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社内報のつくりかた

印刷トラブルを防ぐデータの作り方 第五回(入稿データの保存形式編)

印刷トラブルを防ぐデータの作り方 第五回(入稿データの保存形式編)

こんにちは、takaです!

社内報制作の、印刷データ作成についてのノウハウを紹介させていただいております。今回は、印刷用入稿データの形式についてのお話をさせて頂きたいと思います。

DTP黎明期は、QuarkXPressやSMI EDICOLORなど、印刷データの制作に使用されるアプリケーションが幾つか存在しておりましたが、現在では、ほぼAdobe社の製品で統一されていると言って良いかと思います。
Adobe社のアプリケーションの中にも、Web制作用、動画編集用など様々なアプリケーションがありますが、印刷物の制作に使用されているのは、inDesign・illustrator・photoshopの3つです。

校了後に、これらのデータを印刷会社へ渡して、実際の社内報を印刷する事になるわけですが、「アプリケーションデータを渡す」、「PDFに保存して渡す」、の何れかの方法で行われているかと思います。また、「PDF」の中にも印刷用・Web用など、様々な保存形式(フォーマット)があります。 

それでは、社内報データの受け渡しは、どの様な保存形式(フォーマット)を使用するのがベストなのでしょうか。それぞれのフォーマットには、メリットとデメリットがあるので、想定されるケースによって、使い分けをする事をおすすめします。

どの様な場合に、何方のフォーマットを使う方が良いか、具体的な例を上げて説明させていただきます。 

校了後にも度々修正が入る場合は、アプリケーションデータで。

スケジュールに全く余裕が無く動いているケースでは、校了後に修正が入り、データを送り直ししたり、修正対応が制作側で間に合わない時は、印刷会社で修正対応を行う事態も想定されます。

アプリケーション形式でのデータ入稿は、ファイル点数が多く、データの総容量も大きくなってしまうデメリットがありますが、「修正が自由に出来る」というメリットがあります。 アプリケーション形式で全てのデータを渡すことで、印刷会社でも、文字の修正や、画像の修正などにも対応出来る状態を作ることができます。 印刷側に修正を依頼する場合は、修正後の閲覧用PDF返信して貰い、指示の認識違いが無いかを確認する様にしましょう。

過去データを流用するために制作側で保管管理をしている場合は、印刷会社で修正をした最終データを戻して貰うことを流れの中に入れておくことも大切です。

入稿後に一切の修正・変更は無いという場合は、PDFデータで。

自社の制作部門内で修正対応は徹底しているので、印刷工程に修正を委託することは一切無いという場合は、PDFでの入稿をおすすめします。

PDFデータは、画像やフォントの情報が全て入った一つのファイルにまとめることが出来るので、ファイルの管理や受け渡しが楽なるというメリットがあります。 PDFに変換した際に、透明効果などの複雑な効果を使用したパーツが変化することもあるので、最終確認はPDFから出力したプリントで行うようにしてください。

PDFは、AcrobatProなどのPDF編集用アプリケーションを使用すれば、部分的な修正は可能ですが、「画像の差し替え」や「長文修正」などの細かな編集はできません。ページの順番を変えるくらいまでの修正はPDFでも可能なので、ノンブルの無い冊子であれば直前のページ順入れ替えも印刷会社で対応することができます。

前記の様な特殊な作業をしなければ、PDFは事実上データ修正はほぼ出来ないデータとなるので、校了後に内容が変わってしまうリスクを減らすことができます。

ただし、校了後に修正が必要となった際は、制作側で修正対応をしてPDFを再入稿することが必須となります。

印刷用のPDFは「PDF/X」フォーマットで。

PDFフォーマットの保存では、様々な設定が可能ですが、オフセット印刷用のデータは「PDF/X(ピーディーエフエックス)」のフォーマットを使用してください。

「PDF/X」の設定を使用すると、画像の解像度やフォントの埋め込み設定など、オフセット印刷に適した設定で保存されます。「PDF/X」にもいくつかの種類があり、現在主に使用されているものとしては「PDF/X-1a」「PDF/X-4」の2種類あります。

基本は「PDF/X-4」を、印刷会社によっては「PDF/X-1a」のみ対応の場合も。

「PDF/X-1a」は、初期に作られた規格で、「RGB」や「透明効果」を保持することが出来ません。
「PDF/X-4」では、RGBカラーの情報と近年のAdobeアプリで使用可能になった「透明効果」の情報を保持出来るようになっています。大きな違いは、「透明効果」情報の保持の部分になりますが、AdobeCS以降の近年のバージョンで普通にデータ作成をしていると、ドロップシャドーなどで、この「透明効果」を多用しているはずなので、通常は「PDF/X-4」で書き出ししたPDFを使用してください。

オフセット印刷データとして「PDF/X-4」を使用する際に注意したいのは、「RGBカラー」を保持出来てしまう為、RGBの画像情報もそのママ保存されてしまいます。

「PDF/X-4」は、RGBデータと印刷会社の対応に注意。

RGBのデータは、版を作成する工程でCMYKデータに変換されることになりますが、この工程の変換設定が会社によって違うため、色が変わってしまう原因となります。
社内報データの中に、RGBの画像などが使用されていないか必ず事前に確認する様にしましょう。

稀なケースですが、古い製版設備の印刷会社では「PDF/X-4」の変換処理に対応できないことがあります。こう行った場合は、古い規格の「PDF/X-1a」のデータであれば、古い設備でもほぼ問題無く製版処理をすることができます。

「PDF/X-1a」の方が、古い設備にも対応できて汎用性は高いのですが、透明効果の処理のエラーでオブジェクトが変わってしまうことがあるので注意が必要です。「PDF/X-1a」で入稿をする場合は、PDFから出力したプリントで「透明効果」を使用している箇所の確認を良く行う様にしてください。

以上、簡単ではありますが、制作フローに適した入稿データのおすすめ形式を紹介させていただきました。次回以降も、社内報データの作成に役立つ情報を引き続き紹介させて頂きます。
お楽しみに!

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