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社内報のつくりかた

社内報の業務負担軽減のために必要なケジュール管理とは?

2020.11.12

2016.07.20

先週は撮影と校了が重なり慌ただしかったnocoです。

制作の仕事には「作業」が付き物です。そして、「作業」は時間を食うものです。
作業に追われていると、どうしても企画を考えたりリサーチをしたりという、少し先を見据えた仕事が後回しになってしまいがちです。
もちろん、きちんと進行すること、ひとつひとつを丁寧にやっていくことはとても大切です。

しかし、目の前の「作業」だけに時間を消費してしまうと、疲労感だけが募り、新しい取り組みにチャレンジすることに後ろ向きになり、企画力や編集スキルを磨くチャンスを逃してしまうかもしれません。何より、自分自身が楽しく仕事をすることができなくなるのではないでしょうか。(中には「作業」を極めることが楽しいという方もいますが)

やはり自分の時間は自分でコントロールしたいですよね?
今回は、先週バタバタしてしまった自分への自戒の意味も込めて、私が日頃気を付けている「作業と両立させるための」スケジュール管理法をお伝えします。 

毎日固定の「作業以外をする」時間を設定する

作業が立て込んでくると、「来たものを来た順にこなす」状態になりがちです。目の前にやらなければならない作業があれば、気になってしまうのはわかります。
でも、そこはぐっとこらえて、それ以外の仕事をする時間を確保しておきます。

例えば私の場合は、取材や会議などの予定がなければ、朝の始業から1時間とお昼休憩後の1時間は、

・何かを調べたり提案要素を入れなければならないメールなどの対応
(作業に関わるメールの対応はここではまだしない)
・新しい案件のための調査
・企画のための下調べや企画書づくり

などのための時間、と何となく決めています。

この間に長期スパンの仕事を進めたり、企画的な業務をできるだけ進めます。
ポイントは、ある程度時間を区切っておくことです。「企画ができるまで」などとすると、今度はそれが終わってから作業にかかり、さらに時間が押していく…ということになりますので、1時間なら1時間で区切りをつけましょう。

他者のいる予定もある程度自分でコントロールする

例えば、取材や打ち合わせなどの日時を設定する際に、特に予定がないからといって、「ご都合のよい日時を教えて下さい」と言ってはいませんか?

相手の都合を尊重することは大切なのですが、何もかも相手に合わせてばかりでは自分のスケジュールの効率が下がります。ですので、私は基本的にこちらから候補日時をいくつか挙げて、選んでもらうことにしています。(もちろん、候補日以外の調整もできる旨は補足しますが)

意外と、全くフリーで「いつがご都合いいですか?」と聞かれるより、候補日時の中から選ぶ方が相手も楽だったりもします。

基本的に9時~17時が一般的な就業時間と考える

制作の現場では、特にフリーのデザイナーやカメラマンなど、土日も関係なく夜遅くまで仕事をする人も中にはいます。しかし、皆そうしたくてしているわけではありません。
それはやりとりをする社内・外の人全てに言えます。

私は、できるだけ社外の人に連絡をするのは10~17時の間(就業時間内)と決めています。業種によってこの前後の方がいい場合もありますので、ある程度は相手に合わせますが、自分が19時まで仕事をしているからといって、相手にも19時に対応を求めないようにしています。もし校了作業などで遅くなることが予測されるようであれば、事前に都合などを確認するようにしたり、メールを送る際に「明日またお電話します」とか「お返事は明日で結構です」とすぐに対応する必要はない旨を伝えたりします。

もちろん、そうは言っても遅くまでかかってしまうことは、あります……でも、できるだけ減らしたいと思っています。その方が、お互いに余裕を持って気持ち良く仕事ができるからと考えるからです。

常に「作業」を改善する

作業の中身は中々減らすことは難しいと思いますが作業の進め方は効率よく改善していくことは可能です。

そのためには、作業を流れでやらず、その意味を考えながら行っていくことが大切です。自分なりにその作業の目的を捉え「もっと効率的にできないか?」「ミスを減らせないか?」(間違えると後で作業が増えることになるので、事前に間違えを防ぐ)と常に改善を心がけると、作業時間自体を減らすことにもつながります。
仕事が早い人が周りにいたら、コツを聞いてみたり参考にするといいでしょう。

 

いかがですか?みなさんは「作業」に支配されていませんか?
自分でもこの記事を書きながら、先週を振り返って反省をしています(笑)
また来週やってくる取材週に向けて、しっかりスケジュール管理をしたいと思います。

 

 

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