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社内報のつくりかた

社内報で新人社員紹介を!企画や編集のポイントまとめ

社内報で新人社員紹介を!企画や編集のポイントまとめ

社内報は、会社で働く社員たちに対する社内情報の共有や意識改革を目的として作成されています。そんな社内報において、効果的な企画の代表とされるのが新入社員の紹介です。ほとんどの会社において新入社員は毎年入ってくるため、彼らの紹介も毎年行うのが普通です。ここでは、新入社員の紹介をする場合に社内報担当者が押さえておくべきポイントについて解説します。初めて社内報の担当になった人はもちろん、なかなか社内報を読んでもらえず悩んでいるという人は、この記事を読んで、読み手目線で企画を考えてみてはいかがでしょうか。

社内報で守るべき新人社員紹介の基本的な構成

社内報の自己紹介は、自由な形式で書いてもらって問題ありません。しかし、人によって書かれている内容がバラバラだと、全体的なまとまりに欠けます。読み手である社員の記憶に残る、有意義な内容にするためにも、基本構成だけは決めておくと良いでしょう。

流れとしては、まず氏名・配属先などの基本的な情報を載せます。その後、入社・配属されたことへの感想、今後の抱負の2つをテーマとして設定します。新入社員が今どのような気持ちでいるのか、それぞれの思いを語ってもらいましょう。ここで個性を引き出します。最後は締めの挨拶につなげて、自己紹介を終えます。

以上が新入社員紹介における基本的な構成です。これ以外にも要素を加え、さらに個性を出していくのも良いでしょう。構成を決めておけば、同じテーマについての語り方や内容をそれぞれ比較できるようになり、その人の個性が見えてきます。新入社員にとっても自己紹介を考えやすくなるので、最初に設定しておきましょう。

【社内報担当者が心がけるべきポイント1】簡潔さ

社内報の新入社員紹介では、一般的にその年度に入社した代表的な社員を数名、あるいは新入社員全員の紹介文を掲載することになります。1人だけをピックアップして詳しく取り上げる場合と異なり、読み手にはすべての新入社員紹介の文面にしっかりと目を通してもらわなければなりません。そのためには、紹介欄は簡潔にまとめるよう心がけましょう。伝えるポイントを絞ることで、短い文章でも内容が良く伝わり、人数が多くても最後まで読み切ってもらえるようになります。

また、社内報のページ数やレイアウトを考慮する上でも、長過ぎる文章は避けたほうがいいでしょう。それぞれの紹介文が長いと、複数のページにわたって新入社員紹介が続くことになりますし、ページをめくっても文章ばかりなんてことにもなりかねません。そのような社内報では、読み手が読む気を失ってしまうでしょう。読み手の集中力を切らすことなく、新入社員の個性を伝えるためには、簡潔さが不可欠なのです。

【社内報担当者が心がけるべきポイント2】親しみやすさ

社内報には必ず目的があります。いくら面白い内容であったとしても、それが目的からかけ離れたものであれば意味がありません。そこで、社内報による新入社員紹介の目的をもう一度考えてみましょう。

新入社員紹介は、ただ先輩社員や役員に新たな社員を紹介するためだけに行うのではありません。新入社員が会社にいち早くなじみ、会社に貢献したくなるように、既存社員とのコミュニケーションを深め、仕事で活躍しやすい環境を整える目的も持っています。つまり、新入社員紹介はコミュニケーションの一環なのです。そのため、紹介文を書く際には親しみやすさを意識する必要があります。

その社員がどのような人間なのか、良さを引き出し、既存社員と仲良くなれるようきっかけ作りをしてあげましょう。あまり堅苦しい文体にはせず、ときには読み手に語りかけるような文体にすると親しみやすさが出ます。

【社内報担当者が心がけるべきポイント3】フレッシュさ

既存社員ではなく、新入社員を紹介する場合においては、ベテランの社員にはないような新入社員ならではのフレッシュさを活かすと良いでしょう。彼らはまだ仕事に対するスキルや知識を持っていませんが、これから学んでいこうという前向きな姿勢を持っています。紹介文では、新入社員に意気込みを語ってもらい、そのフレッシュさが伝わるようにしましょう。

また、やる気に満ちた様子や雰囲気がわかる新入社員の紹介文を見れば、ほかの社員はいい刺激を受けるはずです。自分の新入社員時代のことを思い出して初心に立ち返ったり、先輩としての自覚を再認識して後輩指導への気合を入れ直したりと、さまざまな効果が考えられます。既存の社員に刺激を与えるという意味でも、フレッシュな新入社員紹介は大切なのです。

【社内報担当者が心がけるべきポイント4】独自性

複数の新入社員の紹介文を掲載する場合、ありきたりな文章や似通った文章になってしまうことがありますが、それはNGです。読み手としては同じような内容が続けば退屈に感じてしまい、途中で読むのが嫌になってしまいます。また、それぞれの新入社員の特徴や雰囲気を上手くつかめないでしょう。せっかくの社員紹介の意味がありません。

そのような事態になってしまいそうなら、新入社員の趣味・出身地について、あるいは仕事に関わる得意分野・今後の目標・将来の夢など、人によって異なる要素を取り入れてみてはいかがでしょうか。社内報の作成側で、個性が出そうなテーマを決めても良いですし、新入社員側で好きなテーマを選んでもらうのも良いでしょう。新入社員それぞれの独自性がはっきりするとともに、読み手にとっても読んでいて飽きないものとなるはずです。

【社内報担当者が心がけるべきポイント5】個性を潰さない

社内報で新入社員紹介のコーナーや企画を設ける際には、新入社員の個性を潰さないように気をつけなければなりません。それまでの社内報の雰囲気というものもあるでしょうし、さまざまな人が読むことを想定すると確かにある程度の統一感や無難さは必要になります。しかし、新入社員紹介の企画を成功させたいがために、当たり障りのない文章にしたり、きれいにまとめたりすることに集中し過ぎると、新入社員の個性を活かすことを疎かにしがちです。

特に、社内報担当者や専門のライターが聴取した内容を元に執筆・編集をするのではなく、新入社員本人に書いてもらった紹介文を直接掲載する場合には、紹介文の内容を改変し過ぎてはいけません。そこには新入社員の個性が表れているので、不適切な表現や誤字・脱字を除き、なるべくそのまま掲載するようにしましょう。

【社内報担当者が心がけるべきポイント6】レイアウトの工夫

紹介文だけではなく、レイアウト自体にも工夫を凝らすのが社内報担当者として欠かせないポイントです。
レイアウト次第で全体の印象が変わります。シンプルなものにも、個性的なものにもできるので、社内報や会社の雰囲気に合わせて考えましょう。さらに、たくさんの人に読んでもらうためには、読みやすいと感じられるような構成や、思わず読みたくなるようなコーナー名・デザインを意識すると、人の目に触れる可能性が高くなります。

例えば、それぞれの紹介文を規則的に並べるのではなく、あえて変化をつけてみたり、今年入社する新入社員にキャッチコピーをつけて、タイトルにしてみたりすると面白いでしょう。明るく、フレッシュな印象を読み手に与えられるように、色使いにも気を配る必要があります。ただし、あくまでもメインは紹介文になるので、悪目立ちするようなデザインや、社内報の雰囲気に合わないデザインは避けるようにしましょう。

新人社員と会社のために工夫や配慮を!

社内報の新入社員紹介によって、先輩社員が彼らについての理解を深めることができれば、新入社員は自然と会社になじめるようになり、ほかの社員とのコミュニケーションもスムーズに取れるようになるでしょう。
新入社員が意欲的に頑張り、仕事に打ち込めるようにすることはもちろん、会社のこれからの発展のためにも社内報は重要な役割を持ちます。そのため、社内報に掲載する新入社員紹介の内容のチェックとアドバイス、企画の方法については気を抜くべきではありません。社内報の作成には、会社のための大切な仕事であるという意識を持って臨みましょう。

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