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社内報のつくりかた

飲み会じゃなくてもできる!社内コミュニケーションを活性化する方法

飲み会じゃなくてもできる!社内コミュニケーションを活性化する方法
  • #これだけは知っておきたい!

業務を円滑に進めるために欠かせない要素の一つが、社内コミュニケーションです。社内コミュニケーションの重要性は誰もが認識しているため、親睦を深められるような行事や飲み会を企画する工夫を行っていることでしょう。しかし、新年会や忘年会などの会社行事や、飲み会に参加したくないと考える人が増えてきています。
この記事では、会社行事や飲み会など業務外にコミュニケーションを取る以外の方法で、社内コミュニケーションを高める方法を紹介します。

なぜうまくいかない?コミュニケーションが問題になる理由

社内コミュニケーションを阻害する原因としては、組織風土や社風・ITツールの導入・コミュニケーションスキルの低下などが挙げられます。効率の良さを重視した結果、対面での報告や業務以外の雑談をしなくなるという社風が出来上がっている会社も少なくありません。メールでのやり取りに慣れてしまい、対面で報告などのやり取りをする機会が減ってしまったのも、コミュニケーションスキルが低下した原因につながります。

社内SNSやメールは手軽に使用でき、必要な情報だけをやり取りできるため非常に便利なツールです。しかし、そのようなITツールばかりを使用していては、対面でコミュニケーションを取る機会を設けられません。報告などは、メールだけで済ませばよいという雰囲気が作り上げられてしまい、社内コミュニケーションの重要性に気付けない可能性もあります。そのため、まずは対面でのやり取りの大切さを意識することが重要です。

対面でのコミュニケーションが円滑になれば、業務にも良い影響を与えるものです。社内SNSやメールが対面でのやり取りを減らす原因だからといって、ITツールの使用を大幅に減らす必要はありません。ITツールの使用と対面でのやり取りのバランスを取ることが、社内コミュニケーションを活性化させるポイントになります。

会社によって、コミュニケーションを取る機会が減少している理由の詳細は異なります。社内コミュニケーションを活性化させるには、現在の状態をよく把握し、原因となる要素を知るのが大切です。

社内コミュニケーションは普段の業務の中にも存在

コミュニケーションが活発になるのは、飲み会など業務外の時間だけではありません。ミーティングや業務連絡といった普段の業務の中にも、コミュニケーションはしっかりと存在しています。

会社での業務は複数の部署や社員が分担して進めていくので、情報共有によって支えられています。適切な情報をやり取りしなければならないため、コミュニケーションが必要になる場合がほとんどです。情報のやり取りが活発であれば、作業効率が上がり仕事の成果も高められます。そのため、業務をスムーズに進めるためにも、社内コミュニケーションが重要といわれているのです。

また、連携して業務を進めるには欠かせない「チームビルディング」や、「信頼関係」などもコミュニケーションによって築かれていきます。部署・社員同士のやり取りが円滑にいかないと、プロジェクトも順調に進みません。業務効率の低下や、プロジェクトがスムーズに進まないといったトラブルの原因が、業務内容ではなく社内コミュニケーションにある場合も考えられます。業務がスムーズに進まないと感じたら、まずは社内コミュニケーションが不足している点を改善してみるとよいでしょう。

社員全員が社内コミュニケーションの重要性を再確認すれば、コミュニケーションが不足している環境を改善できます。対面でやり取りする機会を増やすなどの工夫を行えばさらに効果的です。コミュニケーションが、普段の業務の中にも存在していることを意識して行動するように心がけましょう。

コスパよし!社内コミュニケーションのすごい効果

社内コミュニケーションが活性化すると、業績の向上・企業リスクの低下・モチベーションアップなどさまざまなメリットが得られます。どれも円滑にコミュニケーションが行われることによってもたらされるものです。適切なコミュニケーションを取れれば、良好な人間関係を築くことにもつながります。部署・社員同士の連携が強まっていくため、職場環境が大きく改善されるのがメリットです。

社内でのコミュニケーションが活発になると共有する情報量が増加し、新しい考えや取り組みも生まれやすくなります。その結果、社員の能動的な姿勢作りに大きく影響し、業務への意識が高まる仕組みです。また、情報量や情報を共有する回数が増えると、プロジェクトもさらに進みやすくなります。効率や生産性が改善されていく結果、業績アップにつながるのです。

さらに、多くの社員が働く会社では、早期離職・コンプライアンス違反・一貫性の欠如などの問題を抱えがちです。これらの問題は会社の運営や業績に関わってくるため、企業リスクとして扱われています。社内コミュニケーションを活性化させれば連携を強める効果が期待できるので、企業リスクを最小化に抑えることが可能です。コミュニケーションによって部署・社員同士に信頼関係が生まれ、業務に対する意識やスタンスを統一できます。職場環境が改善されると、満足感の向上にもつながります。そのため、社内コミュニケーションはモチベーションアップにも大きく関わってくる要素です。 

実際に企業で採用されているユニークな社内コミュニケーション方法とは

社内コミュニケーションを重視している企業では、コミュニケーションを取るために多くの工夫を取り入れています。代表的な工夫は、社内コミュニケーションツール・フリーアドレス制の導入です。また、タテ・ヨコのコミュニケーションを活発にしたり、ミーティングを活性化させたりする方法も挙げられます。

社内コミュニケーションツールとは、やり取りを手軽にして情報共有をこまめに行うことを目的としたツールです。ビジネス用のチャットツールやWEB社内報サービスツールなど、さまざまな種類が存在します。業務の進め方や会社の風土に合わせ、適切なツールを導入するのが改善のポイントです。ビデオ通話などの機能が付けられているものを選べば、遠隔地や他部署で働く社員同士でも顔を合わせられるため、対面でのやり取りと同じようにコミュニケーションを取ることができます。社内コミュニケーションに重きを置きながらも、効率よく業務を進められるのが特徴です。

フリーアドレス制度は、社員ごとにデスクを指定せず、状況に応じて自由に場所を移動できるスタイルを指します。デスクが指定されていると、上下関係が限定されたり、他部署の社員とは関わりがなくなったりしてしまいがちです。しかし、空間的な制約を設けない場合では、社員同士が自由にコミュニケーションを取ることができます。働き方の改善や組織全体の連携が強められる制度です。

人間関係は、タテ・ヨコの両方のコミュニケーションによって成り立っています。
タテのコミュニケーションは、経営陣と社員・上司と部下のような上下関係です。ヨコのコミュニケーションとは、研修やレクリエーションを通して生まれる社員同士の連携を指します。

ヨコのコミュニケーションを深める機会はあっても、タテのコミュニケーションを深める機会はなかなか与えられないものです。そこで、経営陣が社員のメンターとなる仕組みや、役員とのランチ会などを積極的に行い、タテのコミュニケーションを深める工夫を行っている企業もあります。タテとヨコの両方のコミュニケーションを深めることで、より良い職場環境に改善させるのが目的です。

さらに、ミーティングの内容を充実させると、社内コミュニケーションの活性化にもつながるともいわれています。社員同士が同じ目的に向かって意見を出し合えるためです。ミーティングを始める前にテーマとゴールを明確にすると、ミーティング自体の質を向上させられます。

できることからはじめよう!既存のツールを使い倒す

この記事では、コミュニケーションを活性化させるためのさまざまな事例を紹介してきました。しかし、実際に取り組む場合には費用がかさんだり、体制を準備するために時間がかかったりするものも多くあります。社内コミュニケーションの本来の目的は、社員同士がお互いを知って意思疎通をスムーズにすることです。その結果として、業績アップやリスク管理を行えるというメリットが発生します。

社内コミュニケーションを活発にするために、新しくツールを導入しなくても、もともと使用しているツールの状況を見直せば、環境を改善することが可能です。社内報をすでに導入している場合では、発行目的・誌面構成・社内への周知を見直す工夫が適しています。既存のツールを上手に活用して、社内コミュニケーションを活性化させましょう。

 

社内報担当者のための情報サイトSHAHOO!(シャホー)より

(運営:glassy株式会社)

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2017.08.17

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