見落とされない、間違われないための校正ノウハウ

こんにちは。ディレクターのタカエです。

「校正記号の時間」では、社内報の校正時に役立つ、校正記号の種類と使い方をご紹介しています。

前回ご紹介した「これだけ知っておけば大丈夫！校正にまつわる7つの専門用語」」が好評だったため、今回も記号ではなく校正のいろはについて書いてみたいと思います！

校正のチェックをしっかりと行い、指示を書き込んだあなた。それをデザイナーに渡したけれど、次の校正に指示が反映されていない部分や、間違って修正されている箇所があった！　そのような時、もちろんデザイナーの責任はありますが、一度自分の赤字を見直して、「誰にでも伝わりやすい指示であったかどうか」を見直すことが、次の改善に繋がります。

誰にも見落とされない、間違われない指示を出すにはどうすれば良いでしょうか？
「誰にでも伝わりやすい指示」のポイントは、次の3つです！

【1】大きい文字ではっきりと書く

基本ですが、とても重要なポイントです！走り書きや小さ過ぎる文字など、自分だけにしか読めない指示になっていませんか？指示は丁寧に、大きく、はっきりと。心がけるだけで変わりますのでぜひ意識してみて頂けたらと思います。

【2】具体的に書く

「…かも？」「…のような」など、相手が判断に迷う指示はNGです。文章の場合は修正後の文言を書く、サイズ変更の場合は目安となるサイズを具体的に書くなど、誰かがはじめてその紙面を見てもどう直したいかが明確に分かるように指示をしましょう。
また、修正側にどう直すかを相談したい場合や、修正の仕方を任せたい場合は、「修正の意図」と「修正の仕方を任せたい旨」を具体的に書き込み、相手が考えやすいように工夫しましょう。

【3】パッと見で分かりやすい工夫をする

【1】【2】を考慮しても、修正箇所によっては分かりづらいことも。あともう一歩工夫してみましょう！

★修正箇所の周りに赤字のスペースが無いとき
修正箇所から余白がある部分まで線を引っぱり、余白に指示を書き込むと読みやすい指示になります。

★目立たない指示を書いてしまったとき
色付きのマーカーで修正箇所を囲みましょう。それだけでパッと分かりやすくなりますね！

★文章の追加・差替えをしたいが、スペースが少ないとき
追加・差替えをしたい文章を付箋に書き、近くに貼りましょう。はがれてしまった時を考え、合番を振っておくことがベストです！また、長い文章の追加・差替えを行う場合は、テキストデータを用意し、同じく合番を振ってメールで送りましょう。

以上、校正指示の工夫の仕方でした。次回の校正から取り入れてみて頂けたら幸いです！