メニュー メニューをクロース

社内報のつくりかた

表記ルールづくり

2019.02.13

2015.06.12

こんにちは!
アシスタントディレクターのちっしーです。
今回は表記ルールづくりと題しまして、スムーズに文章を書く・読むための工夫をご提案したいと思います。

社内報のように多くの記者さんが記事を持ち寄って一冊の本を作り上げる場合には、それぞれの表記ルールが異なっていると全体的なバランスが崩れ、トータルとして読みづらくなってしまうことがあります。

では、具体的にみていきましょう。

約物表記

約物の表記でよくあるのは、

●違う種類の句読点、リーダ等が混在している

Aさんの記事:今日は、雨が降っています…….
Bさんの記事:今日は、雨が降っています・・・。

●かっこの使い方が統一されていない

Aさんの記事:テーマは〈 〉セリフは「 」 商品名は『 』
Bさんの記事:テーマは【 】セリフは「 」 商品名は〈 〉

などなど。
もちろん校正の工程でチェックして、改めて統一することは可能ですが、すべてを確認するとなると結構な手間になります。内容には直接関係ないポイントに時間がかかってしまうのは、ちょっともったいないですよね。

書き手によって文章の表情が変わるのは当たり前で、そこが面白いところでもあります。
それぞれの魅力をうまく伝えるためにも、社内報のメンバー全員で約物の表記ルールを定めておきましょう!

ことば表記

「約物」同様、「ことば」の使い方には強く個性が出ます。
それこそが魅力の源ではあるのですが、社内報というひとつのまとまった読み物として成立させるためには、ある程度のルールが必要とされます。

よくある例としては、

●同じ単語を異なる方法で表記している

さまざま/様々
みなさま/皆さま/皆様
ひとりひとり/一人ひとり/一人一人
よい/いい/良い
アイデア/アイディア
コミュニケーション/コミニュケーション

個々の記事の中ではしっくりきていても、全体を通して眺めると、バラバラとしてまとまりのない印象を与えてしまいます。
よく使われる単語は、使い方を一覧表にして、メンバーで共有しておくのがおすすめです。

また、

●数字や日付に関する表記が違う

2015年/平成27年
6か月/6ヵ月/6ヶ月
10000人/10,000人/1万人

会社の行事や決算について、伝統的なルールが決まっている場合もあります。
発行後のトラブルを防ぐために、不安な箇所がある場合は、担当者にあらかじめ確認しておきましょう。

漢字表記

パソコンのキーボードを打ってリターンキーを押せば、次々に変換されます。その手軽さは画期的なものですが、ミスを多く生む原因にもなります。

様々な原稿を拝見している中で、気になる共通点がありました。
ふたつご紹介しましょう。

●自分が普段使わないような難しい漢字に変換している

「殆ど」「些か」「拘り」など、多くの人がぱっと見て読めない漢字を使用するのは、コミュニケーションツールである社内報にはあまり適しません。なんて読むんだろう?と文章の途中で立ち止まってしまうのは、読者にとってちょっとしたストレスなんです。
「変換し過ぎ」に注意! 難読漢字はなるべく避けましょう。

●使い分けがあいまい

「下りる」「降りる」 「生む」「産む」
のように、同じ読み、似た意味の漢字の使い分けを「なんとなく」でしていませんか?
文章としての意味が変わってしまうほど大きな問題にはならない。けれど、「出版物を作る」という仕事には、なかなかの責任があるのです。迷ったときは、こまめに調べましょう。

自由で魅力的な紙面のために、決まりごとはとても大切です。作業の効率化と読みやすい文章を目指して、表記ルールを見直し、メンバー間での共有に心掛けていきましょう。

ぜひ、参考になさってくださいね!

SHARE

新着記事

2021.02.19

社内報のつくりかた

トップメッセージは誰のため?伝え方のポイントとは

トップメッセージは誰のため?伝え方のポイントとは

4月号は新入社員特集を掲載する企業が多い私感です。さて、読みにくいとも、読まれている、とも言われるこのトップメッセージ。どこで差がつくのでしょうか? それは、「読みたい」と思う社員と「読みたくない」と...

2021.02.12

社内報のつくりかた

色校正とは?色校正を見るときに気を付けたい3つのポイント

色校正とは?色校正を見るときに気を付けたい3つのポイント

今回は社内報をつくる工程の中でも、社内報担当者の方の最後の確認になる色校正についてです。 みなさんは色校正のチェックの時に、どのように何をチェックされていますか? そもそも、なぜ色校正が必要なのかご存...

2021.02.03

社内報のつくりかた

社内報校正・校閲の鬼門 !「名前と数字」を確認するコツ

社内報校正・校閲の鬼門 !「名前と数字」を確認するコツ

校正・校閲で最も皆さんがミスするのは、商品や人の「名前」と業績やマーケットの「数字」です。これだけは、印刷物なら間違えると必ず刷り直しになります。この特に注意が必要な「名前」「数字」を校正・校閲作業時...

2021.01.28

社内報のつくりかた

【無料DLあり】社内報の企画・ネタ|コロナ禍でもできる春の「社員紹介」企画とは?

【無料DLあり】社内報の企画・ネタ|コロナ禍でもできる春...

春に発行する社内報の制作が進行し始める時期となりました。社内報の「春号」といえば、キラーコンテンツの集まり。たとえば、新年度のキックオフイベントや入社式のレポート、そして新入社員紹介。社内報担当者とし...

お電話でのお問い合わせはこちらから

東京: 03-3632-4818

名古屋: 052-856-2045

大阪: 06-6210-1433

お問い合わせ・ご相談

情報誌プレゼント

お問い合わせ・ご相談

コラムへ

コラムへ

ページトップへ