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社内報のつくりかた

希望通りに原稿を書いてもらうには?社内報の原稿依頼方法

希望通りに原稿を書いてもらうには?社内報の原稿依頼方法

社内報に掲載する記事は、基本的には社内報担当者が執筆しますが、内容によっては他者に執筆依頼をすることもあるでしょう。原稿を執筆してもらう際には、どのような内容の記事を書いてもらいたいのか、明確に伝えることが大切です。正しい方向性が伝わらないことで、目的と大きくずれた原稿が納品されてしまい、結果として修正対応にものすごく工数がかかってしまう場合もあります。
このコラムでは、希望通りの原稿を執筆してもらうための依頼方法について解説します。

社内報に原稿を書いてもらうメリット

他者に原稿を書いてもらうことによるメリットはさまざまですが、記事を書く人が社外の人なのか、社員なのかによっても得られるメリットは変わってきます。まず、社外の人に原稿を書いてもらうメリットですが、相手が著名人の場合であれば、ほかでは読めない貴重な記事を掲載できます。より多くの社員に社内報を読んでもらう良いきっかけにもなるでしょう。例えば、作家、俳優、スポーツ関係者などの記事は興味を持ってくれる人も多いのではないでしょうか。著名人に原稿を依頼する場合は、謝礼が発生するのが一般的です。企画する際は、相手に応じた予算を組んでおきましょう。

あるいはもっと気軽に、取引先企業や関連企業の担当者に頼むといったこともいいでしょう。相手から見た企業のイメージなど客観的な意見も聞けるでしょうし、他社の社風などを知るきっかけにもなります。また、今後も仕事を行う相手であれば、相手の思いや仕事内容を知ることで、親近感を持ちやすくなるといったことも大きなメリットです。取引先企業や関連企業であれば、無償で寄稿を引き受けてくれる場合が多いでしょう。

社内の人に原稿を書いてもらうことにも、いろいろなメリットがあります。もっとも多いパターンが、他部門紹介やその人が担当している専門的な業務を紹介してもらうことを目的としたものでしょう。広報担当者が取材して書くよりも、より詳しく具体的な話を紹介してもらえることもあります。社長や役員などに依頼する場合は、経営トップの生の声を聞くチャンスになります。担当者の部署内の人や上司など身近な人に依頼する場合は、職場でのコミュニケーションの活性化につながるでしょう。多くの社員が読む社内報の記事を書くということが、本人のモチベーションアップになることもあります。

希望通りの原稿を書いてもらうには?

他者に原稿を書いてもらうことで、担当者としてはその分、別の取材を行う時間が作れるなど、ほかの仕事を行う余裕も出てきます。しかし、肝心の原稿の方向性がずれてしまうと、せっかく書いてもらっても大幅に修正が入ったり、場合によっては最初から書き直したりということが必要になります。そうなると、最初から自分で書くよりも大変です。著名人や社外の役職者など、相手によっては微修正で済まないことを伝えにくい場合もあります。また、どんな相手であっても、自分がせっかく書いた原稿を大幅に直されるというのは、いい気分がしないでしょう。こういった事態を防ぐためには、どのような原稿を執筆してほしいのか、あらかじめきちんとした依頼書を準備しておくことが必要です。ここからは、具体的な依頼方法について解説します。

ポイント1:方向性と意図を明確に伝える

まず大切なのは、方向性と意図を明確に伝えるということです。そもそも社内報が何を目的としたものなのか、特徴や方向性といった大枠についてもわかりやすく伝えましょう。そのうえで、社内報のどの企画に掲載されるのか、原稿を書いてもらう目的、盛り込んで欲しい内容、目安の文字量などを明確に伝えることです。担当者には当たり前の情報でも、相手は知らない場合のほうが多いでしょう。例えば、語尾は敬体か常体かといった文章トーン、社内報の配布先なども記事を書くうえでは大切な情報です。

こういった情報をきちんと依頼書の形で簡潔にまとめましょう。記事内容だけでなく、希望納期、原稿を提出した後での校正タイミング、掲載予定時期といったスケジュールも相手に伝えるべき情報です。依頼書がない場合は、良い機会ですからこうしたフォーマットを作成しておきましょう。次に原稿を依頼するときにも活用できますし、寄稿される原稿のクオリティも整いやすくなります。相手に仕事を依頼するのは大変ですが、社内報担当者のコミュニケーション力の見せどころともいえるでしょう。

依頼書は、遅くとも希望納期の1週間以上前には渡しましょう。忙しい経営トップや社外の人であれば、最低でも2週間前には依頼するのがルールでしょう。また、社内報の原稿を書くのが初めての相手であれば、メールで依頼書を送るだけでなく、きちんと会って意図を伝えるほうが丁寧です。最新号も手渡し、誌面イメージについても確認してもらいましょう。

ポイント2:サンプルや企画書を用意する

依頼書に加えて、用意したほうがいいのが掲載コーナーの企画書です。ただし、依頼書や企画書を用意しても、文章だけでは相手に具体的なイメージが伝わらないということもあります。依頼書や企画書に加えて、サンプルイメージを添付するとより親切です。連載物の企画であれば、前号の記事コピーを手渡したりするといいでしょう。視覚的なイメージが共有できれば、趣旨や意図から大きく外れたものが納品されるといった失敗は減らせます。新しい企画の場合でも、きちんと企画書を用意し、方向性に近い記事などのサンプルイメージも用意しましょう。

相手が忙しい、あるいは文章を書くのが得意でないといった場合は、質問用紙を用意して回答を埋めてもらい、それを担当者で記事に仕上げるといった方法もあります。その場合は、質問意図が明確で相手が答えやすい質問を複数用意する必要があります。自由記述欄もあるといいでしょう。質問用紙形式で行う場合は、質問のクオリティが肝心です。

面白い読み物になるかは人選も重要

面白い読み物にするためには、人選は重要です。企画に合った人なのか、その人が選ばれていることに妥当性があるかといった点に感度を働かせましょう。また、記事にする内容がたっぷりありそうな人を選ぶことがコツです。例えば、営業業績トップを維持している人は皆に参考になるエピソードを多く持っているでしょうし、社外で表彰された人は注目度も高く、読む側も納得しやすいでしょう。不公平感を軽減するテクニックのひとつとして、その部署のトップに人選を依頼するという方法もあります。社内報担当者が選んだのではなく、部署のトップが決めた推薦者であれば、皆が納得しやすいでしょう。

また、いつも同じような人でも面白くありません。性別や年齢、部門、役職などは、できるだけばらつきを持たせ、バランスよく依頼していくことも大切です。男性が続いているのであれば、次は女性でというように、そこは社内報担当者から働きかけましょう。さまざまな人が登場することで、誌面の新鮮味も保たれます。さらに、より多くの人に社内報に関心を持ってもらえますし、不公平感を持たれるということも減らせるでしょう。

適切な人選と正確な説明がポイント

他者に原稿を書いてもらう場合は、企画に合った人選を行うことが大切です。人選が決まったら、記事の意図や方向性をできるだけ会って伝えましょう。成功のコツは、できるだけ分かりやすく丁寧な依頼を心がけることです。相手に意図を理解してもらうだけでなく、記事を書くことへのモチベーションを持ってもらうことは、面白い記事を生み出すためには必要なことです。面白い記事がたくさん掲載されていくことで、結果としてより多くの人に読んでもらえる社内報になるでしょう。

 

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