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社内報のつくりかた

社内報で今一度確認しておきたい「SNSのリテラシー」とは?

こんにちは!かわうそです。令和元年もそろそろ締めくくりの時期。年末恒例「今年の漢字」も発表され、社内報で「今年の自分を漢字1文字で表現するとしたら…?」といったアンケートを実施している会社もあると思います。企業を取り巻く時代背景や世相がわかる記事を掲載すると、社史にまとめる時にも役立ちます。

時代の流れといえば、この10年で急速に発展したのがSNSといってもよいでしょう。ソーシャルメディアを通して情報を発信し、企業や商品へのファンを獲得したり社内SNSでインナーコミュニケーションの活性化に取り組んでいる企業もあるはずです。SNSでの情報をきっかけにトレンドが始まることもあれば、炎上するケースもあります。SNSが企業と社会を結ぶメインコミュニケーションツールとなりつつある今、社内報でもSNS活用について改めて考えてみましょう。

SNSの利用指針、ちゃんと決めていますか?

しっかり決めておきたいソーシャルメディアポリシー

Facebook・Twitter・Instagram・LINEなどに代表されるソーシャルメディアに公式アカウントを開設している企業は多く、商品・サービスの紹介やイベント告知などの情報を積極的に発信し、顧客とのコミュニケーションを深めています。動画配信もできるので、新製品の特徴や魅力をダイレクトに伝えられるようになりました。新製品の記者発表を動画で生配信している企業も多いと思います。

広報やマーケティング部門がSNSの運用を担当しているケースもありますが、最近ではPR会社にソーシャルメディアの運用を委託しているところもあるようです。いずれにしても重要なのは「どのような目的でソーシャルメディアを運営し、SNS利用の規範を定めているか」という基本ポリシーを明確にすることです。担当者が試行錯誤しながらSNSを運用している会社もあると思います。どのような投稿をすればフォロワー数が伸びるか、集客や売上につながるか、SNS運用方法について戦略を練ると同時に自社のソーシャルメディアポリシーを明確に決めておくことが大切です。

 ソーシャルメディアポリシーの策定にあたっては、企業理念・企業倫理に基づき個人情報保護・商標権や著作権にも充分配慮し、情報発信における責任の所在を明示するなど留意すべきポイントをしっかりおさえておきましょう。自社のSNS利用指針を明確にすることは社会的信頼にもつながります。社内報で自社のソーシャルメディアポリシーについて重要な論点を丁寧に説明し、SNSリテラシーを高めていきたいものです。

SNSリテラシーの向上に社内報を活用しよう!

ソーシャルメディアポリシーの重要性について、もう少し深く考えてみましょう。不適切な内容の投稿や拡散を防ぐためにどうずればよいか?社内報でSNS利用のルールや注意点をわかりやすくまとめた記事を掲載すれば、SNSリテラシーの向上につながるのではないでしょうか。企業やブランドの公式アカウントだけでなく、業種によっては店舗ごとにソーシャルメディアのアカウントを開設している場合もあるでしょう。いわゆる「中の人」と呼ばれる運営担当者のセンスや個性が感じられるものもあり、結果として多くのフォロワーやファンの獲得に成功している事例もあります。しかし運用方法を一歩間違えれば、公式アカウントの私物化になってしまいます。また従業員個人のアカウントであっても、気軽に投稿した仕事の愚痴や会社の情報が投稿者の意図通りに伝わるとは限りません。

そのため、ソーシャルメディアの特性やリスクをふまえたうえで、「SNSガイドライン」や「ソーシャルメディアポリシー」について、社員一人ひとりがその内容や重要性を認識する必要があるといえます。従業員向けの就業規則でSNS利用の遵守事項を定め、社内研修を実施している企業も増えています。日頃から適切なソーシャルコミュニケーションのあり方について社員が共通認識を持てるよう、社内報でもSNS利用の留意点を継続的に紹介していきましょう。

3つのキーワードで考える情報発信の基本

瞬時に情報が拡散!SNSは諸刃の剣

SNSの特性は、投稿した内容が瞬時に拡散され不特定多数の人に情報が伝わるという点にあります。速報性や伝播性に優れている一方で、シェアやリツイートによって情報が複製されるとネットワーク上にいつまでも情報が残存することを忘れないようにしたいものです。メッセージを一旦投稿した後にすぐ削除したとしても、時すでに遅し。ちょっとした操作ミスや何気なく投稿したことでも気がついたら炎上!というケースは幾度となく起こっています。投稿者の意図が誤解されて伝わり、トラブルに繋がることもあります。ソーシャルメディアへの投稿を発端に炎上した事例が報道されるたびに、「自分の会社やお店では大丈夫かな?」と不安を感じている人も多いかもしれません。

 社内報では職場風景や社員の仕事ぶりを写真つきで紹介することが多いと思います。もし「その写真をソーシャルメディアに掲載したいので使ってもよいか?」とSNS担当者から依頼が来たら、どのように対応すべきでしょうか?写真に写っている社員にソーシャルメディアへの掲載許可を得ているか、社外秘の情報流失につながらないか?投稿内容は誤解を招く表現になっていないか?など、確認すべき点がたくさんあります。同じ企業グループ内で事業部門・ブランド・店舗ごとにSNSアカウントを開設している場合は、投稿内容や表現方法についてレギュレーションを定め、「企業ブランドの統一感」と「運営担当者の個性」がちょうどよくバランスした運用を心がけていきたいものです。

正確に (Correctly) ・ 慎重に (Carefully) ・誠実に (Cordially)

自分の好きなことや関心事の情報を受信したり、喜怒哀楽を気軽に伝えられる手段として、プライベートでSNSを利用している人も多いと思います。仕事で嫌なことがあった時に愚痴や不満をSNS上に吐露することで、暗い気持ちが少し楽になることもあるでしょう。しかし、投稿の内容によっては思わぬトラブルに発展することもあるかもしれません。ポジティブであっても、ネガティブであっても気持ちが高ぶっている時は冷静でなくなっていることもあります。ソーシャルメディアに何かを投稿する時は、そのまま投稿しても問題ないかどうかを考える習慣をつけてみましょう。 

1】正確な情報を発信すること【2】情報発信後にどのような反響があるか慎重に考えること【3】誰かを傷つけたり不快な気分にさせたりしないか誠実になることは、SNSに関わらず何らかの情報を発信するうえで重要なポイントです。ソーシャルメディアではタイムリーな情報発信が求められる側面もあり、投稿内容のチェックや修正に時間をかけられない場合も多いかもしれません。だからこそ、いつどのような情報を発信すべきか?内容は適切か?を戦略的に考えていかなくてはなりません。「炎上」事件が起こるたびに「なぜ炎上してしまったのか?」「どうすれば炎上を防ぐことができたのか?」「自社で炎上を起こさないためにはどういった社内周知をすればよいか?」という点について、社内報担当者間でも議論し社員のSNSリテラシー向上に役立つ記事にまとめられないか、アイデアを出し合ってみましょう。

Group of Multiethnic People Discussing Social Network

コミュニケーションをより豊かなものに!

社内報で適切なSNSの利用方法を紹介しよう

SNSでの情報発信によるさまざまなリスクを回避するために専門家を招いて研修を実施し、社内報でSNSに関連した記事を掲載している企業もあります。社内報では、SNSのメリットとリスクを丁寧に説明することが大切です。たとえば、SNSの「いいね!」や「シェア」でたくさん拡散されていたとしても正しい情報であるとは限りません。著名人になりすました偽アカウントと気づかずにフォローしていたり、シェアしていませんか?身近なところに意外な落とし穴が潜んでいることや、いかにしてSNSを賢く活用するか?というノウハウを社内報でも連載記事にして掲載してもよいでしょう。

 炎上事件から学ぶリスク対策やコンプライアンスについて漫画で親しみやすく紹介している社内報もあります。フォロワーとダイレクトにつながるソーシャルメディアでは、短い文章や限られた時間で意図したメッセージがしっかり伝わるかどうかも重要です。発信者の意図・真意が伝わる表現方法とは何か?という問題意識を共有することで社員のSNSリテラシーを高められるのではないでしょうか。

SNSで豊かなコニュニケーションを続けるために!

公式アカウントを開設してみたものの、なかなか投稿するネタがなく何か投稿しなければ…と焦っている担当者もいるかもしれません。企業の公式アカウントが担当者個人のつぶやきになりがち…と悩んでいる人もいるはずです。社内報担当者とSNS担当者とで連携をとりながら、社内では当たり前のことでも多くの人に共感してもらえそうな出来事やその会社ならではのトピックを探してみましょう。社内報制作で社内から集めたあらゆる情報をSNS担当者と共有するなど、社内での連携や協力によって、より豊かなコンテンツを発信できる機会が増えます。顧客やリピーターを獲得し、企業のブランド価値を高めるソーシャルメディアの運営をめざしていきましょう。

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