会社が元気になる社内コミュニケーションとは？

はじめに

こんにちは！かわうそです。
私が社会人になった平成初期、お正月の仕事始めに晴れ着(振袖)を着て出社する人がけっこうたくさんいました。実は私も入社して2～3年目ぐらいまでは仕事始めの日は振袖で出社していました。挨拶回りや会社に届いた年賀状の整理を終えた後、皆でまとまって初詣に行く部署も少なくありませんでした。今では振袖出社なんてちょっと考えられないですが、当時はそれもお正月恒例の社内イベントの一つだったんです。時計の針を現在に戻してみると「お正月に晴れ着」という会社は少ないと思いますが、夏に浴衣で出社して社内でイベントを行ったりして大いに盛り上がっている会社もあるようです。時代とともに社内のイベントやコミュニケーションスタイルも変化しつつあります。というわけで、今回のテーマは「社内コミュニケーション」。会社の雰囲気や社員どうしのコミュニケーションを活性化させるためにはどんな工夫が必要なのでしょうか？

 社内コミュニケーションにはいくつかのタイプがある

誰もが気軽に参加できるイベントや勉強会は、会社の雰囲気を活性化してくれる良いきっかけになり、従業員満足度 (ES) の向上にもつながります。最近では企業の運動会や記念行事の立案やプロデュースを手がけているイベント企画会社もあるそうです。社内コミュニケーションには、大きく分けると2つのスタイルがあります。一つは、社員やスタッフ間の交流を目的としたレクリエーションや懇親会、もう一つはスキルアップなどにつながる勉強会やセミナーです。そのほかにも座席をフリーアドレスにしたり、スタッフ同士が自然と交流できるようにカフェやちょっとしたミーティングもできる休憩スペースを設けている会社も少なくありません。

会社や部署によって「社風」であったり、いわゆる「ノリ」というのはそれぞれ異なると思います。その会社にとって一番マッチしそうなイベント、コミュニケーションスタイルは何かを見極めることが大事です。そして「社内報」は社内コミュニケーションを活性化するうえで大切なツールです。イベントを主催する側がどんな目的や意図があるかを把握し、また実際に参加した社員の目線も忘れずに記事にすることで、社内コミュケーションやイベントを社内に広げ浸透させていく役割を担っていることを意識しながら制作を進めていきましょう。それでは、私がこれまでに参加した社内イベントも含め、いくつか事例としてご紹介したいと思います。

オフィスから離れてスポーツやゲームをするイベントは社内イベントの定番スタイルと云っても過言ではありません。ドッジボールやソフトボール大会などは、事前に練習をしなくても世代を問わずに気軽に参加できるのが魅力。運動が苦手な人でも負担なくチャレンジできるよう、ルールが明快でシンプルな競技のほうが盛り上がるようです。ふだんのオフィスでの様子からは想像できないジャージ姿や不思議な出で立ちでハッスルする人もいて、社員の新しい一面を知ることができる良い機会になります。何となく話しかけづらいと思っていた人も、実際は意外と気さくな人だった！ということもあり、仕事によい影響をもたらしてくれる可能性もあります。また社内の有志が集まり、仕事の後にランニングやフットサルなどを楽しむ「朝活」や「夜活」を行っている会社もあります。身体を動かすことで得られるリフレッシュ効果やON・OFFの切替が明確になり、メリハリのある生活ができるようになるかもしれません。ストレスをコントロールするためにも身体を動かしたり、リフレッシュの時間をとることは大切です。また仕事上はあまり接点がない部署であっても、営業時間外に交流することで人脈も広がり、一体感を感じることができるのが何よりのメリットです。

スキルアップのために資格取得をしたり、語学の勉強をしている人も多いのではないかと思います。とはいえ、自分ひとりでの勉強はなかなか続かなかったり、勉強時間を確保するのが難しいかもしれません。通信教育やeラーニングを研修制度に導入している会社も多いと思いますが、スキルアップを後押しするために、勉強会を定期的に開催している会社もあります。業種にもよりますが、プログラミングのスキルが必須なIT業界やシステム部門では、技術の向上を目的とした勉強会や社内のプログラミングコンテストも盛んです。勉強会の前後に飲み物や軽食なども用意しながら気軽に情報交換ができる場を用意しているところもあります。勉強会やセミナー開催のポイントは自分の仕事に新しい視点を与えてくれる内容であるかどうかが大事です。

私が実際に参加したことのある勉強会の事例を紹介します。グローバル化の流れでインドや中国出身のスタッフも多い会社に努めていたのですが、同じチームで仕事をするためには、やはりお互いをよく知ることが肝心。そこでインド出身のエンジニアにヴェーダ数学というインド式数学を教えてもらう気軽な勉強会を会社が開催しました。インドでは小学生でも難なくこなすと言われている2桁や3桁の暗算の仕組みなどをわかりやすく解説してもらい、数学が苦手な人でも「目からウロコ」の驚きの方法で難しい暗算が解けるようになったり、未来の日付が何曜日になるのかを数学で割り出したり･･･と会場は多いに盛り上がりました。

スポーツジムや健康食品を手がけている企業から専門講師を招いて、メタボ防止やダイエットに役立つ方法を学ぶ勉強会を開催している会社もあります。ダイエットは一人だけで行うと続けるのが難しく、ダイエット仲間を増やし情報交換をしながらチャレンジすると目標達成率が高いそうです。実際に参加した人に聞いてみたところ、ダイエットの成功率や継続率に関するデータ分析や解説を聞いて、ダイエットの目標管理方法が会社のマネジメントにも活かせると感じたそうです。健康管理だけでなく、それが仕事にもいかせるヒントになる一石二鳥の勉強会ですネ。

私が勤務していた会社では、社員が社長に直接仕事をしていて感じていることや会社への提言を行う「ダイレクトミーティング」という機会がありました。本社だけでなく日本や海外の支店にも経営トップが足を運んで現場の社員からの意見や提言を直接聞く場があり、どの事業所でも熱のこもった議論が展開しました。また社員食堂やカフェにふらりと役員が現われて、社員と一緒にランチをする機会も多かったと思います。偉い方が食事中や休憩中に乱入してくるとちょっと緊張してしまいますが、社長や役員がフランクに自身の経験談を話してくれたり、社員のアイデアや提言に共感してもらえると、自然とモチベーションアップにつながります。同じ会社にいながら、ポジションや部門によっては全く接することのない人たちでも、「場」を設定することで生まれるコミュニケーションや交流から刺激を受けることが多く、自分の仕事の進め方やキャリアを見つめ直すよい機会になります。もっと会社を強くしていきたい、良くしていきたい、変えていきたい…というマインドが広がり、このようにやり方を変えてみてはどうか？という課題発見や建設的な意見交換の場として機能するようになると社内コミュニケーションとしては大成功だと思います。

社内報でどう伝え、広めていくか？

社内で行われている勉強会について社内報でどのようにして伝えていくかは、社内コミュニケーションを活性化させていくうえでとても大切です。社内報では単にイベントが行われたことだけを紹介するのではなく、主催者と参加者の両者の視点から丁寧に記事をつくっていきましょう。イベントの主催者側が何を意図してどんな準備を重ねてきたのかという点を伝えること、そして参加者の率直な感想、他部門の人とのかかわりで得られたことも詳しく紹介し、イベントの楽しい雰囲気が伝わる写真や動画を掲載すると臨場感のある記事になります。

正直なところ「イベントや勉強会を開催しても人が集まらない、そもそも忙しくて勉強会やイベントどころではない！」という会社も多いのではないかと思います。ではどんなイベントだったら参加してみたいと思うか？社員にとって有意義なコミュニケーションの場を設定するにはどうしたらよいか？という問題提起を社内報で考えてもよいと思います。社内のいろいろな取り組みやイベントの内容を継続的に紹介することで参加率も少しずつアップする可能性があり、また部署や部門としても社内コミュニケーションや社内イベントに力を入れてみよう！という気運が高まるかもしれません。そういった風土を作っていくことが社内報の使命のひとつでもあります。

同じ会社に勤めていても自分自身の部署や部門の仕事が認識されていなかったり、あるいは誤解されていること、意外と多いかもしれません。社内コミュニケーションの場で、自分の業務について発信したり、また別の部門の人たちと会話をすることで傾聴力や意見や立場の違いを認識したうえで行動できる柔軟性なども身につくようになります。そして仕事に新しいヒントをもたらしてくれる機会になります。自分ひとりではなかなか広げることのできなかった社内の人脈を作ることで、仕事に対する考え方や取り組み方を変えるきっかけにもなるのです。

おわりに

近年「1億総活躍プラン」「働き方改革」といったキーワードをよく見たり、聞いたりするようになりました。働くうえで一番大事なのは「人」です。転職をしたとしても、会社で過ごす時間は人生のうちで多くの時間を占めます。ポジティブな気持ちで生き生きと働ける職場であるかどうかはその人の幸福度にも大きく影響します。「運動会だの勉強会だのって…何か時間が無駄!!」と思うことなかれ。私も実は最初そう思っていました。実はそんな人にこそ、社内コミュニケーションのプランニングに携わってみると面白い企画が生まれるかもしれません。誰でも最初はちょっと面倒くさく感じるのは事実です。でも、いろいろな部門の人と接するなかで互いに話し合い、難しい問題でも「落としどころ」を見つけるプロセスやチームで協力して解決方法を覚えていくようになります。 閉塞感でいっぱいの環境で、凝り固まった考え方に支配されながら仕事をするのはメンタルにも決してよくありません。ちょっと席を離れて1時間、2時間の社内コミュニケーションに時間をさくことで、その後の自分の仕事の進め方やキャリアに良い効果をもたらすこともあります。仕事のやり方や進め方、社員間や取引先とのコミュニケーションスタイルも変わってきます。これならウチの会社や部門でもできそうかな？と思う社内コミュニケーションのアイデアがあれば、是非実践してみてください。自分の会社のよさが感じられるイベントを定着させて、働きやすく従業員満足度の高い会社となるよう工夫してみませんか？