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職場活性化

社内コミュニケーションの課題と施策のポイント

2019.01.22

社内コミュニケーションの課題と施策のポイント

社内コミュニケーションの重要性が注目されています。コミュニケーションが活発に行われていなければ、さまざまな問題が起きてしまうからです。
それでは、社内コミュニケーションに関して、一体どのような課題が存在するのでしょうか。また、その課題を解決するためにどのような施策が有効であり、どんなポイントを意識して施策を進めるべきなのでしょうか。
社内コミュニケーションを活発にする立場の人の参考になる情報を提供します。

コミュニケーションの重要性

社内コミュニケーションが図れていないと、例えばリーダーが出した指示の意味や方向性を部下が正確に理解できなくなります。その結果、チームがリーダーの意図するのとは別の方向に進んでしまったり、目的を履き違えてしまったりする可能性があるのです。この場合、そのズレをどこかで修正する必要があり、余計な労力や時間がかかってしまうでしょう。また、コミュニケーションが希薄だと、それぞれが個人で仕事をしているという感覚になってしまい、なかなか一体感を得られなくなります。孤独を感じてしまう社員が出てきたり、居心地の悪さを感じてしまう社員が出てきてしまったりするのです。その結果、社員が離職してしまう可能性が高まるでしょう。

社内でコミュニケーションが活発に行われていないと、人間関係はどんどん希薄になります。その結果、ちょっとしたことでも他人に相談をするのを躊躇したり、一人で悩みや不安を抱え込む社員が出てきてしまったりするかもしれません。また、コミュニケーションが行われなければ、情報共有が行われなくなり、トラブルを見逃してしまう可能性もあります。また、トラブルが発生したときに、必要な情報を持っている人を探すのに時間がかかってしまうケースもあるのです。このように社内コミュニケーションはとても重要なものです。

コミュニケーション施策の例

社内コミュニケーションを活性化させるために実際に行われている取り組みはたくさんあります。例えば、トップと対話をする機会としてミーティングや面談を実施する企業があります。実際にトップと会話をする機会があれば、そこでトップの思いを聞けるでしょう。経営者が何を考えているのかを知る良い機会となり、これによって会社の方向性を再確認することができるのです。研修を実施している会社は多いです。例えば、管理者を対象として社内コミュニケーションを活発にするためのスキルや知識を学ぶ研修を受けるのです。あるいは、全社員を対象として、社内コミュニケーションに関連した研修が実施されることもあるでしょう。

社内で独自のプロジェクトが立ち上げられて、そこにさまざまな部署の人達が年齢や役職などにとらわれずに参加するケースがあります。同じプロジェクトに参加することによって、一体感を得られるでしょう。レクリエーションもよく用いられる施策であり、例えばスポーツ大会を実施したり、社員旅行に参加したりして、親睦を深めることを目的としています。これらの施策を実行することによって、実際に効果のあったという企業も存在するのです。

課題は縦と横のコミュケーション

社内コミュニケーションの課題として2種類の繋がりがあり、それは縦の繋がりと横の繋がりのことです。縦の繋がりとは、例えば、会社の経営陣と社員、あるいは上司と部下といった繋がりです。このような上下関係の間柄のコミュニケーションが上手くいかなければ、お互いの考えや目的などが分からなくなってしまうでしょう。また、実際の会社には上層部と平社員だけではなく、その間には中間管理職がいます。この中間管理職の役割は重要であり、上下のパイプ役として働くのです。縦の繋がりに問題がある場合、中間管理職に責任があると考えられるでしょう。ここで問題が生じれば、現場の問題をトップが理解できなくて、重大なトラブルが起きてしまうケースもあります。

横の繋がりとは同じ立場の関係の人達の間でのコミュニケーションのことです。パートナー企業との関係も横の繋がりに含まれるでしょう。この繋がりに問題があると、上手く連携を取ることができなかったり、情報共有ができなかったりするという問題が生じます。コミュニケーション不足によって日常の業務に直結する問題が起きやすいのです。またコミュニケーションが少ないことによって、職場の一体感が低下してしまうでしょう。

コミュニケーションのポイント

社内のコミュニケーションが上手くいかないのは、何かしら原因があるものです。その原因を考えて、課題を明確にすることから始めるべきです。そして、課題に合った施策を実践すれば、問題が解決されるでしょう。例えば、縦の繋がりに課題があったり、横の繋がりに課題があったりすることがあります。あるいは、部署や拠点を超えた繋がりにも課題が存在するケースもあるのです。どこに課題があるのかを知るためには、実際にアンケート調査をするのが有効でしょう。

例えば、縦の繋がりに課題があるならば、上司と部下が面談をしたり、あるいは役員や他部署の上司と平社員が面談をしたりするという例があります。横の繋がりに問題があるならば、従業員同士がお互いを称賛しあうためにサンクスカードを活用したり、新入社員に対してウェルカムランチを行ったりするという施策があります。課題を明確にして、それに適した施策を実施しましょう。

有効的な施策のトップは社内報

社内コミュニケーションの改善策は多くの企業を悩ませている問題です。それぞれの企業がさまざまな施策を実施しているのですが、その中でも特によく用いられているのが社内報を取り入れることでしょう。多くの企業に社内報が存在しており、それが一定の効果を発揮しているのです。社内報は社内コミュニケーションを活発にするために昔から実施されている取り組みであり、確かな実績のある方法となっています。

社内報とは社内広報をするためのツールのことです。社内の情報や価値観をみんなで共有できるツールになることを期待できるでしょう。社内報は、それぞれの会社ごとに内容が大きく異なっており、その会社らしさが表現されているものです。主に紙媒体とWeb媒体の2種類があり、両方ともに採用している会社もあるでしょう。紙媒体は気軽にページをめくって中身を確認できるため、短時間で概要を把握しやすいです。また、携帯しやすいため、通勤途中や休憩時間、就寝前など場所や時間を選ばず読むことができます。みんなで一緒に読んで感想や意見を言い合って楽しむということもできるでしょう。また、関連企業に配ることもできるため、社内報によって会社の特徴を分かりやすくアピールするという活用の仕方もあります。

社内報でコミュニケーションを

社内報は古臭いものだと考えている人もいて、実際に社内報が縮小してしまった企業もあるのですが、最近は社内報の価値が見直されつつあります。昔から現在にいたるまで社内報が残っているというのは、それだけ社内報に存在価値がある証拠といえるでしょう。社内コミュニケーションの施策について悩んでいる担当者は、あらためて社内報の価値を見直してみることをおすすめします。例えば、社内報担当者のための情報サイトをチェックすれば社内報をこれから取り入れたい人は有益な情報を得られるでしょう。いろんな情報サイトを参考にしながら、社内報を取り入れてみてください。

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