web社内報の目的・役割は？読んでもらえる社内報の作り方

せっかく苦労して作った社内報が、配布したそのままの状態で机に置かれているのを見て、がっかりしたという経験がある担当者は多いのではないでしょうか。社内報には経営理念やビジョンを社内に浸透させるなどの目的がありますが、そもそも社員に読んでもらえなければ意味がありません。より多くの社員に情報を届けるためには、媒体も工夫する必要があります。
この記事では、増えつつあるweb社内報と従来の紙の社内報についてそれぞれのメリットと、読んでもらうためのコツについて紹介します。

そもそも社内報の役割とは何か

社内報の役割は企業の事業内容や従業員規模によってもさまざまです。一般的には、会社の経営理念やビジョンを浸透させる、他部門の仕事内容についての理解を深めて部門間の関係を強固にする、社内の情報共有手段といった役割があります。いくら経営トップが社員に向けて素晴らしいスピーチを行っても、口頭ではなかなか思いが伝わりきらないこともあるでしょう。その点、広報部員などの視点を通じて文字化されている社内報であれば、メッセージを的確に伝えやすくなります。企業のトップから新入社員までが共通して見られる情報であることも社内報の大事な特徴であり、さまざまな階層を同じ目的に向かわせやすくするツールでもあります。

web社内報のメリットとは？

従来では、社内報というと紙媒体が主流でした。しかし、インターネットの普及に伴って、web版の社内報も増えています。企業によっては、紙媒体とweb媒体の両方を使い分けているといったケースもあるでしょう。web社内報には、経済面、更新性、利便性において紙媒体にはないさまざまなメリットがあります。まず、web版であれば、紙媒体のように大量の部数を印刷して配送するといった必要がなく、その分のコストが抑えられます。

また、なんといってもこまめに更新できるということがwebの魅力です。午前中に行われたイベントでも午後には紹介できますし、あるいは社員の受賞関連などのように突然飛び込んできたニュースにも対応しやすくなります。紙媒体の場合では、印刷から配布までにどうしても日数がかかります。社員の手元に届くころには情報が陳腐化してしまうという問題点に悩んでいる担当者も多いでしょう。webであればタイムリーな更新が可能ですので、その分社内報担当者から発信されるニュースの価値も高まります。

加えて、誤植などの修正にも対応しやすいというメリットも大きいでしょう。紙媒体の社内報を作成している担当者がもっとも神経を使うプロセスが、最後の校正の段階ではないでしょうか。社員の名前や役職はもちろん、掲載している情報に間違いがあってはなりません。しかし、どんなに気を付けていても見落としてしまうことは人間ですからゼロではありません。間違えないことが前提ですが、万が一ミスがあった場合も、webであればすぐに担当者自ら修正ができます。

さらに、企業によっては、本社以外の支社に勤務している社員がいる、海外出向中の社員がいるといった場合もあるでしょう。紙の場合では、勤務地によって、最新号が届くタイミングにずれが生じることもあります。その点、webであれば距離に関係なく、同時に情報にアクセスできますので、不公平感が軽減されます。パソコンやスマートフォンなど、自分に合ったさまざまなデバイスで見られるという利便性もあります。

最後に、紙媒体のように在庫を保管しておくスペースが不要のため、バックナンバーの管理が容易だということも挙げられます。webであれば、アーカイブとして過去のバックナンバーを何年分もweb上で管理できますので、一覧化できるだけでなく誰でも情報を検索しやすいといえます。web版がなかった時代の社内報でも、スキャニングすればデータ化できますので、創刊号から最新号までのアーカイブを同じページに作ることも可能でしょう。

社内報を読んでもらうための工夫

もちろん、媒体は情報を届ける手段であって、媒体を変えただけでは社内報がすぐに読んでもらえるようになるとは限りません。社内報を読んでもらうためには、さまざまな工夫が必要です。媒体問わず、共通するポイントは内容を面白くすることです。もっとも簡単に興味を持ってもらう方法は、より多くの社員を登場させることです。知り合いが登場していれば、見てみようと思う人は多いでしょう。また、社長と新入社員の対談といったように意外性のある記事を掲載したり、世間で話題となっている旬のネタを取り入れたりするのも手です。

媒体ごとにできる工夫もあります。紙の社内報の場合は、持ち歩きがしやすいように、サイズを小さめにしたり、厚みを薄くしたりといったコンパクト化も必要でしょう。また、表紙デザインをスタイリッシュなものにすることで、社員が外に持ち出しやすくするということもあります。web社内報の場合はこまめに更新し、情報が埋もれてしまわないようにその都度メールで知らせるという方法が有効です。しかし、あまり頻繁に行うと効果が薄まったり、社員によっては度重なるメールを嫌がったりする場合もあるでしょう。頻度には十分に注意をすることです。

紙社内報のメリット

従来の紙の社内報にも、たくさんのメリットがあります。まずは、webのようにインターネットの環境がなくても、社内報さえあればどこでも読めるという手軽さです。例えば、企業によってはさまざまな職種の社員がおり、工場勤務の社員などがいる場合もあります。工場ではひとり一人の社員にパソコンがないといった職場もあるでしょう。そういった職場のことを考えずにwebだけに一本化してしまうことで、社内の情報格差が広がる場合もあります。工場がある企業の場合は、やはり紙の社内報はニーズが高いといえるでしょう。

また、紙であれば気軽に開けて一覧しやすく、職場の複数人で一緒に見るといったことも可能です。それによって、会話が生まれやすく、職場が活性化するといった効果も期待できます。社員の年齢によっては、インターネットが苦手という人もいるでしょうし、紙に書かれている記事のほうが頭に入りやすいという人もいるでしょう。あるいは、若手社員が自分の気付きを書き込むといった学習的な使い方もできます。

最後に、紙媒体のメリットが、必要に応じて社内外で配布できるということです。例えば、新入社員に会社のことをよく知ってもらうために入社式で配布したり、株主や取引先に会社の宣伝を兼ねて渡したりといった使い方ができるのは便利です。データ情報がメインの会社案内などと比べると柔らかい内容が多いため、気軽に読んでもらいやすいでしょう。また、持ち帰って家族に見せることで、自分の仕事についての理解を深めてもらうという使い方もできます。述べたようなメリットを踏まえると、インターネットがいくら普及したとはいえ、紙媒体には紙媒体ならではの強みがあるといえます。

両方を使い分けるのもアリ

述べたように、web社内報にも紙の社内報にも、それぞれのメリットがあります。すでに両方の媒体を使っている企業が増えているのはそのためでしょう。使い分けについてですが、基本的には紙の社内報を作り、速報や記事化するほどの情報量がないニュースなどはweb社内報で紹介するという切り分け方が一般的です。

社内報を担当している社員の人数にもよりますが、毎月紙の社内報を発行するのはスケジュール的に大変です。担当者は、慢性的に取材と記事化に追われることになるでしょう。web版があれば、紙の社内報の発行頻度を隔月に減らす、あるいは季刊誌にするといった判断も生まれやすくなります。時間に余裕ができる分、紙のほうに読み物を増やしたり、新企画を立ち上げたりといった対応策も立てやすいでしょう。

このように、それぞれの媒体の強みを生かしたニュース作りをしていくことで、社内報担当者の負担が減らせるといった場合もあります。また、媒体が分かれることで、webのほうは内製して、紙の媒体は外部の業者に発注するといった切り分けもしやすくなります。担当者の工数を減らしつつ、社内により多くの情報を展開したいと考えているのであれば、外注も解決策のひとつです。