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社内報のつくりかた

社内報の原稿チェックのコツ

2017.08.17

社内報の原稿チェックのコツ

社内報も含めたコーポレートツールでは、外部のライターや執筆者に原稿を依頼することがあります。しかし、その原稿をどのような基準でチェックされているのかは、バラバラだと思われます。そこで、外部ライターの立場から、このようにすればクオリティの高い原稿作成ができるというアドバイスとしてまとめてみました。

プロットを作成してストーリーの合意をとる

まず、原稿依頼をされる際に、どのような内容やストーリーで書いて欲しいのかを簡単にまとめてみましょう。この原稿の内容やストーリーをまとめたものを「プロット」(plot)と言います。このプロットには、特に書式の制限はありません。箇条書きでいいのです。もし、ご自分でまとめるのが面倒だと思ったら、外部ライターや執筆者に依頼してもいいでしょう。なぜこのプロットが必要なのかというと、このプロットが、外部ライターや執筆者にとっては、モノを書く上での設計図となるからです。

どのようなことを書くのか、
そしてどのような順番で書くのか、
そして分量はどの程度書くのか(文字数)。

プロットとして箇条書きをしてみると、そのようなことが整理されていきます。執筆者や外部ライターにプロット作成を依頼するのであれば、タイトルや簡単な見出しなどもつけて、具体的な原稿のイメージがわかるようにしてもらいましょう。

このようにして、プロットが出来上がってくると、作成を依頼した原稿の内容やストーリーが、今回の企画にあっているかどうかなどが判断できます。また、起承転結や序破急など、このコンテンツはこの章に移動などといった構成を考えることもできます。書かなくていいことや、原稿全体での強弱も考えることができます。そのようにして、修正部分を指摘して修正し、執筆者や外部ライターとコンセンサスを得るようにします。

やや面倒な作業かもしれませんが、執筆者や外部ライターは、まずこのような作業を経てから実際の原稿作成に入りますので、彼らからすれば、当たり前のことです。取材であれば録音した音声の書き起こしをみながら、資料などからまとめて原稿にする場合には資料をみながら、プロットを作成してから原稿作成に入ります。ですから、プロットで合意をすれば、まず原稿を全て書き直しするような事態はないと考えていいでしょう。ちょっと面倒かもしれませんが、ぜひやってみてください。

加点主義でいいものをピックアップして修正

 代理店や企業の担当者の中には、執筆者や外部ライターが提出した原稿に、必ず赤字を入れなくてはならないと勘違いをされている方がたまにいます。そのような方は、前回修正した箇所が元に戻ったりすることもしょっちゅう起きました。このようにひたすら赤字を入れる箇所を探るような「減点主義」の原稿チェックは、やめた方がいいです。

執筆者や外部ライターから提出された初稿を見た時に、まず皆さんにしていただきたいのは、その原稿を活かしながら、修正すべき箇所はどこかをチェックしていく「加点主義」の原稿チェックです。

初稿は70点だったが、これを修正すれば合格点の80点になるという、プラス10点の修正点をピックアップして修正してください。そのようにした修正点は、執筆者や外部ライターが、次回原稿作成をする際の留意点になります。「ここは、このようにしないとダメだ」ということがわかると、次回の原稿作成では、そのような点を先回りして直した原稿を作成するようになります。それが結果的に、原稿チェックをする担当者の負担を少なくすることにつながります。また、執筆者や外部ライターも、そのことによって成長し、より満足度の高い原稿を作成できるようになります。

原稿チェックで多いのは、表記の統一です。
例えば、「お客様」と「お客さま」、「当社」と「私たち」「我々」など、社内的に統一している表記のルールがあれば、これは全て直さなくてはなりません。同様に商品名やサービス名などで正式名称が長いものなどの略称をどうするか、アルファベット2文字か3文字程度での部署の略称などについても、どのようにするべきかという指示をいれましょう。

また、重要な内容を追加するような場合には、必ず資料や見本となる文章をつけるようにしましょう。その際に、何十ページにもおよび資料を送るような場合は、参照すべきページを予め指定しておくことも忘れずに。

難解すぎてわからない文章は内容の解説を依頼

特に専門的な分野についての原稿を年配の執筆者に依頼すると、学術論文や専門誌へ寄稿されたような、一般の人には難解な文章が出てくる場合があります。手を入れたくても、内容が理解できないので、難解な文章の場合には、中々手を入れることができません。しかも、相手との関係性もあるので、書き直しを単純に依頼するわけにもいかなかったりするものです。

そのような場合に有効なのが、内容の解説を依頼することです。偉い先生であれば、先方に訪問することになるかもしれませんが、解説を依頼すると、大抵の方は、忙しくてもきちんと時間をとって下さります。

なぜなら、そのような難解な文章を書く執筆者は、専門的な知識を話すことが大好きなのです。特に興味・関心を示してくれた人には、できる限りわかりやすく話をして下さります。もちろん、その場で理解できなかった部分については、質問をしていきましょう。そして、そこでお聞きした内容をベースにして、原稿を修正するようにすれば、おおよその問題は解決できます。

このように解説を依頼する場合に注意しなくてはならないのは、解説を聞く方もある程度の知識や情報を得ておくということです。専門的な書籍を何冊も読む必要はありませんが、最低限、執筆者の代表的な書籍1冊ぐらいは目を通しておくべきでしょう。その感想を述べながら、解説のお願いをしていけば、意外と執筆者自身も気持ちよくお話をしてくださると思います。また、書籍が無い場合は、ブログやメディアでの記事などでもよいと思います。

大切なのは、執筆者および今回執筆依頼した原稿のテーマに関心があるということ、そしてその中で、どのあたりが難解すぎてわからないということが、執筆者に伝わることです。ちょっと時間がかかる作業ではありますが、そのくらいの事前準備はしておいた方が、スムーズに解説を聞くことができると思いますので、ぜひ試してみてください。もちろん、書き直しを依頼できる時間があるようでしたら、解説をお聞きした後、「今、お聞きしたようなわかりやすい説明で書いていただけませんか?」と依頼してみるのもいいと思います。

専門性の高い人であればあるほど、社内の研修会や小中学校への出前授業なども含め、様々な年代の人に向けた原稿を書くという経験が多いと思いますので、意外と快く引き受けてくださる可能性が高いと思います。そして次回執筆を依頼することがあるとすれば、どのレベルの難易度で原稿作成をするべきかという、すり合わせもしておいた方がいいでしょう。

問題があった時は書き直す時間があるか確認

最後に、どうしても書き直しが発生した場合に対する対処法です。
まず、書き直しを依頼するに当たっては、作業する時間があるかどうかを確認しましょう。これは、基本中の基本です。

なぜなら、執筆者も外部ライターも人間です。その仕事だけを行っているわけではありません。書き直しになるということは、他の仕事の時間や、家族や生活の時間を削ることになるのです。もちろん仕事ですからしっかりした原稿を書き上げるまでの責任はあります。しかし、作業する時間があるのかどうかを確認することで、その辺の気遣いをしてくれているという気持ちが伝わるものなのです。そのような、最低限のマナーは守るようにしましょう。

まとめ 原稿チェックはクリエイティブワーク

原稿チェックというのは、ある意味、誰にでもできる作業のように思われがちです。そして、アピールがしにくい仕事であるために、減点主義の無駄なチェックをしてしまうものなのです。しかし、同じ目的、同じゴールを目指して原稿を作成し、加点主義で修正し、完成させるために手順を踏んで、守らなくてはならないマナーや決まり事を積み上げていくことを繰り返していくと、多分景色は一変することでしょう。

原稿チェックという作業は、そのようなことを通じてお互いの能力を高めあう、クリエイティブワークの1つということに気がつくはずです。

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