社内報などで印刷トラブルを防ぐデータの作り方 第四回

こんにちは、takaです！

前回まで、社内報作成でのよくあるトラブルと対象方法をご紹介させて頂きましたが、 今回は、データ作成でトラブルを避けるためのルールについてお話しさせて頂きたいと思います。 

データ管理をする上で、とても大切なことの一つとして「ファイルネームのルール」があります。

ファイルネームに関して、しっかりしたルールが無く運用を始めてしまうと、それぞれが、独自のルールで名前をつけて保管してするため、どこを見れば、何の何時のファイルなのか判別が付かなくなり、データ制作者本人以外にはわからない、ブラックボックスの状態になってしまいます。

他人はもとより、本人でも、間違ったファイルを使用してしまう原因となっていることが良く有ります。
品名やページと日付など、ファイル名にあらかじめルールを決めて置くと、ファイル名の何処を見れば、何の何時のファイルかが誰にでも判別出来て、共同作業をする際も、ファイル検索が容易になり、間違いを減らすことができるようになります。

とても単純なものですが、弊社で適用しているファイルネームのルールを例として紹介させて頂きます。

■ファイルネームルール　例

商品（案件）名_ページ（表／裏）_作成日.拡張子

まず、商品（案件）名を先頭に、アンダースコア（_）を挟んで日付を「西暦下二桁＋月日」をつけます。
ページものや裏面の有るものの場合は、商品名の後にアンダースコア（_）を挟み、ページもしくは表／裏の仕様等を記載します。

「〇〇社内報001号」の１ページと２ページの見開きを5月5日に作成したファイルの場合は例１のように、
「〇〇チラシ」の「表面」を5月15日に作成したファイルの場合は、例２の様になります。 （拡張子は、使用しているアプリケーション・保存形式によって変わります。）

例１
〇〇社内報001号_P01-02_180505.ai

例２
〇〇チラシ_表_180515.ai

後日、ファイルを修正した場合は、日付を修正した日に変えて保存します。古いファイルは、必要でなければ即削除します。保管しておく場合は、必ず「不要」や「旧ファイル」などの名前を付けたフォルダーに入れて最終ファイルと取り違えることが無いようにしておきます。

データファイルの管理は、必要なファイルを判別するために、不要ファイルを明確に分けておくことが、とても重要です。私の様に心配性な人ほど、過去のデータを残す傾向が強いのですが、その管理を煩雑にしていると古いデータを誤って使うミスを誘発する原因となってしまいます。旧データを残して置く場合は、特に管理を徹底して行う様にしてください。

ここまで、印刷本データのファイルネームに関しての例を紹介しましたが、貼り込みされているリンク画像などのパーツファイルについては、別のルールを適用することをお勧めします。弊社では、貼り込みされているリンクファイルの場合、前述の本データファイルの様に「日付」をファイルネームには付けない様にしています。その理由は、リンクをしているファイルは、ファイル名を変えてしまうとリンクを更新する作業が必要となってしまうためです。社内報などの印刷データ作成で良く有るミスで、「リンクの貼り間違え」というものがあります。前述の様に、リンクされたファイルを修正した際に名前の日付部分を更新して変えてしまうと、リンクを手作業で更新することになります。この際に、間違ったファイルを選択してリンクを更新してしまい、関係の無い画像やパーツに入れ替わってしまうということが良くあります。

以上のことを考慮して、リンクパーツのファイル名に日付は入れない様にして、基本的に修正を加えてもファイル名は変えない様にします。リンクパーツは複数あることが多いので、通し番号を付けると管理がしやすくなります。

■リンクファイルネームルール　例

商品（案件）名_ページ（表／裏）_通し番号.拡張子

例１
〇〇社内報001号_P01_001.eps(.psd／.tiffなど）

例２
〇〇チラシ_表_001.eps(.psd／.tiffなど）

修正などでパーツのファイルを更新する際に、元の状態のデータを残しておきたい場合は、oldなど旧ファイルと一目で分かるワードをファイルネームの先頭に追加すると、誤って旧ファイルが使用されるリスクを回避することが出来ます。不要になったファイルは、本データと同様に「旧ファイル」などの別フォルダーの中に「旧リンクファイル」の様なフォルダーを作成し、未使用ファイルと分かる状態で保管をします。

最後に、リンクファイル管理のポイントを一つおはなしさせていただきます。
ページ物の場合、リンクファイルをページ毎にフォルダーに分けて保存しているケースをよく見かけますが、この方法はあまりお勧めできません。この方法ですと、使用ページが直ぐに分かるので便利なのですが、同名ファイルが複数存在してしまうリスクが発生してしまいます。

また、複数ページに同じファイルを使用していた場合には、どのページのフォルダーに共有ファイルが有るのかを結局探すことになります（もしくはそれぞれのページに同じファイルを複数保管することになります）。同名ファイルを複数持つと、リンクファイル修正の際に全てのファイルを更新する必要が発生し、ファイル更新漏れのリスクがとても高くなります。

この様なリスクを減らしてシンプルに管理するため、リンクファイルは一つのフォルダーにまとめて保管することをおすすめします。単純な方法なのですが、これだけで、同名ファイルの重複・複数ページ使用ファイルの更新漏れ・リンクファイルの間違いを同時に防ぐことが出来ます。

この様に、ファイルネームとフォルダー管理のルールを決めるだけで、誰でも最新のファイルがどれかが直分かり、リンクファイルの更新漏れやファイルの先祖帰りなどのリスクを減らすことが出来るようになります。

今回は、弊社の社内報データ作成で実際に採用しているルールを一つの例として紹介させていただきました。
参考になりましたでしょうか？もっと良い方法や、お仕事内容によって向き・不向きもあるかと思います、弊社の例を参考にしていただいて、自社に合った管理ルールを作り上げて行ってください。

次回以降も、社内報データの作成に役立つ情報を引き続き紹介させて頂きます。
お楽しみに！