今さら聞けない社内報の寄稿とは？どんなノウハウがある？

社内報は社内広報ツールの一つであり、会社の理念を伝えたり、働いている人々の思いを共有したりするのに有効な手段です。ただ、そのためには担当する人間だけが原稿を書いていたのでは十分ではなく、さまざまな視点からの意見をいかに盛り込むかといったことについて考えなくてはなりません。そこで、重要なポイントとなるのが寄稿です。社内報を制作するのであれば、これについてよく知っておく必要があります。

社内報を担当している、あるいは制作を検討しているという人のために、寄稿とは何なのか、どのようなノウハウがあるのかについて紹介をしていきます。

そもそも寄稿って何？

寄稿という言葉には原稿を寄せるという意味が含まれています。つまり、依頼された原稿を書いて送ることを指すわけです。一方で、依頼されて書いた原稿そのものを指す場合もあります。いずれにしても、社内報を成功に導くには寄稿が欠かせません。なぜなら、多くの人が原稿を書いてくれれば社内報の内容はより充実したものになりますし、色々な視点からの記事が掲載されているということで読み手の注目度も高くなるからです。ところが、実際に寄稿を依頼してみると、思ったように原稿が上がってこないことがよくあります。また、原稿が上がったとしても想定していた内容とは異なっていて、そのままでは使えないといったことも少なくありません。

そういった点が社内報における寄稿の難しいところです。当然の話ですが、依頼する相手はプロの物書きではなく、多くの人は原稿を執筆するという行為に不慣れです。そのため、原稿を書こうと思っても、うまく書けない場合が多々あります。また、本来の仕事が忙しくてついつい原稿執筆が後回しになってしまうといったケースもあるかもしれません。そこで、重要になってくるのが編集側のフォローです。寄稿というのはただ依頼すれば成立するというものではなく、いかにして執筆しやすい環境を整えてあげるかといった点についても押さえておく必要があるのです。

納得のいく社内報の原稿を書いてもらうためのポイント

原稿はただ書いてもらえばよいというものではなく、内容や構成が納得できるものにしてもらわなければなりません。そのためには相手との打ち合わせが重要になってきます。もし、原稿の内容を依頼した相手にすべて任せてしまうと、社内報には使用できないものになってしまうことにもなりかねません。それを防ぐにはまず、テーマについてのヒアリングを依頼者に対して行い、その上で、編集者はこちらが書いてほしいポイントをしっかりとイメージしておく必要があります。

次に、正式に依頼を行う場合ですが企画書や依頼状を渡すだけでは十分ではありません。執筆の際の注意点やポイントなどを別紙にまとめておくことが大切です。それを一緒に渡しておけば、依頼された方も原稿をぐっと書きやすくなるはずです。少なくとも、渡されたものを見てもテーマと文字数しか分からないなどといったことはないようにしましょう。また、どのような流れで原稿を書いてほしいのかがはっきりしているのであれば、そのことを相手に伝えておくのが賢明です。そうすることで希望通りの原稿に仕上がる可能性はより高くなります。

ただ、書面だけでの依頼となると、こちらの意図がうまく伝わらない可能性があります。そうならないためにも、依頼する際には口頭で補足説明を行うのを忘れないようにしましょう。

寄稿依頼書の書き方は？

社内報の寄稿依頼を行う場合、それが同じ職場の親しい相手なら、それほど悩む必要はありません。気軽に声をかけてお願いをするといった方法も可能です。しかし、あまり面識のない人や外部の人に依頼する際には寄稿依頼書を用意する必要が出てきます。

そこで問題となるのが正しい依頼書の書き方ですが、文章構成としては前文・本文・末文といった順番で書くのが一般的です。

前文でまず、「拝啓時下ますますご清栄のことと」というふうに挨拶を行い、本文で依頼内容の説明をし、末文で「ご多用とは存じますが、何卒よろしくお願いいたします」などといった具合に文を締めくくるわけです。

また、本文は挨拶文が終わったあとに「さて、」といった書き出しで始めます。執筆を依頼する社内報がどのようなものかについて簡単な説明を行い、そのあとで「つきましては」とつなげて原稿を依頼したい旨を伝えるのが基本的な流れです。

さらに、依頼書の最後に原稿のテーマ・必要な文字数・締切日などをまとめて書いておくと、依頼を受ける側にとっては内容の把握がしやすくなります。それから、もし、執筆料が出るのであれば、その金額も一緒に記載しておきます。

以上が依頼書のひな形です。あとは文章表現を変えたり、内容を追加したりするなどしてそれぞれの事情に合ったものにしていきましょう。

寄稿文の手直しをするときのポイント

締め切りまでに原稿が上がったとしても、あとはそれを社内報に載せればいいだけというわけではありません。原稿の内容をチェックし、問題があれば手直しを行うのも大切な仕事です。実際、原稿を読んでみると文章が読みにくかったり、想定していたテーマと微妙にずれていたりといった場合が結構あるものです。ただ、勝手に原稿の内容を変えると寄稿者が気を悪くするおそれがあります。そこで、「掲載にあたって、いただいた原稿を手直しする場合がある」と、あらかじめ寄稿者に対して伝えておくことが重要になってきます。

その点さえしっかり押さえておけば、多少の手直しは編集者の判断で行っても問題はないでしょう。具体的な修正ポイントとしては「専門用語が多用されている場合は分かりやすい言葉に置き換える」「長すぎる文を短い文に分割する」「硬い言い回しを柔らかくする」「不統一の語尾を統一する」などといったことが挙げられます。一方、単なる言い回しや表現方法の修正だけでなく、「原稿の内容自体をがらりと変える必要がある」「文章の大幅な追加や削除をしなくてはならない」といったケースでは寄稿者に再び確認をしてもらう必要があります。

なぜなら、いくら事前に手直しの了承を得ていたとしても、掲載した内容が寄稿者の意図と反するものになってしまった場合、トラブルになる可能性があるからです。

経営層が書いた原稿の手直しはしても良いのか

社内報の原稿チェックを行う際に最も困るのが役職者や経営層の書いた原稿ではないでしょうか。明らかに手直しの必要がある場合でもずっと上の立場にいる人間の原稿に手を加えるというのはためらわれるものです。なぜなら「下手に直して不興を買ったらどうしよう」などとついつい考えてしまうからです。結果として問題のある原稿を手直しなしで掲載してしまうといったケースも少なくありません。ただ、不本意な原稿をそのまま掲載すると、経営者サイドの思いが社員に伝わらず、せっかく執筆してもらった原稿が無駄になるおそれがあります。

そこで、日頃のコミュニケーションが重要になってきます。社内報の担当者はできるだけ密に役職者や経営層と連絡を取り、手直しなどの要望を抵抗なく行えるだけの信頼関係を築き上げておくのです。そうすれば、「より多くの人に読んでもらうために、もう少し分かりやすく手直ししてもよろしいでしょうか」などといった具合にお願いをしても気を悪くするということはないはずです。それどころか、本当の意味で信頼関係が築かれているのであれば、自分の原稿の完成度を高めてくれたことに感謝される可能性すらあります。

どんな原稿を書いて欲しいのかを伝えることが重要！

社内報の原稿はただ依頼するだけでは、なかなか希望通りのものは上がってきません。そうなると、手直しの作業にかなりの手間を要してしまいます。それを避けるには、どのような原稿を書いて欲しいかを寄稿者に対して具体的に伝えることが重要です。最初から納得のできる原稿、あるいはほとんど手直しの必要がない原稿を書いてもらえるよう、この記事などを参考にしながら、しっかりとした対策を行っていきましょう。