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社内報のつくりかた

表記ルールづくり

2015.06.12

表記ルールづくり

こんにちは!
アシスタントディレクターのちっしーです。
今回は表記ルールづくりと題しまして、スムーズに文章を書く・読むための工夫をご提案したいと思います。

社内報のように多くの記者さんが記事を持ち寄って一冊の本を作り上げる場合には、それぞれの表記ルールが異なっていると全体的なバランスが崩れ、トータルとして読みづらくなってしまうことがあります。

では、具体的にみていきましょう。

約物表記

約物の表記でよくあるのは、

●違う種類の句読点、リーダ等が混在している

Aさんの記事:今日は、雨が降っています…….
Bさんの記事:今日は、雨が降っています・・・。

●かっこの使い方が統一されていない

Aさんの記事:テーマは〈 〉セリフは「 」 商品名は『 』
Bさんの記事:テーマは【 】セリフは「 」 商品名は〈 〉

などなど。
もちろん校正の工程でチェックして、改めて統一することは可能ですが、すべてを確認するとなると結構な手間になります。内容には直接関係ないポイントに時間がかかってしまうのは、ちょっともったいないですよね。

書き手によって文章の表情が変わるのは当たり前で、そこが面白いところでもあります。
それぞれの魅力をうまく伝えるためにも、社内報のメンバー全員で約物の表記ルールを定めておきましょう!

ことば表記

「約物」同様、「ことば」の使い方には強く個性が出ます。
それこそが魅力の源ではあるのですが、社内報というひとつのまとまった読み物として成立させるためには、ある程度のルールが必要とされます。

よくある例としては、

●同じ単語を異なる方法で表記している

さまざま/様々
みなさま/皆さま/皆様
ひとりひとり/一人ひとり/一人一人
よい/いい/良い
アイデア/アイディア
コミュニケーション/コミニュケーション

個々の記事の中ではしっくりきていても、全体を通して眺めると、バラバラとしてまとまりのない印象を与えてしまいます。
よく使われる単語は、使い方を一覧表にして、メンバーで共有しておくのがおすすめです。

また、

●数字や日付に関する表記が違う

2015年/平成27年
6か月/6ヵ月/6ヶ月
10000人/10,000人/1万人

会社の行事や決算について、伝統的なルールが決まっている場合もあります。
発行後のトラブルを防ぐために、不安な箇所がある場合は、担当者にあらかじめ確認しておきましょう。

漢字表記

パソコンのキーボードを打ってリターンキーを押せば、次々に変換されます。その手軽さは画期的なものですが、ミスを多く生む原因にもなります。

様々な原稿を拝見している中で、気になる共通点がありました。
ふたつご紹介しましょう。

●自分が普段使わないような難しい漢字に変換している

「殆ど」「些か」「拘り」など、多くの人がぱっと見て読めない漢字を使用するのは、コミュニケーションツールである社内報にはあまり適しません。なんて読むんだろう?と文章の途中で立ち止まってしまうのは、読者にとってちょっとしたストレスなんです。
「変換し過ぎ」に注意! 難読漢字はなるべく避けましょう。

●使い分けがあいまい

「下りる」「降りる」 「生む」「産む」
のように、同じ読み、似た意味の漢字の使い分けを「なんとなく」でしていませんか?
文章としての意味が変わってしまうほど大きな問題にはならない。けれど、「出版物を作る」という仕事には、なかなかの責任があるのです。迷ったときは、こまめに調べましょう。

自由で魅力的な紙面のために、決まりごとはとても大切です。作業の効率化と読みやすい文章を目指して、表記ルールを見直し、メンバー間での共有に心掛けていきましょう。

ぜひ、参考になさってくださいね!

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