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社内報のつくりかた

技術広報と社内報

技術広報と社内報

こんにちは!かわうそです。新しい元号「令和」がスタートしました。社内文書や社内報でも年号の記述を変えたり、表記を統一したり・・・といった対応に追われた担当者も多いのではないでしょうか?さて、今回は「技術広報」をテーマに取り上げてみたいと思います。「技術広報」は、最近注目を集めている広報の仕事のひとつです。業界や業種によっては技術広報専門の担当者がプレスリリースの作成やメディア対応を行っている企業もあるかと思いますが、今、なぜ注目を集めているのでしょうか?そして、社内報で自社の技術や強みをわかりやすく伝えるためにはどのような工夫ができるか、さっそく考えていきたいと思います。

技術広報とはどんな仕事なのか?

 

「技術広報」とはいったいどんな仕事でしょうか?もし、明日から「技術広報」の担当として仕事を任されることになったら、どんなことから始めればよいか・・・仕事の内容をイメージできますか?

企業広報の現場では「プロダクト広報」と「経営広報」の2つの分野に大きく分かれています。前者は商品や製品・プロダクトに関する情報を、後者は経営や財務状況、業績などに関する情報を社内外に発信する仕事を担っています。「技術広報」は、会社の新しい技術やエンジニアリングに関する情報を社会にむけて戦略的に発信していく仕事です。具体的にはプレスリリースの作成、技術関連イベントの企画・開催、メディア対応など多岐にわたりますが、建設業・化学工業・製造業などでは、広報部門に技術広報の担当者がいて、技術部門と連携しながら技術広報のノウハウを蓄積している会社も多いかもしれません。

ここ数年「技術広報」という仕事が新たに注目されはじめているのは、インターネット関連企業が増えていることがその背景にあります。特にIT関連のベンチャー企業やスタートアップ企業では、自社が開発したシステムやプロダクトの認知度をいかにして高めるかが、資金調達や業績にも大きく関わってきます。―自社の技術やサービス、導入メリットをいかにして発信するか、どのメディアを使ってどんな情報を配信していくか ― という戦略的な情報発信が重要と考えられるようになってきたためです。先進的な技術力で企業のブランド力が構築されれば、優秀で魅力的な人材もその企業に集まってくるようになり、技術広報の手法について関心が高まりつつあります。

社内報で技術をより詳しく、わかりやすく伝える工夫

技術広報といっても、単にプレスリリースをまとめて、メディアで情報を発信するだけではありません。社内の技術開発部門と連携をとりながら、長期間にわたるリサーチや、イベントの準備をする地道な仕事です。また「情報を伝える」だけでなく、企業価値を高める技術情報を「発掘する」ことも忘れてはいけません。さらに、社外だけでなく社内向けの技術広報にも力を入れることによって、自社技術への理解度を高め、新たな事業開発へのアイデアが生まれる風土づくりにもつながります。

技術広報の仕事は、まずR&D部門やエンジニア達にヒアリングを行い、社外にリリースできそうな開発案件について情報収集をすることからスタートします。開発の進捗状況をみながら、関係部門と調整してリリースのタイミングや内容を決めていきます。案件によっては記者発表会やリリースイベントを企画したり、企業の価値向上につながる情報発信方法にも工夫が必要です。

企業によって技術部門に所属しながら技術広報を兼務したり、広報部門に数年間異動したりなど、技術広報担当のポジションもさまざまです。社外への情報発信には積極的でも社内向けの技術広報はほとんど行わないケースや、社内報にはプレスリリースの内容を要約して掲載するのみ、という会社も少なからずあるようです。社内報担当者は文系出身者だけだから「技術広報はハードルが高い」と考えている人もいるでしょう。では、自社の技術や取り組みを社内報でわかりやすく紹介するためにはどのような記事を掲載すればよいのでしょうか?

たとえばプレスリリースから一歩深く踏み込んで、営業部門や管理部門の社員もよくわかるように専門的な内容をかみ砕いて説明し、テキストだけでなく図や画像を使って視覚的にもわかりやすい記事を社内報に掲載することで技術部門や開発部門への理解が深まり、社員一人ひとりが自社技術の強みを理解することができます。

技術開発のプロジェクトを継続的に取材していくと、最新技術が誕生するまでのプロセスや開発者の試行錯誤の過程を社内報でリアルに伝えこともできるはずです。新技術の開発担当者の実験メモやアイデアメモの一部を紹介しても面白いかもしれません。社外向けの技術広報とは別のアプローチで、技術開発に関するストーリーを追いかけるのも社内報だからこそできる技術広報のひとつのスタイルです。

エバンジェリストとしての役割

専任の技術広報担当者がいる企業であれば、社内外の技術情報や新技術の開発情報をキャッチアップする仕組みやノウハウが蓄積されているところもあるでしょう。一方で技術的なこと、専門的なこと分からないから社内報でも何となく技術やテクノロジーに関するトピックは敬遠しがち・・・という消極的な担当者も多いと思います。

もし「技術広報の仕事の進め方」が曖昧な場合は、まず技術部門との定期的なミーティングの場を設定し、現在進行形で取り組んでいる新技術や業界のトレンド情報などについて、テーマを限定せずに情報交換をすることからスタートしてみましょう。技術部門の人は、大学や研究機関の開催するカンファレンスに参加している人も多いので、社外で得た最新の情報をもとにディスカッションをしても良いと思います。

アッセンブルした情報のなかから、自社技術の先進性や独創性をどのようなスタイルで発信していくか?プレスリリースやメディアの取材対応の準備を進めていくのが、次のプロセスになります。情報をより効果的に伝えられれば、会社の技術力を社会に広くPRできるだけでなく、ビジネスチャンスにもつながります。自社の技術をわかりやすく、より効果的に発信していく「エバンジェリスト」としての役割も重要な仕事になってくるわけです。

社内向けの発信も技術広報の大切な仕事です。まず社員が「自社の技術やテクノロジーを詳しく知る」ことで新しいアイデアが生まれたり、プロジェクトの開発過程や進捗状況を社内報に掲載することで、プロジェクトマネジメントやチームビルディングの手法など、他の部門でも仕事に応用できる部分があるかもしれません。社内向けの技術広報は「会社の成長のプロセスを伝えていく」仕事でもあります。

会社の成長を後押しする技術広報とは?

社内外の情報を広く収集し、よりわかりやすく、より親しみやすく、自社技術の強みを伝えていく「技術広報」の仕事について、具体的なイメージを持てましたか?最も難しいのは「よりわかりやすく、より親しみやすく伝えるにはどうしたらよいか?」というポイントかもしれません。技術者の語る言葉を一般の人にもわかりやすく理解できるように言葉を言い換えたり、図表で説明したり・・・といったアイデアを出すのも技術広報のセンスが問われる部分です。

そのセンスを磨くためには同業他社のプレスリリースを読んだり、テクノロジー関連のイベントに参加することで、何か良いヒントを得られるかもしれません。私自身も毎年開催されているCEATEC(シーテック) に参加していろいろな企業のブースを回り、展示パネルを見学して資料やパンフレットをもらって、社内報で技術情報を説明するときの「見せ方」の参考にしていました。

大きなイベントでは企業から担当者から直接説明を受けられるので、そういったレクチャーも良い勉強の機会となりました。ネットだけでは得られない、リアルなコミュニケーションで最新技術について説明をうけると、開発者や担当者の「熱量」を感じられるのもこういったイベントの良いところです。そして、新しい技術やテクノロジーによって、どんなメリットがあるのか?何がどう便利になるのか?などをわかりやすく説明する方法のヒントを得られたように思います。

 

Business people using pen,tablet,notebook are planning a marketing plan to improve the quality of their sales in the future.

 

「どういった情報の見せ方、プレゼンテーションをするか」は、企業のブランドイメージにも少なからず影響してきます。「技術力が高い会社」「先進性に優れている会社」であることを、技術広報の発信力でわかりやすく、明確に伝えられるかどうかはとても重要な問題です。比較的規模の小さなベンチャー企業やスタートアップ企業ではブログやSNSを活用したり、オウンドメディアを立ち上げて技術広報に取り組んでいる会社も多く見かけます。会社の経営戦略と関連付けて自社技術を紹介し、ユーザー目線にあわせた説明をしているところも多く、その会社の社風や個性も伝わってくるのでとても参考になります。

どんな情報発信スタイルが最適か・・・?は企業によってもそれぞれ答えが異なります。これから社内報でも技術広報に力を入れていきたいという担当者の方は、技術開発部門の人とも協力しながら、一歩踏み込んでいつもより少し詳しく、分かりやすい情報を発信するように心がけてみましょう。最初はプロジェクトを推進している「人」をクローズアップする記事でも良いと思います。

企業によってはカリスマ的なCEOやCTOが自ら技術広報を担っていることもありますが、社内報でも継続的に技術広報に取り組むことが大切です。「技術広報」のノウハウを蓄積していくことで会社全体の発信力が高まり、会社の成長を後押しできるのではないでしょうか。

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