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社内報のつくりかた

社内報の掲載コンテンツ文例!執筆依頼の書き方も紹介

社内報は定期的に作成するので、社内報に必要な挨拶文やネタは意外に多いものです。毎回のライティングの量に気後れしてしまう担当者も多いのではないでしょうか。
発行を重ねるごとに企画やテーマを考えるのが大変で、社員に執筆を依頼する場合も、ある程度挨拶文などのテンプレートを用意する必要があります。インタビューの質問も考えなければなりません。いざ必要になったときに挨拶文やインタビューの具体例がわかると便利です。
ここでは、社内報で使える文例や流れについて解説します。

社内報づくりには文章を書く機会がたくさん!

社内報をいざ作ろうとすると、意外にライティングの量が多くて驚くかもしれません。デザイン・ビジュアル重視の社内報でもあっても、インタビューや社内報作成の際の調整、上司への報告などを含めるとかなりのボリュームになります。役員や時には社外の人に原稿をお願いすることも出てくるので、そんな場合の依頼にも文章は必須です。失礼のない書き方や気配りを考えると意外に難しく時間を要します。

原稿執筆の依頼やお礼

原稿の依頼は、一般社員と役職者では変える方が良いです。

まず、一般社員に原稿を依頼する場合のメール文例を紹介します。

 

件名:社内報◯号への原稿執筆のお願い

◯◯さん

お疲れ様です。
社内報編集担当の〇〇です。

社内報の〇月の特集は「あなたのチーム紹介」を予定しております。
つきましては、ぜひ◯◯さんのチームを掲載させていただきたくご連絡致しました。

内容としては下記のテーマでチームを紹介していきます。
ご多忙のこととは思われますが、原稿執筆にぜひご協力いただけますでしょうか。

何卒よろしくお願い申し上げます。

1.原稿のテーマ「あなたのチーム紹介」
・チームの業務紹介
・チームでの取り組み(業務改善への取り組みや工夫など)
・チームの雰囲気(チームのムードメーカーの紹介など)

2.原稿文字数 各項目300~500文字(※Wordファイルにてお願い致します)

3.写真画像2点(.jpg形式でメール添付にてお送りください)

4.提出先 社内報担当〇〇まで

  メールアドレス:◯◯◯@◯◯◯  

5. 締切日 〇〇年〇月〇日(〇曜日)

以上

次に、上司に依頼する場合の文例を紹介します。

 

件名:社内報◯号への原稿執筆のお願い

〇〇部長へ

お疲れ様です。
社内報編集担当の〇〇です。

当社の社内報を発行してから、早いもので〇月に5周年を迎えることになりました。

それを記念して〇月号は5周年記念号としてさまざまな特集を組みたいと考えております。
つきましては、下記のようなテーマで原稿をお寄せいただきたいと考えております。
忙しい折、恐縮ではありますが、ご協力いただくことは可能でしょうか。

ご検討のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。

1. 原稿のテーマ「新人時代の思い出」

2. 原稿文字数 800~1,000文字程度(※Wordファイルにてお願い致します)

3.写真画像1点(.jpg形式でメール添付にてお送りください)

4.提出先 社内報担当〇〇まで

  メールアドレス:◯◯◯@◯◯◯  

5. 締切日 〇〇年〇月〇日(〇曜日)

以上

 

原稿を寄せてもらった場合は、一般社員の場合はメールでの定型文でも問題はありませんが、上司など目上の場合は直接お礼をしたほうが良いでしょう。また、社外の人に依頼した場合は謝礼金なども必要です。

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新入社員の自己紹介の文例!必須の基本情報とは? 

新入社員の自己紹介は社内報の定番企画です。自己紹介は親しみやすく、新入社員ならやる気のアピールも大切になります。氏名や配属先などの基本は重要なので、自己紹介に含めるようにしましょう。

新入社員の挨拶文例を紹介します。

この度、入社しました〇〇と申します。
第一営業部に所属させていただくこととなりました。
体を動かすことが好きで、特に学生時代は野球をやっておりました。
野球で培った体力と最後まで諦めない粘り強さで、何事に対しても一生懸命、最後まで成し遂げるよう努める所存です。
一日も早く仕事を覚え、戦力となれるよう頑張りますので、どうぞよろしくお願いします。

表彰された社員の挨拶文例

表彰された社員を社内報で紹介することも多いです。優秀社員表彰などの挨拶文では、普段の業務や取り組みを認めてもらったことに対する感謝と喜びを表現します。その際、真摯で謙虚な姿勢を忘れないことが大切です。

挨拶文の文例を紹介します。

この度は、栄えある優秀社員賞にお選びいただき、誠にありがとうございます。
このような栄誉は自分には縁のないものだと思っておりましたので、授賞の知らせを受けて驚くとともに素直に嬉しく思います。
ただ、この栄誉はけっして自分だけの成果ではないと感じております。これまで自分を厳しくも優しく指導していただいた先輩社員の皆様、ともに励まし合い刺激し合いながら切磋琢磨してきた同僚、自分のことを支えてくれた部下の皆様のおかげであると実感しています。今後も、多くの人たちのサポートに感謝し、仕事に邁進していきたいと思います。
最後になりましたが、このような光栄な機会を与えていただいた社長や役員の皆様に御礼申し上げます。

また、永年勤続表彰で挨拶する場面もあります。その挨拶文の文例を紹介します。

この度は永年勤続にて表彰していただき、誠にありがとうございます。
この表彰は、私にとって栄誉であるだけでなく、この20年を振り返る良い機会となりました。
入社以来、さまざまな経験をさせていただき、上司や先輩社員の皆さん、同輩や後輩の皆さん、そして取引先の方々など、たくさんの人たちと出会うことができました。その中で多くのことを教わり、今の自分ができていると思います。20年勤められてきたのも、たくさんの人たちのおかげです。しかし、勤続20年はまだ道半ばです。今まで出会った人たちとの絆を大切にし、これからの新しい出会いに期待して、仕事に頑張ってまいりたいと思います。

インタビューの質問は?

インタビューをする場合は、事前の準備が大切です。インタビューする相手にも時間を割いてもらっているので、何も準備せずにインタビューに臨むのは失礼にあたります。

まず、インタビューする相手のことを徹底的に調べましょう。経歴や性格、好きなもの、座右の銘、趣味など、調べられることは調べてから臨みます。インタビューで詰まったときや固い雰囲気を解すのに話題は多いほうが良いです。下調べをしっかりすることで、自分に関心を持ってもらっていると相手が感じ、貴重な話をしてくれることもあります。

相手が社長の場合は、社員の1人として質問するのも良いでしょう。
社内報の読者は社員です。社員の知りたいこと・聞きたいことを社員代表として聞くという意識を持つと、読者の興味に沿った質問を考えることができます。質問は事前にまとめておき、インタビューの際は聞くことに徹します。準備したすべての質問をすることにはこだわらず、相手の話したいことや真意を深く掘り下げるようにします。そのためには相手の話を集中して注意深く聞くことが大切なのです。

相手が社長の場合、社員に求めていることや社員への思いなどを質問するのも良いでしょう。会社の規模によっては、社長と顔を合わせるのは年に数回、直接会話したこともないという場合もあります。社員を大切に思っている気持ちについて聞いたり、社員に求めていることなどを引き出したりできれば、社長を身近に感じ、社内報を通じて社員のモチベーションアップにもつながります。

プロに任せる部分も必要

社内報を作成するには、社内報に載せる記事を書けば良いだけでなく、インタビューや取材、記事募集などの事前準備が意外と多いものです。初めて社内報を作成する場合はその作業の多さに驚くことでしょう。

もし難しい場合は、プロに依頼するというのも選択肢の一つです。プロに頼めば見た目も良く、ニーズに合った社内報を作成してくれます。また、社内報の作成を依頼している間、社内の担当者は他の業務をすることができます。インタビューや取材など、初めてて難しいと思われる一部を切り出して依頼することも可能なので、特に負荷がかかると感じる部分をプロに外注するのも良いでしょう。

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