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社内報のつくりかた

社内報原稿によく出る「表記ゆれ」を校正しよう

2020.12.13

2017.03.07

みなさんは1冊・1回の社内報の中で、どれぐらい原稿を書いていますか?

ほとんどすべてを自分一人で書く!、大半は寄稿してもらう、特集などは外部のライターさんにお願いする、などなど企業によって様々です。しかし、毎回すべての原稿を一人で書き上げている担当者さんはあまり多くはありません。

社内報のように複数の記者さんが記事を持ち寄って一冊の本を作り上げる場合には、それぞれの表記が異なっていると全体的なバランスが崩れ、トータルとして読みづらくなってしまうことがあります。

「私・わたし」「●●すること・●●する事」「降りる・下りる」「平成29年・2017年」など 同じ意味の言葉を、異なる文字表記がされていることを「表記ゆれ」といいます。

今回は表記をそろえて、スムーズに文章を書く・読むための工夫をご提案したいと思います。

記号の種類をチェックしよう!

違う種類の句読点、リーダ等が混在している

Aさんの記事:今日は、雨が降っています…….
Bさんの記事:今日は、雨が降っています・・・。

●かっこの使い方が統一されていない

Aさんの記事:テーマは〈 〉セリフは「 」 商品名は『 』
Bさんの記事:テーマは【 】セリフは「 」 商品名は〈 〉

などなど、意外に統一されていないことが多い記号たち。
もちろん校正の工程でチェックして、改めて統一することは可能ですが、すべてを後から確認するとなると結構な手間になります。内容には直接関係ないポイントに時間がかかってしまうのは、ちょっともったいないですよね。

書き手によって文章の表情が変わるのは当たり前で、そこが面白いところでもあります。 ただ、表記ゆれによって読者を混乱させてしまい「伝えたい」ことが伝わらなくなってしまったら本末転倒ですよね。
よく使われるものは、事前に統一しておきましょう。

よく使う「ことば」をチェックしよう!

「ことば」の使い方には強く個性が出ます。
それこそが魅力の源ではあるのですが、社内報というひとつのまとまった読み物として成立させるためには、ある程度のルールが必要です。

よくある例としては、

さまざま/様々
みなさま/皆さま/皆様
ひとりひとり/一人ひとり/一人一人
よい/いい/良い
アイデア/アイディア
コミュニケーション/コミニュケーション

このように、同じ単語を異なる方法で表記していると個々の記事の中ではしっくりきていても、全体を通して眺めると、バラバラとしてまとまりのない印象を与えてしまいます。

よく使われる単語は、使い方を一覧表にして、メンバーで共有しておくのがおすすめです。

また、

2017年/平成29年
6か月/6ヵ月/6ヶ月
10000人/10,000人/1万人

などなど、数字や日付に関する表記の違いにも要注意です。
会社の行事や決算について、伝統的なルールが決まっている場合もあります。
発行後のトラブルを防ぐために、不安な箇所がある場合は、担当者にあらかじめ確認しておきましょう。

よく使う「漢字表記」をチェックしよう!

皆さんは、漢字、お得意ですか?

学生の頃は、試験勉強のために書き取りをしたり問題を解いたり、手を動かしながら必死に記憶し、それを「思い出す」という作業をしていました。

ところが社会人になると、簡単なメモ以外はほとんどパソコンを使うようになりましたよね。キーボードを打ってリターンキーを押せば次々に変換され、「思い出す」から「選ぶ」作業へと変化していきました。今更言うまでもなく、その手軽さは画期的なものですが、ミスを多く生む原因にもなります。

様々な原稿を拝見していますと、気になる共通点がありました。
2つご紹介しましょう。

●自分が普段使わないような難しい漢字に変換している

「殆ど」「些か」「拘り」など、多くの人がぱっと見て読めない漢字を使用するのは、コミュニケーションツールである社内報にはあまり適しません。なんて読むんだろう?と文章の途中で立ち止まってしまうのは、読者にとってちょっとしたストレスなんです。
「変換し過ぎ」に注意! 難読漢字はなるべく避けましょう。

●使い分けがあいまい

「下りる」「降りる」 「生む」「産む」
のように、同じ読み、似た意味の漢字の使い分けを「なんとなく」でしていませんか?
文章としての意味が変わってしまうほど大きな問題にはならない。けれど、「出版物を作る」という仕事には、なかなかの責任があるのです。

迷ったときは、こまめに調べましょう。

この2つのポイントは「表記ゆれ」を起こしやすいポイントでもあります。
文章のなかで出てきた場合、丁寧に確認していきましょう。

いかがでしたか?
今回は「表記ゆれ」について取り上げてみました。
複数の記者さんに協力してもらって作り上げる社内報だからこそ、チェックしていきたいポイントです。

 【関連リンク】
スッキリ解消!社内報の「校正」に関連する記事7選!

https://nippon-pr-center.com/column/201007/

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