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社内報のつくりかた

社内報担当者のお悩み解決します! 読まれない・ネタがない・リソースがない!の三大悩みの解決方法

社内報担当者のお悩み解決します! 読まれない・ネタがない・リソースがない!の三大悩みの解決方法

はじめに

こんにちは!かわうそです。そろそろ2019年版の手帳やカレンダーを取引先に届けたり、いただくことも多い季節。スマートフォンがあればカレンダーやタスク管理も簡単にできる時代になり、手帳やカレンダーを会社の宣材物としてどういかしていくかも、広報や宣伝担当のアイデア次第です。

アイデアといえば…社内報を作ることは常に新しいアイデアを求められる仕事でもあります。社員に読んでもらえる記事、クオリティの高い社内報を作るための環境づくり…毎回コンスタントに良い結果を出すのはとても難しいことです。「社内報が読まれない」「社内報のネタがない」「人員や時間などリソースがたりない」と悩んでいる担当者も多いはず。今回はそんな悩みを少しでも解決できるようなアイデアを出してみたいと思います。

社内報が読まれない!の解決方法

真面目=つまらないという考えをなくす、真面目とおもしろさ、楽しさは両立できる!

社内報を担当している人にとって「社内報があまり読まれていない」「多くの人に読んでもらえる社内報の作り方がわからない」というのは最大の悩みかもしれません。社内報は真面目でなくてはいけない、キチっと感を出さなくてはいけないと考え、生真面目に取り組んだ結果、良くも悪くも四角四面な紙面になってしまうこともあります。

社内報が読まれないのは、毎回同じような行事や勉強会の報告ばかりで、面白みに欠けた予定調和な記事が多くつまらないから…と考えて、少しでも興味を持ってもらうために何か工夫をしなくては・・・と、つい焦りがちです。しかし、記事の種類や目的によって文章の書き方や見せ方にメリハリをつけることで、社内報を見た時の印象も大きく変えることができます。

社内報には【1】会社の事業や出来事を正確に記録する【2】会社の経営や将来の方向性を明確に伝える【3】社員のキャリアや生活に有益になりそうな情報を提供するといった役割があります。

【1】会社の事業や出来事を正確に記録することを目的とした記事では、5W1H(誰が・いつ・どこで・何を・なぜ・どのようにして)が明確になるようにしましょう。奇をてらう必要は一切なく、情報や内容の正確さが大事です。

【2】会社の経営方針・経営目標を取り扱う記事では、トップからのメッセージを伝えるとともに、図・グラフ・イラストなど視覚的な要素を効果的に使えば、より関心を持って読んでもらえる記事になります。

さらに【3】社員の生活に有益な情報では、言葉選びにも工夫を加えると、真面目さと楽しさのバランスがとれた紙面をつくることができます。

言葉の選び方でもだいぶ記事の印象が変わります。例えば「資格取得支援制度について」のようにストレートなタイトルと、「やってみよう!得意なこと・好きなことをスキルに!」といったキャッチフレーズではニュアンスが変わってきます。社員のマインドや社風にフィットした言葉のセレクトも重要です。

カラーの紙面やWeb社内報であれば、やる気が出るようなビビッドな色を使うか、インテリジェンスを感じさせる落ち着いたトーンにするか、配色やデザインでも印象が変わります。真面目なテーマも見出しやキャッチフレーズを工夫したり、色や装飾などビジュアル要素の使い方次第で「引きの強い」記事になります。人事部や人材開発部の通達を要約した内容をそのまま掲載するだけでなく、実際に資格を取得した人からおすすめの勉強方法を紹介してもらう記事を載せると、より興味を持って読んでもらえます。

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記事のテーマ・ネタがない!の解決方法

コラム・エッセイ・仕事に役立つ豆知識などのストックを増やしておく

社内報・支店報も会社によって目的や発行形態はさまざまです。ニュース(最近の行事紹介)・社員紹介・お知らせがメインの会社もあると思います。会社や事業所によっては毎月大きな出来事や行事があるわけではなく、社内報に載せる記事がない…と状況に直面している担当者もいるかもしれません。今月は特に取り上げる行事やニュースがない…そんな時のために、社員に執筆してもらうコラム・エッセイ・仕事に役立つ豆知識などの記事をいくつか準備しておきましょう。

例えば、営業部門ではお客様から言われて嬉しかった一言や苦労したエピソードを紹介する記事、技術部門では自身が携わっているプロジェクトや開発案件のやりがいを語ってもらう記事など、「人」と「仕事」をメインにした連載記事をつくるのも一案です。

毎号、次は誰に書いてもらおうか?人選はどうしようか?と考えるのではなく、ある程度、支社(支店・営業所)、部門などのバランスを考えながら数ヶ月先の記事まで見込んで依頼し、すぐにでも掲載できる記事を用意しておけば記事の準備にも時間をかけられます。

また、その支店や事業所ならではの独自の取り組みや活動を記事にすることもできます。私の経験からいくつかの事例を紹介します。

事例1:事業所独自の活動や習慣をピックアップ

何年か前、有志の若手社員が何名か集まり「しんせん組」というグループを結成し、会社を元気にする活動をスタートさせました。メンバーは新選組風デザインの法被を着用。毎朝エレベーターホールで出社する社員に明るく挨拶をしたり、事業所近隣の掃除など積極的に活動を続けました。社内Web掲示板には翌週や翌月の活動計画が掲載され、徐々に自主的に参加するメンバーが増えました。毎朝おそろいの法被姿の社員から元気よく挨拶をされると、自然とやる気が出てくるもの。社内のメディアでも継続的に活動内容を紹介し、事業所独自の活動としてすっかり定着しました。支店や営業所ならではの独自の活動、会社の風紀や雰囲気を良いものにしよう!と頑張っている人やチームを取り上げるのもアイデアのひとつです。

事例2:社員の小さな試みをキャッチアップ

ある日、たった1人の社員が会社の休憩スペースに「ペットボトルのキャップをここに入れてください」と書かれたボックスを設置。なぜそんなことをしているのか?それは、キャップを集めて回収業者に引き渡すとNPOを通じて世界の子どもへワクチン支援に貢献できるから、というのが活動のきっかけでした。たった一人の行動から始まったボランティア活動。気づけばフロア全体からたくさんのペットボトルキャップが集まるようになりました。業務とは直接関係ないことでも、社内報担当としてはキャッチアップしておきたいテーマです。今月どれぐらいキャップが集まったか…なども継続して取り上げられることができます。

そうはいっても、社内報で紹介できそうな事例や社員…なかなか見つからないなぁという人もいると思います。そんな時は、社員どうしの普段の何気ない会話や雑談にも気を配るようにしてみましょう。日々のコミュニケーションのなかに記事になりそうなこともたくさんあるので、会社でどんな人が何をしているかというアンテナをはりめぐらしましょう。

teamwork

人員や時間、リソースがない!の解決方法

レイアウトやデザインの一部テンプレート化で業務を効率的に

社内報の制作にもっと時間をかけたいのに、他の仕事も兼務しているのでなかなか時間がとれない。どうしてもやっつけ仕事になってしまうと悩んでいる人はいませんか?社内報制作のほとんどのプロセスをたった一人で担当している人もいると思います。

社内報制作のプロセスのうち、何に時間がかかっているのか一番負担が大きい仕事は何かを分析してみましょう。意外と時間をとられているのが、原稿や修正依頼の連絡業務かもしれません。原稿の執筆や修正を依頼した時も、相手がすぐに返信してくれるとは限りません。相手からの返事を待っている間は次のプロセスに進めず、社内報編集の時間が削られるだけでなくストレスにもなります。

というわけで、原稿の依頼などは2~3号先までを見込んで、早め早めにスタートしておくと時間的にも精神的にも余裕が出てくるはずです。会社全体の動きや業務の流れを見ながら、紙面の内容や企画について早期に計画をたて、余裕をもたせたスケジュールを組みましょう。

担当者が少なくて原稿執筆やレイアウトなど制作の負担が大きいという場合は、社内報紙面のフォーマットを何パターンか作ってしまうというのも一案です。社内報をWeb化している場合は、ある程度レイアウトパターンが決まっていて、そこにテキストや写真を流し込むスタイルが一般的かもしれません。記事数やトピックごとの文字数や写真の点数なども大まかに決めておくと、統一感をもたせながら、毎号取り上げるトピックによって、見出しのカラーや装飾などアレンジを少し加えることでインパクトも出せます。

都度イチから作り直す手間を省くことで、作業の負担も減らせるはずです。そのぶん社内でどんなことが起こっているか、業界の最新情報などの情報収集に時間をさくことでよりクオリティの高い社内報づくりが実現できます。

おわりに

堅苦しいイメージの記事も文章や言葉の使い方で、丸くやわらかい印象に変えたり、時にはインパクトのあるビジュアルやコピーでエッジの効いた記事を取り入れたり…と、社内報の作り方も工夫次第で印象が変わります。気をつけなければならないのは、情報の伝え方、伝わり方によって受け取られ方も変わるということ。言葉の選び方ひとつで、受け手の印象も大きく異なります。皆に読まれる社内報をつくるための工夫も、一部の人にしか理解できない内容になったり、誤解を与えてしまっては台無しです。

社内報は記録として会社に残るものです。未来の社員たちも、会社がたどった軌跡を知るために過去に発行された社内報を読む機会も多いと思います。全社員を対象にしたメディアであることを忘れずに、会社の個性やアイデンティティがしっかり伝わるような社内報を作っていきましょう!

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