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職場活性化

企業人事は何のためにある?役割や業務内容まとめ

2019.02.14

企業人事は何のためにある?役割や業務内容まとめ

企業人事は、企業で働く人材に関するさまざまな業務を担っています。人材のオペレーションや事務的な手続きはもちろん、従業員にとって働きやすい環境作りも人事部の業務の一環です。さらに、経営者や管理職の意見も踏まえながら、人材管理を行わなければいけません。人事部は企業の心臓部を担う、重要な役目を果たしているのです。しかし、具体的にどのような業務を行うのかは知らないという人もいるでしょう。
そこで、人事部の役割や業務の内容について解説します。

そもそも企業人事って何?

企業人事とは、企業における人事部のことを指します。人事部は企業の経営層と従業員の橋渡しをしたり、入社希望者への対応を行ったりなど、企業で働く人に関するさまざまな業務を行う部署です。新たな人材の獲得や既に働いている人材の管理、人材の活用なども担当します。人事部の役目は大きく分けて人材開発と組織開発、オペレーション、制度設計と運営、戦略的パートナーの4つです。

まず、人材開発と組織開発は、従業員のモチベーションを挙げるような風土づくりや企業を牽引していける人材育成などを行います。

オペレーションは、給与の計算や勤怠の管理、福利厚生の手続きなどの業務です。

制度設計と運営は、賃金制度や昇給、昇格、異動など、企業における制度の管理や運営を行います。

戦略的パートナーは、経営者や事業責任者、経営幹部にとっての良き理解者であり協力者でいるという役割です。

これらの業務を担当する人事部は、企業の心臓部を担う非常に重要な立場と言えるでしょう。

ただし、単純に従業員や入社希望者のオペレーションをしていれば、人事部の役割が果たせるとは限りません。人事部は、経営と連動しながら、戦略的に業務をこなしていかなければいけません。そのため、基本的には経営幹部や人事部長など、管理職からの指示に従って動きます。また、大企業と中小企業によって、人事部の規模や人事業務の内容も変わってくるのです。大企業なら、人事業務が細分化されていることから、いわゆる縦割りの組織になりやすい傾向が見られます。一方、中小企業では1人の人事担当者が、関連業務を一手に担っている場合が多いです。

人事部と総務部の違いって?

人事部と同じくバックオフィスに属する部署が総務部です。人事部と総務部の仕事は似通った点が多く、実際に人事部と総務部が同じになっている企業もあります。総務部は主に、来客の受付や対応、備品や土地、建物の管理などを行う部署です。また、株主総会の企画や運営を担当する場合もあります。社員旅行や忘年会、新年会など、社員向けのイベントを企画するのも総務部の役割です。その他にも、総務部では他の部署では扱っていない業務を引き受けます。その為、企業によって業務範囲が異なるのも総務部の特徴であり、人事部と根本的に異なる点です。

一方、人事部は社員の募集や採用、就業規則や教育制度の制定、給与計算など、人材に関わる業務を担当します。特に、人事評価制度や目標管理制度は、企業の経営に大きく影響する、重要な業務です。住所の変更や通勤経路の変更など、社員からの届出も人事部が管理します。さらに、年末調整や社会保険の算定基礎届も人事部の主要業務です。

人事部が必要な理由とは?

企業に人事部が置かれるのは、主に人事情報の集約化を行うため、社員のモチベーションを管理するためという2つの理由があります。大きな企業ほど多くの従業員が働いているため、人事情報も不透明になりがちです。例えば、どの部門に人手が足りないのか、新規部門にどれくらいの人出が必要なのかといった情報がわからなくなってしまいます。そこで、人事部が人事情報を常に把握しておくことで、スムーズな人事異動や人材の有効活用ができるのです。

ただし、業績を重視するばかりで、人材の育成を怠ってしまうと、従業員のモチベーションを下げてしまいます。モチベーションは業務の質や生産性を大きく左右します。また、離職率にも直結する問題です。同じ企業で働いている人のなかにも、モチベーションが高い人もいれば低い人もいます。常にモチベーションを高く維持できる人や、目標を見失わずに成長できる人もいますが、そのような人材は非常に稀です。基本的に、従業員のモチベーションは労働環境や処遇によって常に変化します。従業員が働く喜びや目標を見失わないように定期的にチェックを行うのも、人事部の大事な役割です。

人事部の業務内容って何?

Business

人事部の業務内容は、人材の採用や配置、移動、評価、育成など多岐に渡ります。

まず、新卒採用や中途採用など、採用に関する業務は人事部の担当です。ただし、いきなり募集を行うのではなく、現状分析を行ったうえで要員計画を作ります。計画を作成したあとは、採用手段と雇用形態を検討し、いよいよ採用活動を始めるのです。選考結果の通知や入社に関する手続き、内定者のフォローなども必要です。

人事部では、人材の配置や異動制度の設計、計画も行います。すべての従業員のニーズを満たすのは難しいものの、可能な限り最適な配置が実現できるようにしなければいけません。さらに、策定した制度を浸透させつつ、選考業務や異動後の手続きなどの実務も行う必要があります。

人材の評価については、評価制度の策定から運用まで人事部の担当です。結果は昇進や昇格、配置、給与などにも反映されるため、できるだけ公正で客観的な評価でなければいけません。

さらに、社員研修のスケジュールや告知、開催など、人材育成とキャリアの開発も行います。そして、これらすべての務に関わる人事制度の策定や運用も、人事部の重要な役割です。人事制度は企業の運営と社員の生活の双方に大きな影響を与えます。そのため、人事制度は多くの従業員が納得できるような、公正かつ明解な内容である必要があるのです。

さらに、労働時間の管理や給与計算といった労務管理を通じて、社員の生活に密着したオペレーションを行います。

社会保険の加入手続きや脱退手続き、福利厚生の事務手続き、広報といった仕事も人事部の役割です。事業規模が大きくなるほど雇用形態や福利厚生の種類が増え、人事部の業務も煩雑化します。このように多様な役割を担う人事部は、経営層からも従業員からも期待を集めるとともに、重大な責任を担っている部署でもあるのです。

人事部に求められること

人事担当者として働くからには、人事部に求められる能力や業務を常に意識しつつ業務に当たらなければいけません。まず、優先されるのが経営環境の変化を常に把握し、柔軟に対応することです。また、確実に業績を上げるためには、従業員の能力や専門性を重視したうえで人事管理を行う必要があります。そのためには、一人ひとりの個性を重視した人事管理を行わなければいけません。

さらに、労働市場の多様化に適応できるような人事管理も期待されます。また、広報も人事部の大事な仕事のひとつです。さらに、社員のモチベーションアップにつながるような社内報を発行すれば、働きやすい風土作りにも貢献できます。

社員のモチベーション管理に重要な社内報とは?

社内報とは、社内における広報ツールのひとつです。社内報を通じて会社の歴史や沿革を知ってもらったり、社員同士のコミュニケーションを促進させたりするなどの役割があります。

社内報は主に社員のモチベーションを向上させるために発行されるものです。わざわざ従業員を集めなくても、社内報で功績を発表することができます。特に、複数の地域に展開している企業や従業員数の多い企業では、社内報の影響は大きいです。給与や賞与の内容は、社内で共有されることはありません。そのため、ほかの従業員には評価や功績は伝わりづらいのです。しかし、社内報なら表彰式よりも気軽に公表できるうえ、ほかの従業員にも伝わりやすいでしょう。

社内の人間に限らず、家族や友達にも見せられたり、SNSのように拡散しやすかったりするのも大きなメリットです。褒められた内容が社内報という形で残るため、いつでも見直せます。過去の功績を振り返ることで、モチベーションもより高まるでしょう。

人事部としての役割をきちんと果たそう

人事部は社員のモチベーションを管理し、人材を有効に活用するために欠かせない部署です。人事部に期待される働きを把握したうえで役割を果たし、従業員にとって働きやすい環境作りを心がけましょう。

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