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社内報のつくりかた

社内報担当のスキルアップに必要な4つの視点

社内報担当のスキルアップに必要な4つの視点
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はじめに

こんにちは!かわうそです。平成最後の夏も終わり、来年5月には新しい元号になります。東京オリンピックにむけてサマータイムの導入が検討されるなど、今、時代の変わり目に来ているんだなぁ…と実感させられます。おそらく会社生活にも何かと影響が出てくることでしょう。社内報も年号や日付の記載ルールを見直すなど対応すべきことも多そうです。

さて、今回は社内報担当として少し経験を積んだ方にむけて、どんなことに意識しながら社内報の制作を進めていけばよいか、その問題提起をしてみたいと思います。社内報に何が求められているのか、そして社内報という媒体で何が実現できるのか…自分なりに問題意識も芽生えてくる時期。よりよい社内報をつくるための試行錯誤から生まれたアイデアを実現できるようにしましょう!

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社内報担当の仕事は、会社によって位置づけが異なります。広報部という独立した部署のなかに、社外広報・IR・社内広報といったチームに分かれている会社もあれば、社員数が少ない会社は総務部で他の業務と兼務して広報の仕事を任されているケースもあると思います。人事異動で2~3年ごとに担当が変わってしまう場合は、ようやく仕事に慣れてきたなぁと思った頃に異動…というパターンも少なからずあるはずです。

社内報の担当としてどんな実績を残せたか?を自分自身に問いかけた時、可もなく不可もなく…で終わるのではなく、社内コミュニケーションを活性化させる「何か」をやり遂げてから、次の担当に引継ぐのが理想です。

一般企業では年次・月次・四半期・半期とそれぞれの節目で行われる行事も多く、記事の作り方やスケジュール管理のコツなどのノウハウをつかめるまで1年かかることも十分ありえます。クオリティの高い社内報をつくるために、1年目に経験して感じた疑問点や改善点をふまえ具体的なアクションを起こすのが、担当2年目以降のミッションです。実際に1年間社内報の仕事をしていると社内外に人脈も広がり、フットワークも軽くなるはずです。

しかし、社内報担当者の異動サイクルが短すぎるとノウハウが蓄積されにくく、良くも悪くもテンプレート化された記事が増え、記事をアッセンブルして体裁を整えて発行するだけで手一杯ということもあります。会社によっては社内報の仕事をずっと任されている「レジェンド的な存在」の人もいます。社内報のスペシャリストのもとで、何名かがアシスタント的な役割をしている会社もあるかもしれません。

組織をどうデザインするかによって担当者が果たすべき役割も異なり、社内報の作り方や内容も変わってくるはずです。「どういう体制で社内報を作るのがベストか」は会社によってその最適解は異なりますが、社内報のリニューアルや人事異動など担当が替わるタイミングで、チームで問題を共有して考えたいテーマでもあります。

brainstorming brainstorm strategy workshop business note notes sticky - stock image

 

sub_title_2社内報制作の成果や効果をどのようにチェック、評価するか…これも悩ましい問題かもしれません。
例えば、業務評価のもとになる目標管理シート。社内報の仕事は、定性・定量の両面で成果をスコア化するのが難しく、具体的な目標設定やアクションプランをたてるのも簡単ではありません。WEB社内報の場合はPV数など計測可能な数値がありKPIも設定しやすい一方で、紙媒体は「できるだけ多くの社員を紹介する」あるいは「コミュニケーションの活性化」など数値化が難しい定性的な課題が多く、目標の達成度合いがわかりにくい側面もあります。

目標の設定方法としては、まず業務上の疑問点や改善点をリストアップし、次に具体的に何をすればよいかを考えていきましょう。最も数値化しやすい目標設定は「業務の効率化」です。他の業務と兼務で締め切り前に残業が集中してしまう場合は、コーナーごとの締め切り日を分散させるなど制作プロセスを見直してみましょう。

より多くの社員に社内報を読んでほしい場合は、なるべく多くの社員が登場する記事の数を増やす、部門横断的なテーマで社員の交流会や座談会を定例化するといったアクションプランに落とし込むこともできます。ある企業では育休中の社員とその家族の交流会を実施し、社内報でその様子を写真とともに掲載。参加者からも好評で定期的に開催されるようになりました。休職中の社員や家族も含めて社内報を手に取る機会も増え、社内コニュニケーションの活性化につながった好事例といえます。

社内イベントの参加者にアンケートをとって満足度をスコア化したり、どんな交流会を希望するかヒアリングを重ねていけば、社員が何を求めているかが明確になり目標もたてやすくなります。定性的な課題も具体的な「行動計画」に置き換えてみれば、いつまでに何をすべきかがはっきりします。

Calender Planner Organization Management Remind Concept

sub_title_3多くの人に読んでもらえる社内報、次世代の社員が読んでも役に立つ社内報など、理想的な社内報をつくるためには、担当者の情報収集力と企画力が鍵を握っています。社内報担当が自分だけ、あるいは他の仕事と兼務している場合は、1年目はとにかく発行するだけで精一杯で、記事ネタのアイデア出しまで余裕がないというのが実情かもしれません。しかし、記事ネタのアイデア出しはあまり難しく考えないのがポイント。日常生活のなかにたくさんのヒントがあります。

この記事の冒頭に「来年は新しい元号がスタート」「サマータイムの導入」という2つのキーワードを出しましたが、これも社内報のネタになります。システム改修や文書のフォーマットなど会社で対応すべきことはたくさんあるはずです。社内報で改元にともなう文書の取扱いについて周知をはかることも可能です。サマータイムの導入もまだ検討段階ではありますが、仮に導入が決まった場合は出社・退社時間の変更も含め、就業規則の取り扱い、健康管理の工夫などさまざまな切り口の記事が作れそうです。

今年は自然災害の多い年でもありました。特に防災関連については、特集記事で掘り下げて扱いたいテーマのひとつ。大雨や台風に備えて早めの帰宅指示が出た会社もあると思います。災害時の対応や社員の安否確認、帰宅指示の判断基準など、社内報で安全マニュアルをわかりやすく紹介しても良いでしょう。

ニュースでちょっと話題になっていることをきっかけに、社内報で取り上げるとしたらどんな切り口が良いか?を考えて、気になったことを都度、メモに残しておきましょう。いつの間にか記事ネタのストックが増えていくはずです。編集会議で記事のアイデアを出し合う際に、その記事ストックについて担当者どうしで議論を重ね、少人数で制作している人は手分けをして情報収集をすればタイムリーな話題づくりもできます。読みやすく、親しみやすい記事を作る「戦術」(文章作成・写真・デザイン)だけでなく、会社を元気にするための「戦略」的な思考(企画)やアイデアに磨きをかけていきましょう。

Closeup Asian Businesswoman hand writing in modern Office, People business concept

sub_title_4広報部門ではTwitterやFacebookなどSNSでの情報発信を担当している人も多いと思います。いろいろな企業のSNSアカウントをチェックしてみると、「社内外報」のようなスタイルの発信方法も増えてきました。社内報と社外報のボーダレス化がひとつのトレンドになっていると言えそうです。

広報担当者がブログ形式で会社のプロジェクトを親しみやすく紹介しているメディアもあります。社員が自分の仕事ややりがいを1人称で語るスタイルのトピックも多く、会社の雰囲気や社風がリアルに伝わるトピックも増えています。広報部門でも社内報担当だけでなく他の担当者と連携すれば、SNS用・社内報用と構成や切り口を変えて1つのコンテンツを複数の媒体に横展開することもできます。

フォロワー数の多い企業のSNSをチェックしてみると、会社の新製品や店舗紹介の語り口など、参考になることも多くあります。堅苦しさを感じさせないテンション、いい意味での”ユルさ”。真面目すぎず、砕けすぎずのバランス感覚は、親しみやすい社内報をつくるうえでもヒントになります。

自分の会社らしさとは何かを模索し、自分の会社にフィットした表現方法について社内報制作担当で話し合ってもよいかもしれません。制作を外注している場合も、情報交換として社内報制作の参考になりそうな企業のアカウントやオウンドメディアを紹介してもらってもよいでしょう。

おわりに

社内報担当として少し経験を積むと、社内報づくりのやりがいや楽しさと同時に難しさも感じると思います。会社の出来事や業績・事業について記録を残すという役割だけでなく、社員のモチベーションやマインドにも影響する社内報。最近では離職率を下げることを目的として社内コミュニケーションのあり方を見直す会社も多く、社内報の可能性や役割もどんどんリーチが広がっています。思いついたアイデアを実践するためには、ふだんから広い視野をもって情報収集するだけでなく、アイデアを実行するまでのスピードも重要です。個人やチームの機動力で会社を元気にしていきましょう。

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2016.01.28

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