社内報のWEB化について考える

こんにちは！かわうそです。今回は「WEB社内報」をテーマに考えてみたいと思います。社内報を紙や冊子で発行している会社も多い一方で、情報の速報性に優れ社内コミュニケーションの活性化にもつながるWEB社内報を見直す企業も増加。社内報のWEB化のメリットや運用にあたって注意したいポイントについてまとめてみました。

社内報をWEB化するメリットとは？

新入社員として広報室に配属されたばかりの頃「これは新人の仕事だよ！」と言われたのが、毎朝一般紙や業界紙などの新聞を整理して綴じることでした。毎朝、新聞のインクで手が真っ黒になったのを思い出します。新聞を整理しながら、同じニュースでも各社切り口が違うな･･･とか、業界紙では同業他社の動向や業界のトレンドを知ることもでき、雑務とはいえ大切な勉強の時間だったのかもしれません。新聞を読み比べることも今ではスマートフォン1台で簡単にできるようになりました。株価やニュース速報などをプッシュ通知で、もれなくチェックできる機能も利用できます。スマートフォンを眺めながら、ふだん利用しているニュースアプリの便利な機能を社内報に応用できないかな？･･･と考えたことがある人も多いのではないでしょうか？

社内報をWEB化する主なメリットとしては、下記のような点が挙げられます。

　・ニュース性の高い記事をリアルタイムで発信できる。

　・動画による情報配信で、新しい技術や製品情報なども分かりやすく具体的に伝えられる。

　・コメント投稿機能を設置することで、記事への反応や感想などを社員間で共有し社内コミュニケーションの活性化につながる。

　・過去の社内報掲載記事をアーカイブとして登録し、検索・閲覧が可能になる。

　・PV数や閲覧時間などの効果測定により、社員のニーズにあった社内報を制作できる。

紙の社内報ではできなかった「いいね！ボタン」や「コメント投稿」などの機能が付加されることで、組織の活性化も期待できます。しかし、導入前には情報の設計方法・画面デザインやユーザビリティ・運用方法などの要件をしっかり決めておくことが大切です。紙の社内報に掲載していた情報をそのままWEBに移し替えるのではなく、WEBならではの情報発信方法やコンテンツの作り方を工夫していく必要があります。

情報の速度と深度を考える

WEBを利用した情報発信は、速報性に優れているのが最大のメリットです。たとえば、プレスリリースや新製品の発売日にあわせて、タイムリーな情報発信ができます。新製品CMのオンエア日をねらってメディア掲載情報を通知することも可能です。

WEBで情報発信をする場合は社員が社内報をいつ・どこで・どれくらいの時間を割いて読むのかというシチュエーションを想定して、最適な文字数や画像の点数を決めていく必要があります。日本人の平均読書速度は1分あたり400～600文字。1記事を800～1,200文字程度で作成すれば、2～3分で目を通すことができます。始業前・昼休み・就業中の気分転換など社内報を読む頻度・時間などを考慮し、スキマ時間でもストレスなく読めるボリュームや配信タイミングを考えてみましょう。

速報性の高い情報はサクっと1分程度で読める400～600文字程度に、もう少し詳しい情報を伝えたい場合は1,200文字程度までボリュームアップするなど、情報の内容や性質によって文字数や画像の点数を調整していくことも大切です。毎週・毎月決まった日に経営トップからのメッセージを掲載したり、人気の連載記事を更新したりすると、社内報を定期的に読む習慣がつきます。記事を作成する以外にも、WEB社内報を見てもらえる仕掛けをつくることも社内報担当者の重要な仕事です。

「情報の深度」についても考えてみましょう。社内報にはひとつのテーマを深く掘り下げた特集や経営計画に関する記事などじっくりと読んで欲しいテーマもあるはずです。ボリュームのある記事も画面デザインなど視覚的な工夫により、パソコンやスマホ画面でも読みやすい記事になります。どのような情報の伝え方が最適か、制作過程で意識しておきたいポイントです。簡潔明瞭に伝えるべき情報、詳しく丁寧に伝えるべき情報とは何か？－WEB社内報を導入しない場合でも、社内報担当者で一度議論してみる価値のあるテーマです。

フロー情報とストック情報を整理する

WEB化を進める前に、まずデジタルメディアのコンテンツは「フロー情報」と「ストック情報」の2つのタイプがあることを確認しておきましょう。例えばFacebookやTwitterなどSNSの情報配信は、タイムライン形式で「今」起きていることを多くの人と共有するのに向いています。新しい情報が次々に流れ、古い情報は画面の下へと流れていく「フロー情報」です。一方、ブログ形式のメディアは、月単位や年単位、カテゴリ別に情報が整理され、過去に掲載された記事も検索機能を使えば欲しい情報を簡単に探せる「ストック情報」になります。

速報性にウェイトを置いたインフォメーションやお知らせのような記事は「フロー情報」、経営トップからのメッセージや経営計画の解説、特集記事は「ストック情報」に分類できます。フローとストックのバランスをとりながらコンスタントに更新することで、社員も社内報を見る習慣やチェックするサイクルができるようになります。また、社員に今知ってほしいニュースは情報の鮮度が大事。まずはお知らせやニュースとして紹介してから、後日改めて詳しいフォローアップ記事を掲載するなど、フローとストック情報を使い分けることでより興味を持って読んでもらえるはずです。

社内報では会社の事業の歴史や歩みをわかりやすくまとめ、アーカイブとして記録・保存し、未来に残すことも大切な使命です。社内報に掲載した情報や記事が将来有効に活用できるようにしなければなりません。「フロー情報」と「ストック情報」の整理や管理も検討課題のひとつです。

社内コミュニケーションを活性化する機能

WEB社内報でタイムリーな情報発信を実現するだけでなく、SNSに近い機能を実装した社内報アプリの導入で社内コミュニケーションの活性化を促すこともできます。社内報アプリではアンケートやコメント機能を追加することも可能です。

社内報アプリを導入する際には、運用のガイドラインを明確にしておくことが大事です。たとえば、グループチャットなどは、最初は広報担当者のみなど利用者を限定し、トライアル期間を設けて「こうすれば上手くいきますよ！」というモデルケースを示してから全社員に広げていく方法もあります。新入社員のグループ間での情報交換にアプリを活用するのも一案です。チャットやSNSでのコミュニケーションに長けた世代がどんなふうに社内報アプリの機能を使いこなしているかを知ることで、世代による価値観・仕事観の違いやコミュニケーションスタイルを理解するきっかけになるかもしれません。

電話やEメールのほか、最近ではビジネスチャットツールを取引先とのやりとりに取り入れている企業も増えています。電話や会議ではトーク(話し言葉)、メールやチャットではセンテンス(書き言葉)のスキルやセンスも必要です。誰もがストレスなく利用できるようコミュニケーションツールを利用する際のエチケットやマナーも、導入前に議論しておく必要がありそうです。

WEB社内報が最適解とは限らない

WEB社内報、さらには社内報アプリの導入にあたって、チェックしておきたい点をいくつかまとめてみましたが、実際に導入してみると、紙の社内報とは仕事の進め方や情報の取り扱い方が異なる部分も多いと思います。

何よりもまず大事なのは導入前の準備。掲載する情報内容・更新頻度・運用方法などの要件をきめ細かく決めておくことがポイントです。システムの開発や改修などの費用が発生し、社内報というメディアの性質上、セキュリティ対策も講じなければなりません。WEB社内報やアプリの導入・移行時には、社内報のコンセプト・内容・運用方法について検討してからスタートしてみましょう。しっかり準備運動をしてから、走り出すことが重要です。

社内報のWEB化や、アプリ機能の導入によるメリットは多いものの、紙の社内報のほうが社風や社員との親和性が高い場合もあります。

WEB社内報と紙の社内報を両方発行する企業、紙の社内報を復活させている企業もあります。WEB社内報で記事のポイントやエッセンスを簡潔に掲載し、続きは紙面でフォローする媒体連動企画で社員の関心を集めることもできます。また社員食堂や休憩スペースにデジタルサイネージやテレビモニターを設置している企業では、社内報の目次やトピックを紹介しても良いでしょう。

自社に適した社内報のスタイルとは何か･･･今一度、社内報を発行する本来の目的に立ち返ってみることで、その会社にとっての最適解が見つかるはずです。

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社内報をリニューアルしたい時に読んでほしい記事５選
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