検索キーワードから読み解く社内報担当者の悩み

はじめに－みんなネットで何を調べているのだろう？ 

こんにちは！かわうそです。早速ですが、質問です！例えば、社内報の原稿を依頼する時「あれ・・この敬語の使い方、正しかったっけ？」なんて、ちょっとネットで調べてみたりすることはありませんか？

企画書を1本書く時も、最新の統計資料をネットで検索。仕事だけでなく普段の生活においても「ネットで何かを検索する、調べる」ことで、私たちは毎日本当に多くの情報に接しています。社内報をつくる過程でもネット検索でいろいろな情報をリサーチしていると思います。業界の動向、最新技術やトレンドはもちろんのこと、文章の書き方や記事の内容について、何かしらのヒントを求めてGoogleやYahoo！で検索をする場面はかなり多いのではないでしょうか？

というわけで、社内報についてどんなことがよく検索されているのか？を調べてみました。社内報をつくるうえで、担当者が何を感じているか、何を探しているか、どんな悩みや疑問を持っているのか…検索キーワードの調査結果から分析してみたいと思います。

社内報に関する検索トレンドについて

社内報に関連してどんなキーワードが検索されているのかを調べるにあたり、最初にSEO（Search Engine Optimization）について簡単にふれておきます。

SEOとはGoogleなどで検索をした際、その検索結果に自社のサイトや自分のブログがなるべく多く、上位に表示されるように最適化する対策です。そのために、どういったキーワードがよく検索されているのかを分析する必要があるわけですが、今回はそのSEO対策用の分析ツールを使って、社内報という単語と一緒にどんなキーワードが検索されているのかを調べてみました。

下記にGoogleやYahoo！などの検索ツールで、社内報に関連して検索されているキーワードをいくつかピックアップしてまとめてみました。これ以外に全部550以上もの検索パターンを抽出したのですが、おおまかにグループ化してみると、担当者が社内報をつくるうえで悩むポイントが集約されているような気がしませんか？

「社内報」という単語と合わせてよく検索されていたのは、目的、テンプレート、例文、デザイン、表紙、ネタ、企画、英語、書き方といったキーワード。

テンプレートや自己紹介といったキーワードでの検索ボリュームが多く、原稿執筆を依頼された人がどういったテイストや構成で文章を書くのがよいのか、ネットに良いお手本や事例がないか探しているケースも少なくなさそうです。一方、目的、デザイン、ネタといった言葉の検索率も高く、これは社内報を作る立場の人の悩みを反映した結果だと言えそうです。

デザインと関連して、ワードやパワーポイント、無料テンプレート、作成ツールといったキーワードもよく検索されていて、デザインやレイアウトを外注せずに自社で制作する場合にどういったツールが最適かを調べている担当者も多いことが伺えます。

検索キーワードから読み解く社内報担当者の悩み

【1】記事のネタやテーマはみんなが悩んでいる

社内報に関連した数多くのキーワードのなかでもネタや企画に関するキーワードはバラエティ豊かでとても興味深い内容でした。「社内報 特集企画」や「社内報 人気企画」といった大きな枠組みで情報を検索しているパターンもあれば、健康ネタ、好きな言葉、チャレンジしたいこと、旅行、料理、10年後の自分といった言葉も社内報と一緒にキーワード検索されていることがわかり、親しみをもって読んでもらえそうな記事について何らかのヒントを探しているようです。

その他に「社内報 画像 個人情報」「社内報 本の紹介 著作権」「社内報 プライバシー」といったキーワードで情報を調べていることもわかりました。社内報とはいえ会社によっては発行部数が多く、一部社外に配付しているケースもあるかと思います。文章や写真を掲載するうえで発生するリスクや問題点、資料や画像などを引用したりする際の注意点をまとめたガイドラインをしっかり決めておくことも必要といえそうです。

【2】グローバル化とダイバーシティ

検索キーワードを見ていると、時代を反映した言葉もたくさんありました。意外と検索ボリュームが多かったのが「社内報 英語」「社内報 グローバル化」といったキーワード。企業で働く人の国籍やバックグラウンドも多様化する中で、社内報を通してその会社の哲学やDNAのようなものを社員間で共有することはとても大切です。

例えば、経営トップからのメッセージを英訳したり、会社のビジョンを理解してもらうために社内報の一部を翻訳して、多言語に展開する必要性を感じている担当者も少なからずいるようです。検索ボリュームは少なかったものの「社内報 中国語」というキーワードもあり、中国という巨大なマーケットと対峙してビジネスを展開していくうえで、日本語だけでなく英語や中国語を使った社内コミュニケーションのあり方を模索するべき時が来ているのかもしれません。

【3】ネガティブなキーワードから見えてくるもの

検索キーワードについて調べていくとネガティブな言葉もありました。例えば「社内報 つまらない」「社内報 つらい」･･･といったちょっと深刻なキーワードもいくつか散見されました。なかには「社内報 廃止」「載りたくない」というキーワード検索をしている人も…。ペーパーレス化のため紙媒体の社内報を廃止し、WEB化でタイムリーな情報伝達を実現したり、社内SNSと社内報を統合している企業もあると思います。

しかし、社内報を現状のスタイルで継続すべきかどうか検討する場合、WEB化すること自体が目的になってしまうケースもしばしば。そんな時こそ、社員参加型の新しいスタイルの社内報を構築していくチャンスと捉えなおしてみてはいかがでしょうか。ネット環境に移行すれば海外の事業所ともリアルタイムでつながることができ、また動画を活用することで、より質の高い情報をスピーディに共有することができます。次世代の社内報はどのようなスタイルがベストかを考える、またとない機会です。

コミュニケーションのコストをどう考えるか？

社内報をどうやって作るか？何のために作るか？というのは、誰もがブチあたってきた根本的な課題で、どの会社でも歴代の担当者がいろいろな工夫を重ねてきたのだろうと思います。今は原稿の依頼をするにも、簡単なアンケートを取るにもメールやチャットで済ませる機会も増えてきました。チャットツールはフランクなコミュニケーションが可能なので、従来よりも依頼がしやすくなった部分もあるかと思います。

今回調べた検索キーワードのなかには、原稿依頼の仕方や、原稿執筆のお礼をどのようにすればよいかを調べているケースもありました。新入社員に自己紹介を依頼するとき、営業所や事業所の紹介を依頼するとき、決まりきった定型メールで依頼していませんか？原稿の執筆やインタビュー、アンケートを依頼する時は、どんな社内報にしたいか、記事のイメージや内容、特集記事の意図をわかりやすく伝えることが大切です。最初に依頼をする時点で、社内報の担当者がしっかりと「どんな記事」にしたいのかを発信することで、記事の面白さもまったく変わってくるはずです。

毎回同じ定型文に宛名だけ変えて送信するのは簡単で効率的なようですが、結果、依頼を受けた人にとっては記事のイメージが伝わりにくく、無難な回答しかかえってこないかもしれません。すると社内報の記事としては面白みに欠け、やがていつか社員が社内報に関心を示さなくなり、それこそ社内報をなくしても構わないという発想につながることさえあります。

サクっと簡単な事務連絡で済ませたほうがよいこともあれば、メールだけでなくフォローの電話を1本かける、チャットでひとこと添えておくなど、面倒くさいし、無駄なだけ…と思っていたことも「やるか・やらないか」で結果が変わってくることもあります。コミュニケーションのスピード・タイミング・内容を意識しながら仕事をしてみると新しい発見や気づきが生まれてくるかもしれません。原稿依頼や取材協力のお礼といった連絡は意外とパワーのかかる仕事ではありますが、おろそかにすることなく相手と良好な関係を築きながら効率的な仕事ができるように工夫してみましょう。

おわりにー答えは会社のなかにある

ネットで何でも手軽に情報が手に入る今の時代、社内報の作り方についても役立つ情報がたくさんネットに載っています。もしかしたら、私が書いているこの記事もネットで検索して読んでいただいている方もいらっしゃるかもしれません。大切なことは、自分の会社の社内報に載せる記事やテーマはネットのなかに答えがあるとは限りません。もちろん参考になることや他社事例などを調べることもできますが、ネットのなかにあるのはあくまでもヒント。その会社の「らしさ」や「イズム」が感じられる社内報をつくるためには、会社で働く一人ひとりの社員やスタッフ、そして会社のなかで起こっていることに答えを見つけるのが一番です。

オリジナリティのあるアイデアで社内報を作っていけるようにしたいですね！