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社内報のつくりかた

社内報の作成に悩んだときに!参考になる書き出しのポイントは?

社内報の作成に悩んだときに!参考になる書き出しのポイントは?

社内報にはさまざまな記事を掲載します。そのため、社内報の作成にあたっては、書き出しの段階から書き方に迷ってしまう人も多いです。書き出しは、読者が本文まで読むかどうか判断するために目を通す部分です。そのため、記事のなかでも特に重要な部分だと言えます。
多くの人に読んでもらえる社内報を作るには、どのような書き出しをすればよいのでしょうか。今回は、社内報に掲載する文章について、書き出し方のポイントを紹介します。

作成を始める前にまずはすべきこと

社内報を作成するときは、最初に企画をしっかり練り、企画の意図を理解しておきましょう。社内報の企画としては、社員へのインタビューやプロジェクトストーリーなどさまざまなタイプがあります。それぞれの伝えるべきポイントや訴えるべき内容は異なるため、意義のある企画にするためには作り手がそれらをきちんと意識しておく必要があります。そうすれば、実際に社内報の編集を始めるときもスムーズに取り掛かることが可能です。

また、社内報の作成にあたっては、スケジュール管理が重要です。できれば、社内報の制作についておおまかな年間スケジュールを立てておくと、安定的な社内報の発行につながります。社内報が完成するまでには、さまざまな工程があります。具体的には編集会議や原稿の依頼などがあり、社内報は複数の人の関わりによって完成しているのです。そのため、社内報の作成を滞りなく進めるには、締切日の設定などの日程調整が必要になります。原稿の入稿日や修正指示日などについては、あらかじめ細かくスケジュールを立てておきましょう。

さらに、社員へのインタビューや写真撮影が必要な場合は、早い段階で着手しておいたほうがいいです。急な日程調整が難しい部分でもあるため、余裕をもって行っておいたほうがスケジュール的にも安心でしょう。また、取材は取材依頼書の作り込み具合によって、取材の質が大きく変わります。取材依頼書をしっかり作り込むことができると、取材の意図を取材対象となる社員にも的確に伝えられ、取材時に回答を掘り下げやすくなります。社内報作りを成功させるには、入念な準備が必要不可欠です。

社内報の原稿の基本とは?

社内報は各自が自分の意思で購読している媒体ではないため、工夫して作成しないとなかなか読んでもらえません。社員に読んでもらえる社内報を作るには、社内報の原稿の書き方の基本をおさえる必要があります。社内報の原稿は「大見出し・小見出し・リード・本文」で構成するのが基本です。

大見出しと小見出しは、記事全体の内容が伝わるような言葉を選んで簡潔にまとめます。そのうえで、思わず本文まで読みたくなるようなインパクトをつけると効果的です。言葉選びや言い回しを工夫しましょう。時間がない人は、社内報をパラパラとめくりながら、大見出しと小見出しだけに目を通します。そのなかで魅力的な見出しがあれば、本文まで目を通してくれる可能性が高くなります。

また、リードは記事全体の内容を要約した文章にします。リードを読めば記事の内容を把握できる状態が理想ですが、さらに本文まで読んでみようと思わせるような書き方をする必要があります。

本文については、演繹法ではなく帰納法で書くのが一般的です。帰納法は最初に何があったのかを完結に説明し、あとから詳細を説明していく書き方です。
加えて、5W1Hを意識しながらリズムのある文章にすると、読者を飽きさせずに文章の最後まで導くことができます。

語尾は「です・ます」調または「だ・である」調で統一するのも、読みやすい文章の基本です。

社内報で書き出しが重要な理由

社内報を作るなら、文章の書き出しが重要です。書き出しの内容によっては、文章全体をしっかりと読んでもらうことはできません。社員は忙しい業務のなかで社内報を手に取るため、書き出しに目を通して興味をひく内容がなければその記事を最後まで読もうとはしないでしょう。そもそも社内報は、必ず目を通さなければ業務に支障が出るような内容はほとんど含まれていません。そのような状況で社員に読まれる社内報を作るには、書き出しを工夫して目をひく内容にする必要があります。

逆に言えば、書き出しが読みやすくて面白ければ、最後まで読んでもらえる可能性はグッと高くなります。社内報は会社についての情報がたくさん書かれているので、社員にとっても少なからず関係のある内容ばかりです。そのため、伝え方を工夫すれば読者の興味をかき立てることは十分に可能です。多くの人に読んでもらえる社内報を作るには、魅力的な書き出し方ができるかどうかが重要なカギとなります。

社内報の書き出しを考えるときのポイント

社内報の書き出しを考えるときは、いくつか気を付けたいポイントがあります。

まず、ありきたりなあいさつは避けたほうがよいです。例えば「そろそろ夏ですね」や「寒くなってきました」といったフレーズは普段からさまざまなところで目にするため、文章として読み飽きている人が多いです。こういった表現が書き出しに使われていると、たとえ本文に斬新で面白い話が書かれているとしても、そこにたどり着く前に読者がページを離れる可能性が高くなります。

社内報をしっかり本文まで読み進めてもらうためには、あえて本題から遠い話から入ってみるのもひとつの手です。例えば、自社の大きなプロジェクトがテーマであるにもかかわらず、書き出しに書き手のプライベートな話題が書かれていたとしましょう。この場合、読者は「どうやって本題につながるんだろう?」と気になるはずです。もちろん、こういった書き方をするときは、うまく本題へつながるような話題を選別する必要があります。普段から面白いコラムや話題について情報を集めておくと、社内報の書き出しに使えるネタを用意しやすくなります。

文章全体をまとめるポイント

読者に満足してもらえる社内報を作るには、文章全体のまとめ方も重要です。いくら読者をひきつける書き出し方ができても、きちんと文章をまとめることができないと、読者をがっかりさせてしまうおそれがあります。

文章全体のまとまりをよくするには、文章を作成する前の準備が大切です。まずは、文章の材料となるネタをすべてリストアップしましょう。そして、リストアップした要素をどの順番で説明するのか決めます。説明する順番をうまく整理できれば、よりスムーズな文章としてまとめることができます。

実際に文章を書くときは、並び替えたそれぞれの項目にいろいろな情報を肉付けしていきましょう。加えて、重複している表現は省き、端的な表現に直していきます。

一通り文章を書き終えたら、少し時間をおいてから全体を読み返します。時間をあけると、文章を書き上げたときには気付かなかった脱字や誤った表現も見つけることが可能です。さらに、誤りではなくても「もっとこうしたほうが読みやすい」という部分を見つけたら、内容をブラッシュアップしていきます。時間に余裕があればこれを何回か繰り返すと、よりまとまりのある文章を完成させられます。

社内報の書き出しに力を入れていこう!

社内報を作成するなら、文章の書き出しが重要です。書き出しの内容によって、最後まできちんと読んでもらえるかどうかが決まるといっても過言ではありません。もちろん、どのようなテーマを扱うのかは社内報にとって大切な要素です。しかし、どんなに魅力的なテーマを選んだとしても、表現の仕方によっては読者の反応が大きく変化します。書き出し方のポイントをおさえて、読者に目を通してもらいやすい社内報を作成しましょう。

 

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