コミュニケーションを活発にする社内報とは？

社内報は、企業で働いていると目にする機会が多いものでしょう。社内報は、インターナルコミュニケーションのツールとして欠かせないもののひとつであると言えます。社員に読んでもらうことで、社内の情報を共有し、価値観を共にできる大切なツールです。しかし、中身まで目を通さずに置き去りにされてしまっては意味がありません。

ここでは、社内報を活用してインターナルコミュニケーションを活発にする方法や、社内報について解説します。

インターナルコミュニケーションとは？

インターナルコミュニケーションは、社内コミュニケーションとも呼ばれています。社内報や社員公聴会などを通じて、社内やグループ内などでコミュニケーションを取ることをいいます。円滑なインターナルコミュニケーションができると、職場での連帯感が増し、社員同士の相互信頼が生まれるなど、大きな効果を得ることができます。広報は通常は社外に向けてのものですが、インターナルコミュニケーションでは社内に向けて発信をするものです。インターナルコミュニケーションが社内に向けての交流を指しているのに対して、顧客や株主といった社外に向けた交流を図ることを、エクスターナルコミュニケーションといいます。

インターナルコミュニケーションを、社内の活性化を図るための手段として取り入れている企業が増えています。各部署や部門の内部におけるコミュニケーションだけでなく、部署同士、部門同士での交流も行うことで、業務を進めるうえでも円滑に進められるようになるのです。また、経営のトップと社員との交流も行われています。トップは現場の意見を耳にする良い機会となり、社員は経営のトップが描く会社の姿や考え方について学ぶ貴重な時間となるのです。

インターナルコミュニケーションが活発になれば、社内には活気があふれ、社員も仕事にやりがいを感じられて業務が円滑に行われます。そして、やりがいの感じられる仕事ができることで、社員の離職率低下にもつながります。インターナルコミュニケーションとは、社内に働きやすい環境を生み出し、業務を円滑に行うために必要不可欠なものなのです。

インターナルブランディングの重要性

インターナルブランディングとは、それぞれの企業が持つ理念や考え方、方向性を社員に浸透させていくことをいいます。企業の魅力は、社員が社外に向けて発信していかなくてはいけません。そのためには、発信する社員一人ひとりが自社の理念やブランド価値について理解でき、具現化できることが重要なのです。

自社のブランドにどのような価値があるのかを社員が把握することによって、ブランドの価値も上がり、品質や店舗スタッフの対応向上にもつながります。顧客に対して商品の紹介をする場合にも、社員がそのブランドについて自信を持っていなければ、顧客にそのブランドの価値を伝えられません。社外へのブランディングのためには、まずは社員が自社ブランドに対して愛着を持っていないといけないのです。

インターナルブランディングを確立させるためにも、インターナルコミュケーションは大切です。社内においてブランドの良さを共有し、社員同士が交流することによって、社員一人ひとりが自社ブランドの魅力について自分の言葉で語れるようになれば、インターナルブランディングが浸透した証拠と言えるでしょう。

社員が広報を理解していないと起こる問題

インターナルコミュニケーションやインターナルブランディングの実現のために、社内広報の活用は大切な要素です。しかし、社員が広報を理解していないと、さまざまな問題が起きてしまいます。まずは、取材記事を広告記事と勘違いされてしまうなどの理由で、広報に必要な取材に協力してもらえないという問題が起きます。また、広報を通じて行ったイベントなどの告知に気付いてもらえないという問題も生じるでしょう。社員にとってメリットのある新しいサービスについても、広報の理解がないと気付いてもらいにくくなります。「知らないあいだにサービスがリリースされていた」という感覚では、社内にも不信感を生み出しかねないものです。

このように、社員が広報を理解していないことによって、結果的には企業に対して無関心になる危険性も生じてしまいます。広報の理解を図ることは、インターナルコミュニケーションやインターナルブランディングの実現には欠かせないものなのです。

広報の意味を社員にも理解してもらう

広報の意味を社員に理解してもらうためには、さまざまな工夫が必要です。まずは、社内SNSやイントラネットなどでの発信を行う方法です。全社にメールマガジンを定期的に発信することなどでも、社員に広報活動を知ってもらえます。次に、どのような取材に対して、どういった経緯で取材対象者を選んだかを説明することも重要です。苦労して取材をした事実を知ってもらえると、得た情報について興味を持ってもらえます。

また、記者とのやり取りや、メディアからどういう企業だと思われていたのかなどを社員に知ってもらうことで、広報への理解に繋げられるのです。そして、実際に得られた反応などを報告できると、さらに理解を得やすいでしょう。

広報がどういった活動を日々行っているのか、メディアからは自社をどう見られているのかを社内で共有できれば、広報の意味を理解してもらうことができます。社員に理解してもらうことによって、依頼に対しても快く協力してくれる関係を築けるのです。

社内報に興味を持たせることも大切

インターナルコミュニケーションの実現に向けて、社内報は大きな役割を果たすことができます。しかし、社内報も活用できていなければ意味がありません。そこで、社内報が活用されていないと感じていた場合には、興味を持ってもらえるように工夫してみることが大切です。

最初にすべき工夫は、今までの社内報の問題点を考えることです。社内報がただの報告書のようになっていないかを確認してみましょう。単なる報告書では、読み手である社員の興味もなくなってしまいます。興味を持ってもらえるような魅力的なつくりができているかどうか、見直しが大切です。

次に、新人社員向けのコーナーや家族向けのコーナーなど、読者を設定したコーナーを設けることによって興味を惹くようにするのも良いでしょう。読み手にとって、自分をターゲットにしたコーナーがあれば興味が湧いて、そのほかの内容についても気にするようになります。

興味のある内容が多い「読まれる社内報」ができれば、広報の理解にも繋がり、社員の行動を意識づけることにも役立ちます。好成績を収めた社員にインタビューを行うなど、「読まれる社内報」になることで、より大きな効果が期待できる記事を作れるのです。

社内報のリニューアルを考えてみよう

社内報によって得られる効果はとても大きなものです。インターナルコミュニケーションを実現し、社員一人ひとりの意識や行動などを変えるツールとしても活用できます。その社内報を社員に興味を持ってもらうために、さまざまな工夫がされていることでしょう。しかし、もしも社内だけのアイデアに限界を感じた場合には、ほかの手段を考えてみるのも良い方法です。他社のユニークな社内報を参考にしたり、プロに相談したりすることで、社内では考えがつかなかったアイデアが出てくる場合もあります。

また、社内報のリニューアルを考えることも良いでしょう。今までの社内報から一新されと「何かが大きく変わった」と社員に興味を持ってもらえます。社員が持つ、これまでのイメージと異なった社内報を作成できれば、広報に対してもイメージを大きく変えられるでしょう。