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社内報のつくりかた

これからの時代のグローバル社内報

これからの時代のグローバル社内報

こんにちは!かわうそです。今回のテーマは「グローバル社内報」です。全社的に発行している社内報だけでなく海外支店向けに独自に社内報を制作している企業も多いのではないでしょうか?さまざまな国籍の社員が働く企業では、多様な文化や価値観に対する相互理解を深めるために社内報を活用することもできます。最近はWeb社内報やEメールを利用すれば、世界中どこにいても社内のニュースをチェックできる環境も整いつつあります。そこで、グローバル社内報を発行する目的や掲載内容について、スタートラインに立ち返って考えてみたいと思います。

グローバル社内報の役割とは?

「グローバル社内報」は海外の支店や事業所で働く社員やスタッフに、企業の経営方針や最新情報を知らせるだけでなく海外支店からの積極的な情報発信により、社員のコミュニケーションを活性化することが主な目的です。

グローバル社内報の読者を具体的にイメージしてみよう! 

海外支店や事業所といっても日本人のスタッフがメインの場合は、国内で発行している社内報をベースにトップのメッセージやお知らせなどのダイジェスト版を発行しているケースが多いかもしれません。逆に日本人の社員はマネジメント層のみで現地のスタッフが多い場合は、海外支店で独自の社内報を作ったり、日本から海外支店向けにアレンジした内容を英語や中国語などに翻訳して発行しているところもあります。そこで「グローバル社内報の読者はどのような環境下で仕事をしているか」をイメージして、記事の内容を決めることが大切です。

グローバル社内報で社員の意識をマルチカルチャーに!

インターネットを見れば世界のニュースがリアルタイムで把握できる現代。プレスリリースや投資家向けの情報も通勤中にスマートフォンを見るだけでキャッチできるようになりました。グローバル社内報では、「さまざまな国籍や文化的背景、専門分野の異なる社員がお互いに理解を深めながら仕事を円滑に進めていくうえで必要な情報とは何か?」という視点で記事の内容を考えてみましょう。日本からのお知らせや通達を掲載するだけでなく、海外事業所で取り組んでいるチームビルディングの方法やプロジェクトマネジメントの手法を紹介してもらうなど、海外発の情報も積極的に掲載することで社員の意識をマルチカルチャーに変えていくことができます。

記事の集め方・まとめ方・伝え方 

新たなマーケット開拓を目的にこれから本格的に海外へ進出するのか、あるいは現地での事業実績を残しているのか、海外事業所の位置づけにより社内報の掲載内容にも創意工夫が求められます。日本発の情報をタイムリーに伝えるだけでなく、海外マーケットの状況や海外事業所での取り組みをどう集めるか・・・がとても重要です。ニュースバリューの高い情報を発信するタイミングを工夫すれば、現地のスタッフにもより関心や興味をもって社内報を読んでもらえるはずです。

現地社員とのコミュニケーション

海外での新しい事業をどのように立ち上げていくか、現地スタッフとの関係性をどう構築していくかなど、現地で働く社員も日頃からさまざまな問題に直面しているはずです。社内報でその奮闘ぶりを紹介したい時は、あらかじめいくつかの設問を記載したアンケートを作成し、仕事上でのエピソードについて気軽に答えられるように工夫をしてみましょう。そのほかにも、Skypeなどの通話システムを使ってインタビューをして、日本で構成した記事を海外事業所に送って内容をチェックしてもらうこともできます。また、国内の社内報制作チームに海外事業所との窓口やパイプ役になる担当者を配置して海外支店との連携を深めることにより、各地域からの情報を集めやすくなります。

タイムリーな情報発信を心がけよう! 

企業によってグローバル社内報の発行タイミングはそれぞれ異なります。年に2~3回、インターバルをおいて発行している企業も多いはずです。紙の社内報は取材・原稿作成・デザイン・印刷など制作過程が長いので、3~6か月ほど先行して情報を収集したり原稿を依頼する必要があります。

例えば、春に「世界のお花見事情」という企画で、海外事業所のある国や地域の花や桜の名所をまとめた記事を掲載する場合、まだ寒い冬のうちから原稿や写真の依頼をしなければなりません。記事の内容によっては1年ぐらい前から「仕込み」が必要な企画もあるでしょう。

もし、今すぐに伝えたいニュースがある場合は、Web社内報に掲載したり、あるいは特別案内号としてPDF化した社内報をメールで配信したり、メルマガ形式の社内報を配信するなど、最適な発信方法も検討すべき課題のひとつです。

掲載記事は硬軟のバランスも大事

実際にグローバル社内報にどんな記事を載せたらよいか・・・最初はなかなかイメージがわきにくいかもしれません。海外赴任・駐在経験のある社員に「海外での仕事に役立つ情報」をヒアリングしても良いと思います。日本からどんな情報を発信すれば、仕事のモチベーションアップにつながるか?を考えながら、グローバル社内報の企画を進めていきましょう。今は国内勤務でも、将来的に海外でキャリアを積みたいと思っている人も多いはずです。そんな人にとっても、海外で仕事をする自分の姿を具体的にイメージできるような記事を掲載しても良いと思います。

海外支店・事業所にとって役立つ情報は何か?

海外支店や事業所は、経営戦略のなかでどのような位置づけや役割を果たしているのか?を社内報担当者もしっかり把握しておくことが大切です。これから新しいマーケットを開拓していくのか、それとも海外生産拠点のマネジメントが主体なのか、海外でのリサーチ業務がメインなのかなど、その事業所の経営課題を意識しながら現地社員に有益な情報を伝えるように工夫していきましょう。各支店の支店長やマネジメント層にも協力してもらい、現地での最新動向を定期的にレポートしてもらうコーナーがあってもよいでしょう。

私が建設会社で社内報を担当していたとき、アメリカやシンガポールなどの現地駐在員から海外で注目されている最新のエンジニアリング情報を社員や動画とともにレポートしてもらい、社内報に掲載していました。例えば、毎年ラスベガスで開催されるCES (Consumer Electronics Show) は、ハイテク産業の最新動向を知ることができる場所のひとつ。大きな見本市やカンファレンスに海外支店から参加する人がいる場合は、そのレポートを書いてもらうのも企画の一案です。日本だけでなく世界各地の事業所で働く社員にとっても良い刺激になるはずです。

気軽に楽しめる情報もバランス良く取り入れる

グローバル社内報には、経営に関するニュースや記事だけでなく、社員やスタッフのコミュニケーション活性化に役立つ記事も必要です。リラックスして読める企画も考えてみましょう。私が社内報で担当していたコーナーで、海外支店でのランチ事情を紹介した記事があります。例えば中国上海の建設現場では料理人が現場事務所で作るワンタン麺を皆で食べていたり、シンガポールのちょっと怪しげなビルのなかにある定食屋さんでのランチなど、旅行ガイドには絶対載っていない現地のグルメ情報を紹介したところ、社員からの反響が大きく何回かシリーズで掲載したこともあります。

また、「現地に赴任して驚いたこと」というテーマで記事を募集したところ、南米に赴任している社員から、自宅のトイレに当たり前のようにタランチュラ (毒グモ) が出没するというエピソード (写真・動画付き) があり、日本ではちょっと考えられないような赴任先での日常生活を紹介する記事も話題になりました。日本とは生活環境の全く異なるところにも、同じ会社の仲間が頑張って働いているんだ…と感じられる記事は社員の共感度も高かったように思います。

Global business network concept. Diversity.

 

グローバル社内報とダイバーシティの推進

グローバル社内報に掲載する記事や内容をどのように決めていけばよいかを考えてきましたが、大事なことは3つに集約されます。

グローバル社内報をつくるうえで大事な視点

【1】海外支店が自社の事業戦略でどのような位置づけにあるか、スタンスを明確にする。

【2】本社部門・海外部門の双方に役立ち、コニュニケーション活性化につながる情報を発信する。

【3】さまざまな国籍やバックグラウンドの人の相互理解に役立つ情報や企画を掲載する。

 

【3】については事業所が日本か海外かにかかわらず、さまざまな国籍・文化・考え方の人が同じ企業で一緒に仕事をしていくために必要なこと、大切なことは何か?を切り口に他者理解を深められる記事を掲載し、ダイバーシティを推進するツールとしてグローバル社内報を活用することもできます。企業の事業形態や人員構成によっては、国内向け・海外向けの社内報を個別に作るのではなく、グローバル社内報に一本化するという選択もあるかもしれません。言語も日英併記にするか、日本語の記事を英語や中国語などに翻訳するなど、その企業にとって最適なスタイルを選択し、読みやすいレイアウトになるよう工夫してみましょう。

 

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