社内報の創刊号を作るには？制作のポイントを徹底解説！

社内報は社員が会社のことを理解し、共感したうえで仕事を行うための大きな役割を担っています。今まで社内報を発行していない会社で創刊号を任された担当者は、社内報をどのように作るべきなのか悩んでしまうことでしょう。社内報がその役割や目的を果たし、スムーズに発行へと繋げていくためには、創刊号において何が必要なのでしょうか。

ここでは、創刊の準備や制作の手順など、社内報の創刊号を作るうえでポイントとなることを紹介していきます。

創刊号を制作する前に考えるべき社内報の目的とは？

社内報の最終的な目的地は、発行することでも社員全員に読んでもらうことでもありません。社内報で必要なのは、全員に読んでもらったうえで、会社のことを理解し、共感して実際の行動に結びつけてもらうことです。その目的地にたどり着くために、まず必要なのが発行目的を考えることです。会社には、それぞれの置かれている状況や社風が存在します。それぞれの会社に合わせて、どのように社内報を活かしていくべきかを考えて発行目的を立てましょう。また、状況が変わったときは社内報の発行目的も変わっていく必要があります。最初に決めた目的のままだと、移り変わる状況についていけず、取り残されて社内報の意味がなくなってしまう恐れがあるからです。

経営理念や企業風土、社員の一体感の醸成や社内コミュニケーションの活性化など、発行目的を定めた場合には社内に告知するべきでしょう。社内報を手にする社員に対して目的を明確にすることで、どのように読み、活用すると良いかを示すことができるのです。発行に際しての明確な意思があれば、社員もそれに応えることができます。また、同じ目的を共有することによって、編集に対する意見や感想にも反映されます。その意見や感想は、編集する側にとっても、目的に合った記事づくりをするための糧となるのです。

社内報の発行方針を決めるポイント

社内報の創刊号を発行するにあたっては、その発行方針を定め、ゴールを設定することが非常に重要になります。まずは、社内報を発行して社員に配布する目的を考えましょう。社内報をわざわざ発行するためには、明確な目的を定めなければなりません。経営理念や将来進むべき目的の共有、一致団結のために必要な社員同士のコミュニケーション強化など、目的を作ることで社内報で取り上げる話題を考えることができます。次に、対象読者を考えることもポイントです。社員に限定していいのか、それとも取引先や顧客なども含めた他の読者が存在するのかを想定しておくことは、社内報の内容を考えるうえでも大きなポイントとなります。社員のみに向けた内容の社内報を取引先などに配布しても、魅力が伝わる可能性はかなり低くなります。

同様に、対象読者については、その年齢や性別・タイプなどといった属性も把握しておかなければなりません。ただし、全員に読んでもらうことを考えてしまうと、属性を見つけることは困難になります。あまり関わりのない消極的な人などは、対象から思い切って外してしまうことも必要でしょう。そして、魅力ある社内報にするためには、編集に関わる自分自身も楽しめる内容のものである必要があります。制作者の思いが伝わるためには、制作者自身が興味を持ち、力を入れたものでなければいけないからです。

社内報の創刊号を発行する前に効果的な創刊準備号とは？

社内報の創刊号をいきなり発行した場合、社員にとっては突然のことで受け身になってしまうこともあるでしょう。そこで効果的なのが、創刊準備号を発行するという方法です。創刊準備号を出すメリットとして、まずは社内報のスムーズな導入に繋げられることが挙げられます。社員に対してだけでなく、編集する側にとっても、発行に際して必要な手順を確認することができるでしょう。次に、社内報の創刊を認知してもらえることもメリットです。社内報がどのようなものになるのか、興味を持ってもらうことができれば、創刊号発行の際にも前向きに受け入れてもらうことができます。

また、創刊準備号で社員に対してアンケートや募集を行えば、参加意識を高めることができるでしょう。さらに、社員からのレスポンスを活かして企画を作り上げれば、社員も一緒に関わっているという認識を植え付けることができます。創刊準備号の発行は、社内報発行にあたって各部署に原稿依頼をする際にも役立ちます。特に、いきなり創刊号を出してしまう場合では、各部署に原稿依頼をする際、創刊する社内報の存在についてから説明を始めなければいけません。創刊準備号においてその存在を知ってもらっておくことで、原稿依頼の際にもスムーズに行うことが可能になるのです。

社内報の創刊号を制作する手順

社内報を制作するにあたって、その手順を確認していきましょう。最初に行うのが、社内報の発行目的の決定です。会社の意向や社員のニーズも踏まえて、最初に決めておく必要があります。次に、編集方針と誌名の決定です。発行目的を満たすための編集方針を決めるとともに、目的に合った社内報の誌名を考えましょう。社内報作成の予算を考えることも重要な手順といえます。制作を外注するかどうかによっても、費用は大きく変わってくるので、しっかりと調べておくことが大切です。

社内報に関わる担当者の決定や、協力体制の構築について考えるのが、次の手順です。社内報の担当者が1人になってしまい、協力体制がなくなると行き詰まってしまいます。各部署に社内報担当者を置くなどの配置があれば、担当者も安心して社内報と向き合うことができるでしょう。そして、社内報を外注するか自主作成するかの最終決定を行います。自社で作成する場合には、作成ソフトについても決定しておきましょう。決定したら、ページ数や企画立案、台割やラフレイアウトについて定めていきます。創刊準備号を発行する場合には、このタイミングでの発行が良いでしょう。

次に、企画記事の撮影や取材を進めていきます。取材のアポイントメントを取り、ラフレイアウトの画像や文章量を考慮しながら行っていくと効果的です。そして、社内報冊子の外部デザインを決定していきます。外部発注の場合、ここで発注を行います。原稿を執筆し、デザインを完成させたうえで校正を行いましょう。特に、固有名詞や住所・連絡先にミスがないかは、念入りにチェックする必要があります。最後に、印刷または印刷の発注を行います。社内報の配布に合わせて、アンケートを実施しておくと、アンケート結果や意見などを次号に活かすことができて効果的です。

初めての社内報制作で不安な場合の対策

初めての社内報に関わる担当者として、制作にあたっては不安な点も多くあるでしょう。もしも不安な場合、外部の専門会社に任せてみるのも1つの方法です。専門会社に任せると、それぞれの会社に合わせた社内報発行の目的と役割について、コンサルティングを受けることができます。そして、目的や役割を実現する、より良い社内報を作り上げることができます。会社によっては企画の段階から発送までを一元化して任せることができる点もメリットです。さらに、効果測定を行うことで効果を可視化し、社内報のさらなる改善点を見つけだして社内報の価値向上に繋げられます。社内報の価値向上は、担当者としても評価に繋がるメリットがあるでしょう。

発行目的を考えて社内報の創刊号を制作しよう

社内報の創刊号を制作する際に、発行目的を明確にすることは重要です。社員に社内報を読んでもらったうえで、社員に何を伝え、どのような行動を期待するのかを考えておく必要があります。発行目的をまず明確にしたうえで、その目的に合わせた内容や企画、デザインを考えていくことによって、質の高い社内報の創刊号を制作することができるでしょう。