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社内報のつくりかた

紙とWEB、ハイブリッド型の社内広報へ

加速するIT化やペーパーレス化の流れから、従来の紙で発行する社内報からインターネットを介して発信する「WEB社内報」へ切り替える会社が増えています。しかし、紙とWEBにはそれぞれ異なる特性があり、紙でしか伝えられない情報や対象がいるのも事実です。人々の価値観や働き方が多様化する今、社内広報においてもこれからのあり方について考えていく必要があるでしょう。

今回は、紙媒体とWEBメディアそれぞれの特性とともに、紙とWEBを掛け合わせた「ハイブリッド型」の社内広報を取り入れる効果をご紹介します。

紙媒体とWEBメディアの違い

会社が社員に向けて情報やメッセージを伝える媒体には、主に「紙媒体」と「WEBメディア」があります。どちらも情報発信の手段ですが、紙とWEBが持つ特性は大きく異なります。社内広報のあり方を考えるうえでは、まずは紙媒体とWEBメディアにどのような特性があるのか、その違いについて知っておかなければなりません。

ここでは、紙とWEBそれぞれの特性やメリット・デメリットをご紹介します。

紙媒体の特性

紙媒体の特性としては、社員に「プッシュ型」で情報を届けられることが挙げられます。

社員一人ひとりの机のうえに新しく発刊された社内報が置かれている光景をみられているかと思います。紙の社内報や新聞、雑誌、チラシ、DMなど、紙に印刷された情報を届けたい相手に向けて能動的に発信できるのが紙媒体のメリットです。社員は受動的に情報を受け取れるため、自分から情報を探しに行く手間が省けます。

一方、紙媒体は発行までに時間がかかることから、リアルタイムな発信はできません。
情報には鮮度があり、昨日までは必要な情報だったとしても、今日には古くて使えない情報に変わっていることも少なくありません。伝えたい情報をすぐに発信できない点は、紙媒体のデメリットといえるでしょう。

WEBメディアの特性

WEBメディアの特性としては、ユーザー自身が情報を探す「プル型」であることが挙げられます。
WEB社内報が持つ最大のメリットは、伝えたい情報を伝えたいタイミングで、繰り返し発信できること。コンテンツの修正や更新も簡単にできるため、いつでもフレッシュな新しい情報を社員に届けられます。

一方、WEB社内報は社員が自分から情報にアクセスする必要があり、魅力的ではないコンテンツはなかなか読んでもらえません。
能動的に情報を探すWEB社内報は、受動的に情報が得られる紙媒体よりも閲覧率が低いといわれています。

WEB社内報を活用するなら、情報発信の質と量にこだわり、社員に読まれるコンテンツをつくることが大切です。

紙とWEBを掛け合わせる効果

「社内報を発行してもなかなか読んでもらえない」
「タイムリーに情報を伝えたくてもコストや手間が大きく頻繁に発行できない」

こうした悩みをかかえる広報担当者は多くいらっしゃいます。
それは、社内報の発行方法を紙だけ、WEBだけというように、どちらか一方に絞っているからかもしれません。

紙とWEBには異なる特性があり、紙のメリットはWEBのデメリットに、紙のデメリットはWEBのメリットにそれぞれなり得るものです。つまり、紙とWEBを掛け合わせて運用すれば、双方の「いいとこ取り」ができることになります。どちらか一方だけで運用するよりも、その両方を掛け合わせることで最大の効果が発揮できるのです。

紙とWEBを連動させる運用方法としては、それぞれのメリットを活かした情報発信がおすすめです。
たとえば、常時性が高い紙の社内報には経営者からのメッセージや経営計画を載せる、即時性が高いWEB社内報には新しい商品・サービスの紹介や決算報告を載せるというように、発信する情報を分別した運用方法があります。

すべての情報を紙で、もしくはWEBで一括で発信するよりも、情報の中身によって棲み分けした方が社員に伝わりやすくなるでしょう。

紙とWEBの「ハイブリッド型」へ 〜これからの社内広報のあり方

最近はインターネットを通じて発信する「WEB社内報」に切り替える会社が増えていますが、WEBに移行するからといって紙の社内報を完全になくす必要はありません。
WEB社内報を閲覧するにはスマートフォンやパソコンなどのデジタル端末からアクセスしなければならないため、使い慣れていない社員にとっては勝手が悪く、読んでもらえなくなる可能性があります。

また製造現場のラインスタッフや、サービス業での店頭スタッフなど、デジタル端末が支給されていない社員への課題も残ります。

多様化への対応が求められる今、社内広報は誰にとっても読みやすく、わかりやすいものへと変化していかなければなりません。
紙とWEBを掛け合わせた「ハイブリッド型」なら、紙とWEB双方のメリットを活かしながら、対象を限定せずにどの社員にも公平に情報を伝えることができます。

これからの社内広報は、ひとつの発信方法に固執するのではなく、すべての社員に対応できる柔軟な方法を考えていく必要があるでしょう。

おわりに

社内報の発信媒体には紙媒体とWEBメディアがあり、それぞれ異なる特性を持っています。紙だけWEBだけで運用するよりも、その両方を掛け合わせた「ハイブリッド型」を取り入れることで、多様性に対応する新しい形の社内広報を創造できるでしょう。

社内コミュニケーションの活性化には、社内の情報やメッセージを発信する社内報を使ったアプローチが欠かせません。
「WEB社内報Z」なら、発信側にはシンプルで使いやすい操作画面で簡単に情報発信できるメリット、読み手側には洗練されたデザインで読みやすく、さらにデバイスに限らずどこからでも閲覧できるメリットがあります。
紙の社内報もまとめて制作できるため、紙とWEBを連動させた運用もおまかせください。

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