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社内報のつくりかた

社内報への寄稿のお願いと修正依頼の方法

社内報への寄稿のお願いと修正依頼の方法

社員に読んでもらう社内報を作るためには、興味深い内容を充実させることが大切です。そのための方法として、寄稿してもらうのはおすすめできます。興味深い内容の原稿をもらえば、それが社内報の大きな目玉となるでしょう。しかし、寄稿してもらう際の方法に困っている人がいるかもしれません。また、寄稿してもらった文章を修正してもらいたい場合もあるでしょう。
そこで、社内報への寄稿のお願いの仕方や修正依頼の方法について解説します。

寄稿の意味とは?

寄稿とは、そもそも雑誌や新聞などへ原稿を送ることです。あるいは、原稿そのものを寄稿と呼ぶこともあります。ただし、社内報の場合は、社員や関連企業の人などから原稿を募ることを寄稿と呼ぶケースが多いでしょう。もしくは、こちらから特定の人に原稿を依頼する方法が寄稿と呼ばれることもあります。そして、寄稿は単に原稿を受け取ることだけではなくて、その原稿が実際に社内報に掲載される状態にすることを含みます。

したがって、原稿を校正したり、本人に再度チェックしてもらったりする機会も必要となるでしょう。最終的に原稿が掲載できるレベルに達するまで、執筆者との付き合いは続くのです。

寄稿してくれる人は、文章を執筆するプロでない場合があります。特に社内報に寄稿してもらう相手は、文章のプロでない方がほとんどです。そのため、寄稿してもらった原稿をそのままの形で掲載できるケースはまれでしょう。寄稿してもらう際には、原稿を直したり、チェックしてもらったりする機会を用意するべきです。

社員から寄稿してもらう方法

社内報では、社員から寄稿してもらうケースがよくあります。その際には主に2つの方法によって、寄稿を募ることができます。

まず社内報の中で一般社員に対して寄稿を募集するという方法はよく使われるでしょう。
例えば、特定のコーナーの中で社員からの募集を呼びかけるのです。誰でも気軽に寄稿できるような内容のコーナーがあるならば、そちらで随時原稿を募集するとよいでしょう。そうすれば、自分達ですべての原稿をつくる手間を省くことができます。一般社員から目新しい内容を含んだ原稿が送られてくるケースがあるため、それは社内報の魅力を高めてくれるでしょう。

あるいは、原稿をもらいたい相手を決めて、こちらから寄稿をお願いするという方法があります。
例えば、特定の部署について取り上げたいならば、その部署の一般社員や部署長に対して寄稿を依頼してみましょう。役職者に対して今期の展望についての寄稿を依頼してみたり、新入社員に対して寄稿を依頼したりするといった方法もあります。さまざまな人から寄稿してもらうことによって、社内報の内容がどんどん豪華なものとなっていくでしょう。

特定の相手に依頼するには?

もし特定の相手に寄稿してもらいたいならば、きちんとマナーを守って依頼するべきです。まず、寄稿をしてもらえる余裕があるかどうかきちんと確認しましょう。相手から了承を得ないままにいきなり依頼をするべきではありません。相手は自分の仕事をしながら、その合間に原稿を書かなければいけないのです。そのため、明らかに忙しそうな相手に依頼をするのはマナー違反でしょう。実際に原稿が掲載されるまでに十分な期間がある段階で依頼をするべきです。そうすれば、相手は都合の良い時間に原稿を書く余裕が出てきます。

寄稿を依頼する際には、社内報の概要や寄稿の趣旨、どんな内容を書いてもらいたいのか、文字数や期限といったことをまとめて伝えましょう。相手が寄稿を引き受けるかどうか判断できるだけの材料を与えることが大切です。過去に掲載された原稿や社内報そのものをサンプルとして送ることもおすすめします。何かしらの謝礼を出せる場合は、謝礼についても記載しておきましょう。

原稿に修正が必要になったときには?

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多くの場合、寄稿してもらった原稿をそのまま掲載することはできません。誤字脱字があったり、内容がテーマからズレていたりする場合は、修正してもらうことになります。ただし、原稿を手直ししてもらうことが難しいケースもあるでしょう。せっかく相手に善意で送ってもらったものに対して修正依頼をするのは、相手の気分を害してしまうかもしれません。特に相手が役職者や取引先の人の場合は遠慮してしまうでしょう。

すべてのケースで修正の際に本人に確認しなければいけないわけではありません。場合によっては、本人に確認をとらずにこちらで修正可能なものもあります。例えば、表記を統一したり、簡単な言葉に置き換えたりするといった簡単な修正です。あるいは、文章を適度に区切ったり、文末表現を統一したりするのも、本人へわざわざ確認しなくても良いでしょう。

ただし、削除する部分が多かったり、全体的に文章を変えたりする場合は、本人にきちんと確認をとるべきです。文字数が少なかったり、内容に不備があったりする場合には、文章を追加してもらう必要があります。このように修正依頼をしなければいけないケースがあるため、寄稿を依頼する際にあらかじめ修正依頼をするケースがあることを伝えておきましょう。

取材と併せて原稿をもらう方法

社内報の記事を作成するときには、誰かに取材をしてその内容を記事にまとめるという方法があります。この方法の利点は、取材の際に本人や事業所内の写真を撮影できるため、読みやすさが増すことです。また、社内報の編集部で記事をまとめるため、記事の方向性がぶれてしまうのを防げるというメリットもあります。

ただし、取材先について編集部が深く理解していないと、ピントのずれた記事になってしまう可能性があります。取材では、不明点や疑問点についてきちんと質問をして、取材の対象への理解を深めましょう。

あるいは、取材を了承してくれた相手に対して、併せて原稿を依頼するという方法もあります。取材を引き受けてくれたのであれば、寄稿も快く引き受けてくれるケースが多いです。本人が原稿を書くことによって、そのテーマについてより詳しくて質の高い内容の記事を得られるでしょう。ただし、この場合は寄稿されたものをそのまま掲載するのではなくて、修正する必要があるケースが多いです。修正依頼をするケースがあることをきちんと了承してもらいましょう。

寄稿と取材を使い分けて依頼もスムーズに

社内報は寄稿による記事と取材による記事を上手く使い分けることをおすすめします。すべてを取材記事だけでまとめるのは、編集部の負担が大きくなってしまいます。また、すべてを寄稿によって済ませてしまうのは手抜きの印象を与えてしまったり、方向性がズレやすくなったりするため、おすすめしません。1つの社内報の中に、誰でも自由に寄稿ができるコーナーと取材記事の両方が含まれていることが理想的でしょう。
読者が寄稿できるコーナーがあれば、より社内報が馴染みやすいものとなります。ただし、原稿をもらうのであれば、修正の必要なケースが多いため、そのことはあらかじめ了承してもらい、必要に応じて修正依頼をするとよいでしょう。

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