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社内報のつくりかた

マンネリ化していませんか?編集会議

マンネリ化していませんか?編集会議
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こんにちは!かわうそです。
今回は社内報の編集会議について考えてみたいと思います。会議では進捗状況を確認したり、新しい企画を決めたり・・・と話し合いたいことがたくさんあるはずです。それなのに毎回、各担当者からの報告事項と次号の担当記事を確認するだけで終わってしまう、あるいは、自己主張の強い人の意見に振り回され、なかなか建設的な議論ができない・・・と悩みを抱えている社内報担当者は意外と多いのではないでしょうか?

編集会議のスタイルを少し変えるだけで、社内報はより魅力的なものへブラッシュアップできるはずです。メンバーによっても編集会議の雰囲気や方向性も大きく変わってくると思いますが、決められた時間で有意義な会議を運営するためにはどんな工夫をすれば良いのでしょうか。

目的やテーマによって編集会議のスタイルや進め方も変えていく必要があります。この点を意識しながら、議論を活発にするためのマインドセット、ファシリテーター(議長)の役割について考えてみたいと思います。編集会議がアクティブなコミュニケーションの場となるように参考にしていただければ幸いです!

編集会議には4つのスタイルがある!

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 編集会議と一言にいっても、社内報担当者が全員参加する場合もあれば、各コーナーや記事を執筆する担当者が個別に編集長とミーティングをしている会社もあると思います。どんな会議であっても「話し合いのゴールは何か?」という目的を明確にしておくことがとても大切です。進捗確認と進行管理、社内外の出来事やトレンドの情報共有、特集記事などのアイデア出し…と何を決めたいのか、最初に話し合うテーマをきちんと確認しておきましょう。ここでは編集会議を4つのスタイルに分類し、それぞれの進め方についてまとめました。

Style1:ブリーフィングで進行管理  

記事や写真などのビジュアル素材が締切日に間に合うよう準備できているか?を全員が明確に把握することが目的です。計画通りに社内報制作が進んでいるかを確認することにフォーカスし、無駄なコミュニケーションを省きましょう。進行管理表などを利用して、進捗状況を「見える化」をしておくことも重要です。

報・連・相をコンパクトに!

経営計画や新製品・技術開発などの専門性の高いトピックを社内報に掲載する場合、関係部署に記事を確認してもらうのに予想以上に時間を要することもよくあります。社内報担当者どうしでFace to Faceで状況を確認しあうことは、社内報をスケジュール通りに発行するためにとても大切です。週に1回程度、簡単なブリーフィングを行うだけでも良いので、チーム全体で進捗状況を確認するようにしましょう。

Style2:連絡会で情報共有  

現場の生の声、開発の最前線、業界全体の動向、お客様からのご意見をもとに改善した点など「旬の情報」を共有し、社内報の記事になりそうなトピックはないかを検討します。

最新情報の共有と意見交換で情報感度を高める!

社内外のイベントや業績などの情報を共有するために月に1回程度、連絡会形式で開催し、社内報の記事になりそうなこと、特集記事などで深く掘り下げてみたいことを発見できるようにしましょう。各事業部広報担当のほか、製造や開発、研究部門、お客様サポートのスタッフにも参加してもらうように働きかけ、会議の参加者は部門横断的な構成にします。あるニュースひとつをとってみても、部門によって捉え方が異なることもあり、社内報を制作するうえでのヒントがたくさんあるはずです。社内の「横のつながり」を拡げることは、社内コミュニケーションの活性化にもつながります。

Style3:企画会議でアイデア出し  

社内外から集めた情報を整理し、会社の記録として残しておくべきこと、社員のモチベーションを高めるために必要な情報は何か?どんなテイストの記事が良いか?を議論し、記事の内容や方向性を決定します。

他者の意見をリスペクトしつつ、自らもアイデアを発信!

参加者からいいアイデアを引き出すためには、ファシリテーター(議長)の役割はとても重要です。管理職や先輩社員に気を使いすぎて意見やアイデアがあってもなかなか発言せず、ひたすら聞き手に徹している人もいるはずです。また個性の強い人の意見に引っ張られすぎないように注意が必要です。部門や役職によっても社内報に求める内容や関心のあるテーマは変わってきます。会社にとって必要な情報をどういった切り口で、どんなふうに伝えるのが最も効果的かを参加者全員で考える場にしたいものです。

Style4:レビュー形式で改善点発見  

社内報の記事について、社員がどのような感想を持ったかヒアリングしたり、WEB社内報であればPV数なども確認し、どのような記事がいつどんなふうに読まれているのかを客観的に検証することで、社員のニーズにあった社内報とするために何が必要かを議論します。

社内報発行後に各所からの反応や意見を集め、改善点を模索!

社内報が発行されると、すぐに次号の準備へと入ってしまいがちです。また日々の忙しさに追われて自分の担当ページ以外はじっくり読んだことがないという担当者も多いかもしれません。しかし、少し時間を割いて社内報がどんな読まれ方をしているのか?もっと社員に関心を持ってもらうためにはどうしたらよいか?を振り返ってみましょう。

議論を活発にするためのマインドセット

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 どんな会議でもたくさんアイデアが出て、活発な意見交換の場となることが理想です。会議が不毛に終わってしまう原因は、社内報担当者同士のチームワークそのものに問題がある場合だけでなく、いろいろ試行錯誤してアイデアを出しても、結局最後に全部ひっくり返してしまう・・・といった組織ならではの問題が潜んでいることもあります。

こんな企画はどうでしょうか?あの人を登場させてみたらどうでしょうか?と提案してもことごとく玉砕されてしまうパターンを経験したことがある人も多いと思います。そもそも意見を言いにくい重たい雰囲気が漂っているということもあるかもしれません。そういった社内報チームのテンションやカラーは、意外と社内報にそのまま反映してしまうものです。良い社内報をつくるためには、編集チームがいい雰囲気で楽しく仕事をしていることがとても大事です。まずは自分たちが社内報で紹介したくなるような活気ある社員のロールモデルとなるように努め、モチベーションアップにつなげていきましょう。

ところで、今ビジネスの現場では昔から良く使われてきた「ほうれんそう(報告・連絡・相談)」のほかにも、「まつたけ(巻き込む・つながる・助けあう)」が大切だと云われるようになりました。先ほど、企画会議でアイデア出しをする場合、ファシリテーター(議長)の役割はとても重要と書きましたが、編集会議では、「ほうれんそう」と「まつたけ」の時間配分や内容のバランスをとりながら、皆からの意見やアイデアをうまく”料理”していくことが大事です。

ほうれんそう(報告・連絡・相談)型会議:

なるべくコンパクト・シンプル・スピーディに進行していくように心がけましょう。新聞やテレビの報道でも、その日に起こった事実を伝える「ストレートニュース」というスタイルがありますが、まさにストレートに社内の出来事を事実として共有し、社内報の題材としてピックアップするかどうかをその場でテンポよくチェックできるようにしたいものです。ここでは、編集長や副編集長が進行しても良いですし、毎回議長や議事録の担当者を輪番制にしても良いと思います。

まつたけ(巻き込む・つながる・助けあう)型企画会議:

アイデアをだす会議では、理屈にこだわらずに自由なスタンスで参加することが大切です。「こうでなければならない」という制約をなくして、どんなことでも良いので自由に意見を出し合う雰囲気づくりが大事です。ブレインストーミングの手法としてよく実践されていることですが、付箋などを使っても良いと思います。話し合うだけでなく手を動かす作業があると、意外と楽しみながらリラックスして会議に臨むことができます。枠にとらわれない自由な発想で、多くの社員から社内報づくりに参加してもらうためにはどうしたらよいかを考えましょう。

これまでに紹介した編集会議の4つのスタイルをほうれんそう型会議とまつたけ型会議に分類し、図にしてみました。会議のスタイルによって、進め方を変えていくことで効率的で建設的な議論ができるようになるはずです!

 

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 社内報の企画を考える会議では、社内の話題に限定する必要はありません。最近気になっているニュース、よく使っているアプリ、ランチで好きなメニューは?と誰でも答えやすいテーマを出し合ってみることから始めてみても良いと思います。例えば、よく使っているアプリも、LINEやFacebookといったSNS、ニュースアプリ、画像アプリ、ゲーム・・・などいろいろあり、身近な話題なので次々に発言が出てくるはずです。

いろいろなアプリが出そろったところで、実際に社内報の記事として取り扱う場合、どんなふうにアプローチしていけばよいかを考えます。社員がよく使っているアプリについてアンケートをとっても良いですし、社長はどんなアプリを使っているのか?営業マンはどんなアプリを使っていて、仕事にどう役立てているか?など、意外なところから社内報の記事テーマを生み出すことができるかもしれません。これで、社長や営業マンを巻き込みながら社内報の記事づくりに協力してもらう「まつたけ」企画の出来上がりです。

理想的なファシリテーター(議長)とは?

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 ファシリテーター(議長)の役割として重要なことは、2つあります。1点目は会議でさまざまな情報や意見、アイデアが出やすくなるよう全体の雰囲気をほぐすこと、2点目は皆からいろいろな情報やアイデアが出された時、それらのトピックを関連付ける情報整理力・構成力です。その結果、社員に関心を持ってもらえるようなテーマやストーリーにまとめていくことで、魅力的な社内報の企画が生まれるのではないでしょうか。

意見が出やすい雰囲気をつくるために、アイデアだしに付箋を使ったり、ホワイトボードに図を書いたり・・・いろいろ工夫することで、企画会議をやっている感じを出すことも大事です。進行役にあまり慣れていない方は、必要以上に雰囲気を盛り上げようとせず、会議でじっくりと話し合うことに集中したほうがよいかもしれません。

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 ところで、社内報制作の現場にかかわらず、会議ではいろいろと自己主張の強いアグレッシブな方、妙にプライドが高い方は必ずいらっしゃいます(笑)。会議で「ダメ出し」や「批判」を始めたらキリがありません。人は何故かネガティブな話題になると饒舌になってしまうことがあります。ビジネス書などにもよく書かれていることですが、会議のお約束事として「でも」「だって」という2つの言葉を封印し、「あれはよくない」「これはよくない」というネガティブ発言を控えるだけでも、雰囲気はだいぶ柔らかくなります。「もっとこんな風にしてみたらどうか?」「いい結果を出すためにはどうしたらよいか?」という提案型の意見が出るように促してみましょう。

編集会議の進行・ファシリテーター(議長)は、編集長や副編集長でなくてもかまいません。若手のスタッフにまかせて、編集長はオブザーバー的な立場で参加し時々アドバイスをしたり、議論の軌道修正をしたりするなど、その会社、そのチームにフィットした方法で進行するのがベストです。そして議事録は必ずとるようにしましょう。今後解決すべき問題、会社や社員にとって必要な情報、進捗状況などを記録・共有することで問題点が整理され、より良い社内報制作のヒントになるからです。

まとめ

編集会議で建設的な議論ができるよう運営方法を工夫すれば、社内報編集担当のチームビルディングにも良い影響が出てくるはずです。モチベーションアップにもつながり、社内報担当チームが醸し出す明るく活気のある雰囲気は誌面にもあらわれてくるものです。常に新しい情報をキャッチアップしながら、どんな情報をどんなふうに社員に届けたら良いか?という視点を大切に、編集会議を運営していくようにしましょう。今回の記事のなかにもし何かヒントになることがあれば、明日からの社内報づくりに是非取り入れてみてください!

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2016.02.01

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