティール組織」などのビジネス用語は、聞いたことはあっても、正確に把握していない人が多い可能性があります。他の従業員が話しているのを耳にして、後から調べるというケースもあるでしょう。特に自社のビジネスと関連性の高い用語であれば「顧客との現場でわからなくて困った」というような事態に発展しないよう、社内報で定期的に取り上げていくと良いでしょう。
ビジネスモデルを紹介する
自社の参考になりそうなビジネスモデルの紹介も、社内報担当者の工夫が感じられるアイデア企画のひとつです。書店をのぞくと、ビジネスモデルにまつわる内容を扱った書籍や雑誌はたくさんありますが、ビジネスモデルを把握している従業員はそれほど多くはないでしょう。基本的なビジネスモデルのパターンを押さえたうえで、関連業界の成功ビジネスモデルを把握しておき、利益を得る仕組みや、他社との差別化ポイントについて従業員が考えていくことで、通常の業務に対する意識も間違いなく変わってきます。
自社業界の市場動向・展示会等の紹介
自社業界がかかわる市場の動きやイベント、業界に関連する展示会イベント、勉強会、セミナーなどの紹介も、旬なテーマといえるでしょう。通常の業務をただ単にこなすだけになってしまうと、成果を上げることが難しくなるだけでなく、仕事に対する意欲そのものが低下する可能性さえあります。また、業務に関するイベントやセミナーなどに参加すると、仕事のパフォーマンス向上にもつながります。社内報にこのような価値のある情報が掲載されていれば、従業員同士での参加も期待できるでしょう。
【社内報の作り方5】ラフレイアウトの作成
次はラフレイアウトの作成に取り掛かります。ラフレイアウトの作成は全体の構成を決めるのに重要な作業です。以下のような手順で行います。
まず、各記事に割り当てるためのページ数を決める「台割」を作成します。台割とは、ページごとの内容を表にまとめたものです。目次と似ていますが、台割では1つの記事にどのくらいのページを割いているのかが見た目で分かるところが違います。台割は記事ごとのページ数のバランスを考えたり、記事の順番を考えたりするために作成します。
次に各記事の仮タイトルを決定し、記事毎にラフレイアウトを作成します。ラフレイアウトの写真内容・写真の点数・文章の量を確認します。あまり文章の量が多すぎると読むモチベーションが下がってしまうので、写真と文章の量のバランスに注意しましょう。また、どのような写真を載せたいかを次の手順の取材に備えてイメージしておきましょう。同じような構図の写真ばかりだと単調なイメージになるので、画面の視野が広い写真の後はアップの写真にするなど、見た目の印象でも読み手を飽きさせない工夫をしましょう。ラフレイアウトができたらもう一度社内報のコンセプトと合っているか確認しましょう。
【社内報の作り方６】取材をする
ラフレイアウトがある程度出来上がったら、次はレイアウトを意識しながら取材内容や取材スケジュールを考える必要があります。誰にどのような内容で取材するかを決め、実際に社内報の取材アポを取ります。業務の合間に時間を取ってもらうので、感謝の気持ちを伝えることを忘れないようにします。取材では常に紙面を意識しましょう。取材の前までに記事の方向性を決め、取材対象者にもどのようなことを聞きたいか伝えておくと取材がスムーズに進みます。また、取材をする際には紙面を意識した写真撮影も必要となりますので、どのような構図で写真を撮りたいかしっかりとイメージして取材に臨みましょう。写真撮影のために取材対象者に用意してもらいたいものがあれば、事前に伝えるのを忘れないようにしましょう。
【社内報の作り方７】レイアウトを決める
取材が終わったら、レイアウト案を検討しましょう。レイアウトは社内報の第一印象を左右します。読みやすく目を引くようなレイアウトにしましょう。細部までじっくり読む時間がなくても、パッと見て内容が頭に入るようなレイアウトが理想的です。
社内報を多くの社員に読んでもらうためには、目を引きやすいデザインと、興味を持ってもらえるような誌面構成が大切です。「どの部分にどんなコンテンツを掲載するか」「文章の量はどのくらいにするか」といった要素を決めることを指します。読みやすさや興味付けに大きく関わるため、誌面構成はしっかりと考えながら行わなければなりません。
読まれる社内報に仕上げる誌面構成のポイントは、キャッチコピー・リード・小見出し・写真の4点です。それぞれに社内報が読まれやすくなるための役割を持っています。キャッチコピーを付ける際は、ページをめくる手が止まってしまうようなインパクトのある表現に工夫するとよいでしょう。コンテンツの内容を踏まえて、魅力を感じられるように工夫する必要があります。
リードは導入文ともいわれる部分で、記事の企画意図など編集者から読者へのメッセージを伝える役割も持っています。キャッチの近くに配置し、そのまま記事に目を通してもらえるようにしましょう。
また、段落ごとの内容をかんたんに表す小見出しも、記事を読みやすくするためには必要です。小見出しには伝えたいことや重要なポイントを記載します。リードと小見出しだけ読んだとしても、内容がしっかりと理解できる状態がベストです。
興味を持ってもらうために欠かせないのが写真です。コンテンツに合い、目を引きやすいものを載せましょう。ページを飛ばしながら読んだとしても、文章より写真の方が目に留まりやすいものです。写真を効果的に配置することで、記事に魅力を持たせられます。写真のそばに詳細を説明するキャプションを付けると、コンテンツをさらに充実させることが可能です。記事本文とは異なるメッセージを持たせられるのも、キャプションの魅力といえます。
テンプレートを使えばデザインもかんたん！社内報に予算がかけられないときの助っ人
デザインにかける費用をできるだけ抑えて社内報を作りたい場合には、テンプレートを使用する方法が適しています。テンプレートは、あらかじめすぐに使用できるデザインが用意されている機能です。デザインを使用するテーマや目的に沿って、多くの種類があります。テンプレートを上手に活用すれば、コンテンツに合わせたデザインを手軽に作成することが可能です。
さまざまなツールやサービスを利用すれば、いつでもテンプレートを使用できます。テンプレートを使用できる代表的なツールは、photobackなどのフォトブックや、マイクロソフトofficeです。また、個別に提供されている無料のテンプレートを組み合わせて使用する方法もあります。
テンプレートを使用するときは、マイクロソフトofficeのようなツールを活用すると、1種類のツールだけでデザインの作成を完了させられます。しかし、求められる品質によっては、ほかのツールを使用してデザインを作成しなければならない場合もあるので確認が必要です。デザインを作成するためのツールには、illustratorやInDesignといったツールがあります。操作や作成方法が複雑になりますが、さらに専門的かつ、凝ったデザインに仕上げることが可能です。
社内報を構成する要素の中でも、デザインは一目でメッセージが伝えられるため、特に気を配りたい要素です。しかし、センスに自信がないと良いデザインに仕上げられないと思ってしまう場合があります。デザインを決めるとき、いくつかのコツを押さえれば見やすいデザインを作ることが可能です。
【社内報の作り方8】デザインを決める
もともと、デザインはメッセージやアイデアを視覚化し、必要な情報のみを伝えるという目的を実現させるための手段です。伝えるべきメッセージやアイデアが明確になっていなければ、情報が伝わりにくいデザインになってしまいます。そのため、デザインを決めるより先に、どんな社内報を作りたいのかをはっきりさせることが大事だということは肝に命じておきましょう。
社内報を作る目的や方向性、コンテンツをあらためて振返ったら、気に入ったデザインを集める作業に取りかかりましょう。デザインを集める作業を行うのは、多くの写真や画像を目にしてデザインセンスを磨くためです。会社の雰囲気やコンテンツに合うような、より適切なデザインを選べます。
デザインを集める際に役立つツールとしては、pinterest（ピンタレスト）などがあります。テーマに沿った画像を集めて管理できるので、感覚的にデザインを集められるのが特徴です。デザインを決める際も、多くの画像を一度に比較できるので適切なデザインを選びやすいというメリットもあります。
社内報のデザインについては、以下の記事でさらにくわしく説明しています。
読みやすい社内報をつくるレイアウト、デザインについてはこちらの記事も参考にしてください。
【社内報の作り方9】原稿の執筆
レイアウトデザインが決まったら各記事の文章量をチェックします。文章量に合わせてWordなどで原稿を執筆しましょう。原稿を執筆する時も初めに決めた目的とコンセプトを意識しましょう。この原稿で伝えたいことは何かということが分かるような原稿にします。
担当者が執筆するだけでなく、社員に執筆を依頼する場合もあります。いろいろな社員に登場してもらったほうが社内報に対する参加意識が芽生えます。業務に支障がなければ原稿の執筆を依頼してみましょう。
【社内報の作り方10】原稿内容の確認
原稿が出来上がったら、自分で何度か読み直し誤字や脱字は修正します。自己チェックが完了したら、内容に問題がないかどうか上司や取材対象者に対して原稿内容の確認をしてもらいましょう。取材に基づいているとはいえ、執筆者の誤認などもあるかもしれません。すぐに返答がもらえない場合には、発行日が遅れてしまうことのないよう返答期限を伝えておきます。
【社内報の作り方11】印刷の発注
原稿の確認を終えたら、あとは印刷会社に印刷の発注を依頼すれば完了です。あとは印刷物が納品されるのを待ち、届いたら社員や社外に対して社内報を配布しましょう。最近は紙媒体でなくWeb上で公開することも増えています。過去分も簡単に確認できますし、印刷を待つ必要がないので原稿が完成すればすぐに発行できます。紙よりコストもかかりません。ただ、社員が自分からサイト上の社内報を見に行かないと目に触れないこともあるので、サイト上で発信する場合も社内の休憩スペースや掲示板には紙で掲示すると良いでしょう。
社内報の目的を明確にして、読者の悩み・ニーズに向き合えば、可能性が見えてくる！
社内報担当者さんが、「何をしていいのかわからない」「従業員に読んでもらえない」などの問題を抱えているケースはとても多いです。原因は当初の目的や読者の悩み・ニーズから離れてしまっていることが非常に多いです。
社内報を読んでもらうためには、さまざまなアイデアを取り入れて、内容を工夫し続けることが欠かせませんが、大切なのはやはり「社内報を発行する目的」と「誰に読んでもらいたいか」ということです。目的を明確にした上で、読んでもらいたい読者が必要としていること、悩んでいること、興味を持っていることに向き合えば、自然とやるべきことが見えてきます。直接的なものでも、間接的なものでも構わないので、できるだけ社員の役に立つような情報を載せるように意識して、作成していきましょう。悩んだときは、ぜひ社内報発行の「目的」と「読者」に立ち返ってみてください！
ただ、どうしても良い企画が思いつかずに煮詰まることや、運営方針が定まらず苦労をすることもあると思います。そんなときは、社外の社内報制作会社のサポートを得るという方法もあります。社内報発行の目的に照らし合わせ、必要かもしれないという場合、ぜひお気軽にご相談いただければ幸いです。
社内報のリニューアル
できるだけ面白いものを作ろうとしていても、季節ネタなどはどうしても毎年似たようなものになってしまったり、同じような構成が続いてしまったりということはあります。担当者がそのように思っているということは、読者も代り映えのしない誌面に飽きている可能性が高いでしょう。
このようなマンネリ化を防ぐひとつの方法がリニューアルです。たとえば、社員や周囲にほとんど読まれていない、デザインの人気がないといったときには、リニューアルが必要かもしれません。また、社員の会社へのロイヤリティを向上させたいときなども、リニューアルを検討してみるといいでしょう。
ただし、漠然とリニューアルを進めるのではなく、リニューアルの前には戦略を立てましょう。特に、目的については、最初同様しっかりと見直すことが大切です。どんな情報を会社として発信すべきか、会社の現状課題は何かについて目を向け、それに答えるような企画が用意されていないのであれば加えるべきです。
会社のブランドに合ったデザインになっているか、デザインに統一感があるかという点も意識しましょう。見やすいレイアウトになっているか、文字量や文字の大きさ、フォントは適切かという点にもしっかりと気を配る必要があります。
もちろん、読者の声にも耳を傾けることが大事です。社内アンケートなどを実施し、社員が今どのようなことに関心があるのか、社内報に期待することは何なのかをリサーチし判断材料とするのがよいでしょう。仮に社員や周囲にほとんど読まれていないという状況であれば、内容が問題なのか、あるいはデザインが好まれていないのかなど、原因によって対策が変わってきます。きちんとそれを解決するようなリニューアルにしなければ、再び同じ問題が起こってしまいます。
リニューアルにも大小あり、まずは新しい企画を立ち上げて反応を見るという方法もありますし、表紙を含めてデザインや内容を大きく刷新することもできます。リニューアルすることを社員に受け入れられやすいのは春や新年のタイミングです。リニューアルして良くなったといわれるように、しっかりと戦略を立てて実りの多いリニューアルを行いましょう。
社内報の作成・リニューアルをプロに外部委託するという選択肢も
多くの社員に読んでもらえるような社内報には、コンテンツ・切り口・デザインのそれぞれに魅力が感じられる工夫がされています。しかし、高いスキルを保有していないと、テンプレートを使用したかんたんなデザインに限られてしまいますよね。また、自社内で行ったほうが担当者の社内報に対する思いを反映しやすいですが、会社の規模や、社内報の目的、もとめられる内容によっては、他の業務との兼ね合いもあり、十分な品質の社内報に仕上げられない場合もあるかもしれません。
そんなときは、外部委託でプロに任せるというのも1つの選択肢です。デザイン作成にかけられる予算がある場合は、プロに依頼するのがやはり適しています。より高いレベルのデザインに仕上げることができ、人的労力も抑えることが可能です。プロの専門的なデザインによって、社内報にさらに魅力と価値を与えられます。ハイレベルなデザインのものは目に留まりやすくなるので、多くの社員に興味を持ってもらえるはず。
しかし、仕上がりのデザインなどは外注するとしても、中の取材はできるだけ担当社員で行うことをおすすめします。いくらライティングのプロであっても、企業のことをあまり知らない人が行う取材と、中の事情に精通している社員が行う取材では、記事の説得性が変わってきます。記事作りまでは社内で行い、記事の見せ方についてはプロに外注するという役割分担が理想的です。それによって、担当者は、より取材や記事執筆に集中できるでしょう。
すべてを丸投げするのではなく、社内報の担当者は、常に読者、つまり社員を代表する視点を提供し続けることが大事です。
社内報の作成はやることも多く、大変な作業です。担当者がすべてを抱え込むのではなく、外注したほうが良い部分は外注し、中身と外見ともに高品質な社内報を目指しましょう。
【関連リンク】
社内報をリニューアルしたい時に読んでほしい記事５選
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