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社内報のつくりかた

企業防災と社内広報

企業防災と社内広報

こんにちは!かわうそです。今回は「企業防災と社内広報」をテーマに考えてみたいと思います。
2018年は日本各地で災害の多い1年でした。いつ、どこで起こるかわからないのが自然災害。日頃から防災対策を推進し防災意識を高めることは従業員の命を守ると同時に会社の事業継続においても重要な課題です。万一、被災した時にどのように行動すべきか・・・。社内報ではどのようなメッセージを伝えていけばよいのでしょうか。さっそく、答えを探っていきたいと思います。

災害時に企業が果たすべき役割とは?

私たちは阪神大震災や東日本大震災、熊本地震といった大規模な災害を経験しました。2018年には北海道胆振東部地震、大阪府北部地震が発生し、日頃の防災教育や訓練の大切さを痛感した人も多いはずです。災害発生時の初動対応が遅れると、深刻な二次災害につながる可能性もあります。地震だけでなく、火山噴火や豪雨による水害も含めると(1)自然災害リスクにどう備えるか、(2)従業員や家族の生命・生活を守るために何をすべきか、(3)災害の影響を最小限に抑え、いかにして事業を継続させるか、(4)被災地域に対してどのようなサポートや貢献ができるか・・・といった問題について、企業の規模に関わらず明確かつ具体的な計画を策定することが企業防災の第一歩です。

少し時計の針を戻して、子どもの頃を思い出してみると・・・夏休みも終わり、9月1日に学校が始まると必ず行われるのが防災訓練。9月1日は関東大震災が起きた日でもあり、小学生の頃からずっと「日本は地震国だから、万一に備えての訓練を欠かさないことがとても大切」と教えられてきました。学校だけでなく、9月の防災週間に防災訓練を実施している会社もあると思います。起震車に乗って揺れの強い地震を疑似体験したり、消火器やAEDの使い方を学ぶことは、「もしも・・・の時」に役立つはずです。

先に企業の防災対策として4つの視点をあげましたが、勤務中や通勤中に被災したらどのように行動すべきか、マニュアルを作成している企業も多いと思います。しかし、マニュアルの作成は防災対策のスタートラインにしかすぎません。災害時にマニュアルに定めた行動基準や指示系統が機能しなければ意味のないものになってしまいます。社内広報の担当者は、まず会社の防災対策やマニュアルについてしっかり把握することが大切。そして、社内報やWeb社内掲示板などを使って、マニュアルの内容や企業防災への取り組みを継続して伝えることが重要なミッションであるといえます。

防災意識を高めるために何ができるか?

自然災害が起きた場合、自宅や会社の広域避難場所がどこに指定されているかを知っていますか?知っている人は意外に少ないかもしれません。会社や事業所にはアルバイトや派遣社員として一時的に就業している方がいたり、転勤してきたばかりで事業所周辺のことをあまりよく知らない人もいるはずです。防災マニュアルが策定されていても「何をすべきか」「どこに避難すべきか」を把握している人が少なければ、指示や伝達がうまく機能しないこともあります。入社や異動時に丁寧にガイダンスをしたり、社内報や支社(支店)報などですべての従業員に災害時の備えについて知ってもらうことが必要です。

商業施設や飲食店、交通機関を運営している企業では、いかにして顧客や乗客を守るかも重要です。想定される災害対応シナリオを作成し、定期的に訓練を実施しているところもあります。こういった日々の取り組みを社内報で積極的に紹介していきましょう。

社内報では防災をテーマにさまざまなトピックを紹介することもできます。例えば、キャビンアテンダントが着用しているスカーフは、三角巾や止血など骨折や怪我の応急手当にも利用可能です。防寒にも役立ち、何本かつなげればロープにもなります。ネクタイやハンカチも災害時に同じ用途で使えるので、こういった豆知識をまとめて紹介するのも一案です。

会社によっては自社ビルだけでなく、大型のオフィスビルにテナントとして入居している場合もあると思います。高層ビルでエレベーターが停止した時は、階段で避難しなくてはいけません。ヒールを履いて高層階から階段を降りるのは、想像以上に脚に負担がかかるものです。車椅子や妊婦の方たちの安全は確保できているでしょうか?高層階にオフィスがある会社では、そんなポイントを踏まえつつ社内報担当者が実際に階段を昇降して、避難のシミュレーションを写真入りで紹介することもできます。

災害の状況によって自宅や避難所まで歩いて帰宅したり、しばらくオフィスで待機を命じられることもあるはずです。その会社の立地環境に応じた避難方法や安全対策を、社内報の記事としてまとめることもできます。事業所ごとに周辺の環境が異なるので、支社(支店)報などで迅速に避難するためのポイントを詳しく紹介してもよいでしょう。

Evacuation plan

災害や被災経験をどう伝え、記録するか?

2018年は地震や水害など、災害の多い1年でした。2018年を象徴する漢字についてのアンケートやニュースを見ていても、「災」の1文字をあげる人が多かったようです。会社の事業や日々の生活に災害の影響が少なからずあった・・・という方もいらっしゃるかもしれません。近年はBCP(事業継続計画:Business Continuity Planning)という視点からの防災対策も注目されています。もし実際に被災したら、どのような初動対応をしたか、事業所の復旧作業をいかに進めていくかはビジネスを継続していくうえで重要です。

私も阪神大震災・中越地震・東日本大震災を経験した人から、震災発生当日どのような1日を過ごしたのか話を聞く機会がありました。東日本大震災は被災範囲が広域に及び、首都圏でも帰宅困難者が発生。就業時間中に地震が発生したことから、すぐに帰宅すべきか、しばらく会社に待機すべきかを判断し、社員に指示を与えるのが難しかったという声も多く、防災対策の難しさを考えさせられました。たとえば、営業や通勤で車の移動が多い事業所の場合はどうでしょうか?車による避難は渋滞が発生し、身動きが取れなくなりリスクが高くなることもあり得ます。事業所の置かれている状況によってどのような対応が適切か判断の分かれるところです。

自然災害発生時に企業としてどのような対応をしたのかを詳しく記録し、社員に伝えることも社内報の役割のひとつです。災害発生直後の状況・対策本部の設置・従業員の安否確認・被害状況の把握・事業の復旧・バックアップ体制をドキュメントとして残すことは、災害に強い社内体制を整え、企業防災を推進するうえでも大切な仕事といえるのではないでしょうか。会社・事業所ごとに従業員の置かれている環境は異なります。災害時にどのような対応をしたのか、問題点はなかったか、被害を最小限に抑えられる対策は何かという問いかけや課題抽出、検証も大事です。

災害時の社会貢献はどうあるべきか?

災害からの被害を最小限に抑える防災対策だけでなく、被災地域や被災者へのサービスやサポートを積極的に行っている企業もあります。携帯電話会社が行っている災害発生時の通信ネットワークの確保・無料充電サービス・Wi-Fiの提供は、被災地域への代表的なものといえるでしょう。通信だけでなく、医療や物流など被災地支援をしている企業では被災地の状況やニーズを捉え、タイムリーな情報発信をすることが「減災」にも繋がります。

義援金や救援物資を提供するだけでなく帰宅困難者に自社ビルの一部を開放したり、被災地でボランティア活動をする人のためにボランティア休暇(有給)制度を導入している会社もあります。自社のBCP(事業継続)だけでなく、近年はCSR(企業の社会貢献)という側面から企業防災に取り組んでいる企業も増えています。

自社のサービスや事業活動で直接被災地を支援する以外にも、ボランティア派遣や義援金、自社製品を救援物資として無償提供するなど、企業によって復興支援のあり方は異なります。被災地で何が求められているのかというニーズを把握するために、NGOやNPOとの連携を強化している企業も少なくありません。どのような社会貢献が求められているのか、被災者の生活や心に寄り添ったサービスや支援とは何かを議論し、社内報で問題提起をすることもできます。

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自然災害が発生した時「会社・仕事仲間・顧客・家族への影響をいかにして最小限に抑えるか?」だけでなく、「被災した地域や人々を自社のサービスや製品でどのようにサポートするか」という2つの視点は企業防災を考えるうえでとても重要です。また社内報で企業防災をテーマにした記事を作成する場合は、(1)災害発生時に冷静に行動できるよう防災知識や社内の行動基準をわかりやすく伝える (2)被災後も事業を継続するために必要な準備や対策を周知する (3)被災地域への支援のあり方を提案する-この3つの視点で考えてみましょう。

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