社内コミュニケーションツールの現状は？活用するメリット・デメリット

会社では、社員同士が連絡を取り合う手段が必要になります。さまざまな技術が発達した結果、社内コミュニケーションツールの手段として、いろいろ便利なものが現われて、もはやメールだけの時代ではなくなりました。より便利で快適に使えるツールがたくさん出ているので、利用しない手はないでしょう。

そこで、ここでは社内コミュニケーションツールを活用するメリット・デメリットと、具体的にどんなツールがあるのかについて紹介していきます。

社内コミュニケーションツールは多様化している

ひと昔前までは、社内コミュニケーションというと、電話やメール、または直接会って話すというのが一般的でした。しかし、スピード感が求められ、業務が多忙になってきた現代では、社内コミュニケーションツールも多様化しています。特に注目を集めているのは、情報共有の重要性です。業務に関わる膨大な情報を社員全員で素早く共有しないと、ビジネスに支障をきたしかねません。そこで、多くの会社ではさまざまな情報共有ツールが利用されています。

情報共有を円滑・容易にするためには、情報共有ツールが不可欠です。膨大なデータを管理し、社員間でスムーズに共有することに特化しているので、導入すれば円滑な業務遂行とコミュニケーションが期待できます。これからの時代、メールや報連相という形だけにこだわるべきではないでしょう。情報共有ツールがあることによって、プライベートに近いようなコミュニケーションも取れます。いろいろなメリットがあるので、導入すれば、社内のさまざまなシーンで大いに活用できるでしょう。

ツールを利用するメリット

社内コミュニケーションツールを利用するメリットとしては、まず社内の情報共有がしやすくなることが挙げられます。従来もデータ管理についてはさまざまなツールがありました。さらに一歩進んで、管理した情報を共有しやすくするのが社内コミュニケーションツールです。管理ツールだけでは叶わなかった共有までがスムーズに実現します。

会社のスピード感の向上に繋がるのもメリットです。日々蓄積される膨大なデータを効率よく集積し、いつでも必要なときに瞬時にアクセスできるようになるので、業務がかなりスピードアップするでしょう。仕事の効率化という点で、大いに活用できます。業務内容の可視化ができるのもメリットといえます。１つのツールで誰がいつどんな情報にアクセスして、どんな仕事をしたのかが一目でわかるようになります。社員数が多い企業であればあるほど、コミュニケーションツールのメリットを感じることができるでしょう。

情報管理の一元化ができるのも見逃せません。いろいろなツールを使ってしまうと、管理方法がまちまちで、必要なときに情報を取り出すのが困難になります。データ流出の危険性も高まります。この点、コミュニケーションツールを導入して情報管理を一元化すれば、安全にアクセスしやすい状態で情報を管理することが可能です。

離れた勤務地の人とも交流しやすいというのも、コミュニケーションツールのメリットです。全国にオフィスがあるような企業では、遠隔地同士のコミュニケーションがどうしても難しくなります。ツールを導入すれば、いつでもコンタクトを取ることができるので、地理的な遠さを感じずに済みます。メールの場合に生じるタイムラグなどの問題も、コミュニケーションツールなら解決することが可能です。

ツールを利用するデメリット

社内コミュニケーションツールを利用するデメリットとしては、ツールを使いこなせない人が出てくる可能性があることが挙げられます。あまりにも操作が難しいツールを導入してしまうと、せっかくのツールを使いこなす前に挫折してしまう社員も出てきます。ツールを導入するときは、できるだけ操作が簡単で、初めてでも直感的に使えるものを選ぶことが重要です。

導入目的が曖昧な場合だと失敗しやすいのもデメリットです。せっかく便利なツールを導入しても、何のために使うのかがあいまいだと、社員がなかなか使ってくれず、導入するメリットを発揮できなくなってしまいます。ただ費用がかかるばかりで、コスト面でも良くありません。今困っていることがあり、それを解決するためにツールを導入するのだということを社員が理解しておくことが大切です。

セキュリティ面でのリスクが発生しやすい点もデメリットとして挙げられます。大事な情報を扱うツールですから、セキュリティは非常に重要な問題です。数あるサービスの中でも、セキュリティが安心なツールを見極めて導入することが重要になります。

どんなツールを活用できるの？

社内コミュニケーションツールとして、いくつか具体的なものを紹介します。

まず、チャットツールです。チャットツールの良さは、すぐにメッセージのやり取りができる点です。グループを作って、みなで情報共有をすることもできます。ファイルの送受信や共有もできるので、必要なときにすぐに資料を取り出すことが可能です。タスク管理機能もあるので、効率的に仕事を進めていくことができるでしょう。

社内SNSは、ビジネス用に開発されたSNSです。SNSの良さであるリアルタイムでのやり取りを可能にしつつ、ビジネスユースに必要な便利な機能が含まれているのが特徴です。通常のSNSは情報がどんどん流れていってしまうため、必要なデータや資料を取り出しにくいという難点があります。この点、社内SNSには重要な情報をピックアップしておけるピン機能がついていて、情報を留めておけるものがあります。すでに社内で導入しているサービスとの連携機能も充実しており、これまで使用してきたサービスも使い続けることができるようになっているのが特徴です。

WEB社内報というものもあります。従来は紙ベースで発行されることが多かった社内報を、WEBで見られるようにするものです。WEBであれば外出先などでスマホで見ることもできるので、あまり社内報に興味がなかった人にも見てもらえる可能性が高まります。

ツールを選ぶときのポイント

社内コミュニケーションツールを選ぶときのポイントとしては、まず自社の課題を明確にすることが大事です。コミュニケーションツールにはいろいろな種類があり、機能も異なっています。自社にふさわしいツールを選択するためには、自社の抱える課題を把握して、それを解決できるようなツールを選ぶ必要があります。課題に合わせて導入目的の設定をすることも大事です。何のためにツールを導入するのか、導入することでどんな課題がどう解決されるのか、社員が理解しておくことで、導入後の利用が促進され、ツールの利用定着が図れます。

多くの従業員が使いこなせるような操作性なのかを重視することも重要です。コミュニケーションツールですから、誰にでも使いやすいものでなくては意味がありません。専門知識や難しい操作の必要がなく、誰でもすぐに使え、使い続けることにストレスを感じないようなツールを選びましょう。

書類や画像データなどをアップロードできる容量もチェックポイントです。個人用ではなく会社用のツールなので、容量が小さいとすぐに使えなくなってしまいます。快適に利用し続けることができる容量が確保されていることを事前に確認しておきましょう。また、コスト面を考慮することも大事です。使い続けるツールになるので、導入コストとともに、ランニングコストがどれくらいかかるのかも合わせてチェックしておかなければなりません。事前に料金体系をしっかりチェックしたうえで導入するようにしましょう。

ツールを使ってコミュニケーションを円滑にしよう

社内コミュニケーションツールを使うことによって、社内の情報共有がしやすくなります。また、コミュニケーションが活発になると、社員間の一体感が生まれるので、チームプロジェクトも円滑に遂行できるようになるでしょう。何よりも、円滑なコミュニケーションによって上司と部下や同僚などの良い関係性を維持できるようになります。社内の雰囲気を良くして、社員のやる気アップにもつながるので、社内コミュニケーションツールは積極的に取り入れていきましょう。