部署や営業所紹介・新入社員紹介を上手にするコツ

部署や営業所を紹介する企画では、集合写真とその部署の責任者のコメントというのが一般的ですが、これは読者からすれば、面白みが欠ける場合があります。新入社員の場合もプロフィールを紹介にとどまり、これも平板的な内容になりがちです。

このような一般的な紹介記事とは異なる、面白みのある記事構成にする工夫に一つに、部署や営業所内のキーマンとなる社員をメンバーに加えた紹介や、新入社員の意外な一面を取り上げるという方法があります。

浜ちゃんを探せ

社内報の中でよく目にするのが、部署や営業所、新入社員などの社員紹介です。写真とともに、プロフィールなどを紹介するのが一般的ですが、それでは面白みが欠けるものになりがちです。

もう一歩踏み込んで社内のリアルな雰囲気を伝えるために、キーマンとなる社員に注目しましょう。そのキーマンは、成績トップの社員や部署の責任者とは限りません。

部署で飲み会などイベントを企画する際に、リーダーシップをとる男性社員、女性社員のまとめ役のような位置づけのキャリアウーマン、新入社員の中でひときわ目立つ個性的な社員など、実はキーマンは沢山います。このようなキーマンを探すキーワードは「浜ちゃんを探せ」。仕事では決して目立つことはないけれども、存在感がある人。「釣りバカ日誌」の映画やドラマで縦横無尽の活躍をみせている浜ちゃんのような人を探して、そこにスポットを当てると、普段にはない変わった一面から社員の皆様の実像を社内報で紹介することができます。

社内報の役割の一つは、社内の一体感を醸成することです。このようなユニークな人がいるんだ。こんな雰囲気の部署なんだ。ここになにか頼む時には、この人を訪ねていけば大丈夫なのかな。仕事も含め様々な交流を図る時に、社員の実像がわかると、スムーズにその部署や営業所に溶け込むことができます。新入社員の場合には、その年度の社員たちの人となりがわかれば、コミュニケーションをとる糸口をつかむことができます。そのようなきっかけとなる記事を目指してみましょう。

部署紹介、営業所紹介はキーマンと進める企画がオススメ

部署紹介や営業所を紹介する場合は、キーマンが説明する企画にするといいでしょう。だれがキーマンなのかを探る上で管理職の人に「社内報で部署紹介をしたいので、誰かキーマンになる人を紹介してください」というのは、最もやりやすい方法ですが、それでは本当のキーマン、つまり「浜ちゃん」に辿り着く可能性はかなり低くなります。なぜでしょうか？それは、他部署に紹介するのに、「変な奴」は出せないという、部署全体のプライドがあるからです。そしてこの「変な奴」が「浜ちゃん」なのです。

「浜ちゃん」に巡り合うには、その部署を何回か訪問してみましょう。そしてじっとその部署の皆さんの仕事ぶりや動きを観察してみます。仕事の邪魔になるようでしたら、お昼前後や休憩時間などにいくようにします。そのようにして、部署全体の雰囲気や人間関係をみていくと、その中で誰がリーダーシップを取っているか、誰が宴会部長なのか、誰がムードメーカーなのかといったことがなんとなくわかるものです。そのような皆さんの肌感覚を信じて、その中で、社内報で部署を紹介してもらうキーマンを選びましょう。

営業所など、物理的に距離がある場合には、何回も訪問することはできません。その際には、社内でその営業所についてくわしい人を探しましょう。以前その営業所に赴任していた人や、知り合いがいる人などに営業所の様子を聞きましょう。そしてリーダーシップを取っている人やムードメーカーが誰なのかを聞くようにしましょう。
キーマンを決めたら、部署の責任者や管理職に社内報の制作に協力してもらうための許可を得るようにします。そうすると、キーマンにも「これは仕事なのだ」という意識をもって協力してもらうことができます。そしてキーマンにどんな紹介の仕方がいいかを相談して、載せる写真や紹介の記事を作成していきます。このようにして企画をキーマンと一緒に進めた部署・営業所紹介は「らしさ」が読者に伝わる記事になります。

新入社員紹介に有効なアンケートや座談会

新入社員の紹介では、だれがキーマンなのかというのはわかりません。それは全く人となりがわからないからです。採用担当や人事部に聞くという方法もありますが、就職活動中は普段よりも一段と背伸びをした言動をしています。もちろん、その辺は採用担当や人事部では割り引いているかもしれませんが、それだけで決めるのは危険です。各個人の本音を聞く機会を設けて、その中で、キーマンを見つけるのがいいでしょう。

本音を聞くためには、アンケートや座談会が有効です。アンケートでの質問項目としては、「入社を決めた理由」や「座右の銘にしていること」、「尊敬している人」などの定番的な項目の他に、「今まで一番感動した映画やドラマ」とか「好きな芸能人」など、趣味嗜好的な質問もいれましょう。そして理由を書くフリースペースを設けるようにしましょう。このフリースペースでどのような理由を挙げているのか、そのユニークさをみながら、誰がキーマンにふさわしいかどうかを判断しましょう。座談会でも、アンケートと同じような質問を投げかけながら、その回答をまとめるようにしましょう。

そのような作業を進める中で、自然とリーダーシップを取る人やムードメーカーとなるようなキーマンが浮かび上がってきます。そのキーマンを編集メンバーに加えて、新入社員各自の自己紹介やアピールポイントをまとめていくことで、新入社員一人ひとりの人となりをより深く、しかも同年代の視点を加えた紹介記事として取りまとめることができるでしょう。

面白くなかったら社内報は誰も読まない

このようなキーマンを中心とした社員や部署紹介は、一昔前の社内報では見られませんでした。なぜでしょうか？１つは、昭和50年、60年代の社内報は、新聞の活字をそのまま転用したような紙面構成であったために、あまりデザインの自由度がなく、写真とプロフィール程度の紹介でよいと考えられていたのです。これはある程度仕方がないことです。デザインの自由度があまりないと、前回を踏襲することで精一杯という意識になりがちです。

そして平成に替わったころから、印刷物のDTP化が進んで、社内報のデザインも自由度が高まってきました。しかし、社内報の編集は残念ながら前回踏襲の意識のままでした。それで十分という判断もあったのではないかと思われます。しかし、バブル崩壊後、大半の日本企業が売上伸び悩みとなり、無駄な経費を削減しようという機運が高まり、社内報にもその影響が及んできました。そこで、改めて社内報とは何か、その役割を再検討することになったのです。そして多くの会社が、社内報に社内の様々な情報を掲載し、社員にわかりやすく解説する。社内の一体感の醸成し、経営理念や戦略を周知徹底させるコミュニケーションツールへと、社内報の役割を明確に定めるようになってきました。まだまた少数派ではありますが、前例踏襲ではなく、様々な工夫をするようになってきたのです。

そうなると社内報の体裁も変わってきます。いわゆる雑誌風というか親しみやすいデザインとなり、中面の記事も写真をグラビア風に大きく載せたり、グラフやチャートを挿入して、わかりやすく解説するものが増えてきました。いわゆる読ませる工夫が随所に取り入れられるようになったのです。その読ませる工夫が、社員や部署紹介にも浸透していきました。そして、その１つとしてキーマンを中心とした面白みのある紹介がされるようになったのです。

コミュニケーションツールであれば、まず読んでもらわないと意味がありません。社員の興味・関心を引き、じっくりと読み進めたくなるコンテンツが必要です。それは、社内報の中でしか読むことができない、社員や部署の魅力、そして本音が出ている記事なのです。このようなものは、社内報の中でしか見ることができない、貴重な価値ある情報なのです。 

まとめ　楽しく読んで一体感が生まれれば大成功

社内報の役割の一つに、社内の一体感の醸成があります。そのための有効なコンテンツとしてあるのが社員紹介や部署紹介です。今回紹介したリーダーシップを取るムードメーカー的な社員に企画に参加していただくことは、社員や部署の魅力を伝える工夫の一つです。こうすることで紹介する記事の内容に深みが出て、社員の皆さんが楽しく読んで一体感が生まれるものになります。そのような紹介ができれば大成功。社内報限定ともいえる社員の本音が透けてみえる社員紹介、部署紹介にしていきましょう。