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社内報のつくりかた

社内報ひとり担当のお悩み解決します!

社内報ひとり担当のお悩み解決します!
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はじめまして。かわうそです!
今回はじめて記事を書かせていただくことになりました。これまで建設会社・航空会社グループ企業・IT企業への勤務経験があり、社内報・広告宣伝・企業WEBサイト制作を担当していました。自分自身の経験をふまえ、社内報制作にあたって何かヒントになることをお伝えできたらと思っています。どうぞよろしくお願いいたします。

時間なし・アイデアなし・社内人脈なし!さぁ、どうしよう!

会社の業種や規模によっても社内報のスタイルはそれぞれ異なります。専任の担当チームがコンスタントに社内報を発行したり、WEB版社内報を運用している会社も増えています。一方、他の担当業務と兼務しながら、社内報制作をほぼ一人で担わなければならない会社もたくさんあるはずです。

日々の業務に追われ社内報のための作業時間を確保できない、内容がマンネリ化してどんな記事を掲載すればよいかわからない、結局誰も社内報を読んでいない・・・と悩んでいる方はいらっしゃいませんか?

そんな悩みを解決し、クオリティの高い社内報をつくるために、 

(1)効率のよい社内報制作 
(2)アイデアの出し方 
(3)読んでもらうための工夫
 

という3つの観点から考えてみたいと思います。

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1.効率重視!社内報担当はクリエイターではなくコーディネーター

 ひとり担当の方は、他の業務も兼務しているパターンがほとんどです。とにかく忙しくて時間がない!頭のスイッチを切り替えて他の担当業務と社内報の仕事を並行して進めるのがとても大変!と感じている人も多いと思います。そして気がつけば締切間近…ということはありませんか?

社内報は、会社で働く人々に経営方針や課題を共有すること、社内のコミュニケーションを活性化させるためのツールです。社内報をひとりで担当している場合、その仕事の本質は見栄えのよい誌面を作る「クリエイター」ではありません。社内外の情報を広くアッセンブルして分かりやすくまとめること、そして、誰もが社内報作りに参加しやすい仕組みをつくる「コーディネーター」としての役割のほうが大切です。

実際に文章を書いたり、見出しを考えたり、どんなレイアウトにしようかと試行錯誤していると、あっという間に時間が過ぎてしまいます。他の業務と掛け持ちをしている担当者であれば、社員に原稿を書いてもらったり、写真を提供してもらったり・・・できるだけ社員に協力してもらえる体制をつくりましょう。

今はブログやFacebookなどのSNSもたくさんあり、誰もが気軽に自分自身を表現したり、情報発信ができる時代です。メールのほかにもチャットツールを導入している会社も増えています。Flat・Frank・Fastなコミュニケーションスタイルになりつつある今、SNSの普及効果で個人が情報発信することへの心理的なハードルも低くなっています。少し前の時代は原稿執筆の依頼をすると「文章を書くのは苦手なんだよねぇ」と引き受けてもらうのも一苦労でした。でも今なら工夫次第で社内報への執筆協力も得られやすく、原稿やコメントを効率的に集めることができます。

原稿を依頼する時は、企画の趣旨や内容を簡潔に分かりやすく伝えることがポイントです。長~い文章の依頼は避けるようにしたいものです。文章を書くことに苦手意識を持っている人もいるので、アンケート形式にして、相手が答えやすく書きやすいような「お膳立て」も時には必要です。

実際に社内報にどんな記事を載せるか・・・という企画段階で重要なことは、部門や世代を超えて、いかに多くの社員に共感してもらうか、質の高いコンテンツを作るかということです。毎回どんなテーマやトピックを扱うか頭を悩ませている人も多いと思います。そこで、この後、記事の内容やテーマについて、アイデアの出し方を考えてみたいと思います。

【ひとり担当が効率良く社内報制作をするポイント!】
自分だけで抱え込まずに、社員に協力してもらいながら社内報をつくる仕組みを作れば、効率的に制作をすすめることができます。「クリエイター」としてではなく「コーディネーター」としての役割が大切です。

2.記事のアイデアは自然に出てくる!

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 記事のテーマや特集記事の企画を決めるのに苦労しているというひとり担当のために、どんなふうにテーマを設定していけばよいかを考えてみたいと思います。ここでは、あらかじめ年間または四半期ぐらい先までの「ネタ帳」を作っておくことを提案したいと思います。会社のイベント、経営計画、人の動き、福利厚生、ビジネスマナーやスキルアップといった記事のネタになりそうなことを、ザックリとよいので思いつくまま書き出してみましょう。過去の社内報のバックナンバーから毎年実施されている行事をピックアップしてみるのもよいと思います。

例えばこんな感じです。

★会社のイベントに関すること
 入社式、株主総会、研修・勉強会、防災訓練、健康診断、社長表彰
★会社の経営に関すること
 経営計画、業績
★会社で働く人に関すること
 入社・異動・退職・結婚など、資格取得、年男・年女
★健康管理に関すること
 花粉症・熱中症・インフルエンザ対策・メンタルヘルス
★その他
 ビジネスマナー、スキルアップ、スポーツ

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思いついたトピックをExcelの表形式にまとめたり、タスク管理のアプリを利用して可視化してみると、硬軟バランスのよい記事やテーマになっているかがよくわかります。(図1)

どんなふうに記事のテーマを設定していけばよいか、今回は「入社式」を例に考えてみたいと思います。入社式の様子や社長訓示、新入社員紹介といった定番の内容に関連して、「私が新入社員だったころ」というテーマであらゆる年次の人にアンケートを実施したり、原稿を依頼してみてはいかがでしょうか?季節感のある話題でもあり、またいろいろな部門・世代の人の声を反映させることで、その会社にずっと受け継がれている伝統やスピリットを知ったり、リアルな経験談は興味を持って読んでもらえる内容になります。

さらに新入社員だけでなく、受付や営業部門など人と接する機会の多い社員にむけて、ビジネスマナーや敬語の使い方などをクイズ形式で紹介しても面白いかもしれません。ビジネスマナーやエチケットの記事は季節にかかわらず、シリーズ化してもよいでしょう。研修や教育の時間をまとまってとることができない会社も、社内報のシリーズ記事をまとめるだけで、その会社オリジナルのマナープロトコルが自動的に蓄積できるメリットもあり、研修資料としても活用できます。

もうひとつ具体的な事例を考えてみます。もし社長表彰制度がある会社なら、表彰者の紹介コメントのほかに、「私が表彰してあげたい人・感謝状をあげたい人」というテーマで社員にアンケートをとっても良いと思います。先輩・後輩、同期どうしなどの面白いエピソードを紹介することで、社員の「人となり」や「その会社らしさ」が伝わる記事になります。

記事のアイデアにつまったら、ある一つの出来事をベースにその出来事にリンクした内容をイメージして広げていきましょう。マインドマップのようなものを作成し、思いついたことを次々に書き出していくと、記事のテーマを決めやすくなります。(図2)

 

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 まるでひとりで「山手線ゲーム」をしているような作業になるかもしれませんが、例えば季節感のある特集記事を書きたいと思ったら、夏→暑い→熱中症→営業などで外出時の熱中症対策は?→夏バテに効くツボは?→社内の冷房で身体を冷やしすぎない対策は?・・・こんなふうにイメージをつなげていけば、記事のテーマを設定しやすくなります。ひとりで考えなくても、同僚や同期に「夏と言えば何?」と気軽に聞いてみても面白いかもしれません。

【ひとり担当が社内報記事のアイデアを出すポイント!】
会社のイベントなどテーマと関連しそうなことを、どんどんマインドマップ=可視化してみましょう。難しく考えずに気軽にゲーム感覚でアイデア出しを楽しむことが大切です。

3.巻き込み力で皆から読んでもらえる風土づくり

社内報を発行するからには多くの社員に読んでもらえるように工夫することがとても大切です。そのためにはなるべく多くの社員の生の声、リアルな姿を紹介するようにしてみましょう。

私は建設会社の広報室に勤務していたことがあるのですが、全国にある建設現場の作業所を紹介する企画がありました。現場まで取材に行ってみると、社員の仕事に対する思い、情熱、悩みなどを直接聞くことができ、そのリアルな声と姿を社内報で紹介するように心がけていました。 まだFacebbokもLINEもない頃だったので、社内報は異動や赴任で日本全国や海外支店で働く社員の様子を紹介する唯一のメディアでした。

しばらく会うことのなかった同期やかつての同僚が頑張っている姿が社内報に紹介されているのを見て、よい刺激になったり、昔を懐かしく思い出したり・・・と社員の気持ちをつなぐツールとしても社内報の果たす役割はとても大きいと言えます。

多くの社員やスタッフを登場させることによって、本人はもちろん、その社員の同期・同僚・OB・OG・またその家族からも親しみを持って読んでもらえます。もし、自分の知っている人が紹介されていれば、あの人にはこんな一面があったのか!という意外な姿を知るきっかけにもなります。とにかくいろいろな部門、さまざまな年次の人をバランス良く社内報に登場させることが大切です。登場する人が多いほど、その周りの社員も社内報に関心を持つ風土ができます。

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 多くの社員を登場させるための企画としては、部門・部署の紹介、社員のリレーエッセイ、社員からの寄稿、座談会の設定などがあります。毎号掲載するシリーズ企画にして定着させると、どんなふうに記事や原稿を書けばよいのかイメージがわきやすいので、執筆依頼も引き受けてもらいやすくなります。

誰に記事を依頼して良いかわからない、社内の知り合いが少ない場合は、同期・後輩・同僚など身近なところから原稿を依頼してみましょう。あるいは、部署や部門に必ず一人はいるであろうムードメーカー的な方に「こんな企画を考えているんですけど、誰か思いあたる人はいませんか?」と相談してみることです。国内外の支店勤務の人に依頼する場合は、総務課の人がいろいろと情報を持っていることが多いので気軽にたずねてみましょう。

社内報の担当をしていると・・・必然的に多くの社員と接し、話をする機会が増え、自然といろいろな情報が耳に入ってくるようになります。そうすると、最初はどうやって作っていけばよいのか悩んでいた社内報も、あんな企画をやってみたい、こんな特集を組んでみよう、この人に話を聞いてみたい・・・という自分なりのアイデアもどんどん出てくるようになります。

また、社内報は会社の経営方針や経営目標を伝える大切なメディアでもあります。新たに経営計画が発表された時、新しい事業分野を開拓する時、新製品・新技術をリリースした時など、企業の歴史を記録しておく媒体であることも忘れてはなりません。経営にかかわるトピックを社内報でどう扱うかについては、また別の機会に考えるとして、会社の方向性を示す骨太の記事と会社で働く人たちの姿を紹介する楽しい記事の両方を硬軟バランスよく載せていくようにしましょう!

【ひとり担当が社内報を多くの人に読んでもらうためのポイント!】
あらゆる部門・世代・年次の人をバランスよくたくさん紹介することが大切です。たくさんの人が紹介されれば、その同僚・同期・先輩と身近な人は必ず社内報を手にとって開いてみる機会が増えていきます。その会社ならではのカラーや「らしさ」の伝わる社内報づくりを心がけましょう。

まとめ 温度感の伝わる社内報をつくるために

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 入社してから退職するまで、実際に直接一緒に仕事をしたり、同じ研修をうけたり、何らかの接点や交流のある社員はかなり限られた人数になると思います。会社の規模にもよりますが、同じ会社に勤めていながら・・・同じ部署・部門の人とは毎日接していても、一度も会うことなく一言も言葉を交わしたこともない人のほうが多いのではないでしょうか?

実際に会うことはなかったとしても、社内報の記事を通して「こんなふうに頑張っている人が同じ会社にいるんだ!」と一人でも多くの人に共感してもらえることができたら、社内報担当冥利に尽きると思います。ひとり担当でも、そんな熱量の高い社内報を作ることはできます。今回の記事を社内報作りのヒントにしていただければ幸いです!

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2015.01.09

取材時に、一番聞きたい質問をするタイミングとは

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2015.11.13

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