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社内報のつくりかた

エクセル原稿フォーマット活用のススメ

エクセル原稿フォーマット活用のススメ

こんにちは、nocoです。

みなさんは社内報の原稿依頼をするとき、どのような形で依頼をしていますか?

「600W程度でお願いします」という依頼で、ワード文書でもらっていることが多いのではないでしょうか?
ワードは使い慣れていて書きやすいし文字数カウントもでき、その後デザイナーや制作会社に入稿する際もそのまま渡せるので、最も一般的と言えます。

ただ、私はエクセルでフォーマットを作ることをおすすめします。
ワードは、記入者が文字数を気にせずに書いてしまうと簡単にオーバーしてしまいます。

エクセルは「データの入力規則」の設定で、入力した文字数が多かったり少なかったりすると、エラーメッセージが出るようにできるため、送ってもらった原稿の文字数が多くて再度書き直してもらったり、社内報担当者が苦労して文章を修正したりする手間が省けます。

また、私の感覚値ですが、普段エクセルを使用する際は数字データ系の業務が多いからか、ワードと比べるとギュッと簡潔なコメントになる傾向があるように思います。
(もちろん文字数の制限があるからではありますが…)

 

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実際に私が社内報で使用しているフォーマットの一例をご紹介します。

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フォーマットのQ1~4の記入欄には、それぞれ指定している文字数の制限がかけてあります。 

書いてもらった原稿をほぼそのまま記事に使用する場合は、記事を構成する本文ブロックと連動する形で記入欄を設ければOK。上記の例では、ある程度編集部側でテキストを編集する想定なので文字数の幅を広くしてありますが、そのまま掲載する場合はもう少し狭くするとよいでしょう。

また、編集部側で文章を書く場合も、例のように、ある程度盛り込みたい内容で項目を分けて質問を設定すると後でラクです。Q1から順にポイントとなる内容を抜き出していき、全項目をつなげて整えればイチから文章を起こすより短時間で作れますので、取材代わりのヒアリングシートとしても使えます。

編集作業をできるだけ効率的に進めて時間的な余裕を作ることで、その分、企画やディテールにこだわることができます。
原稿のやりとりや修正に苦労している方は、ぜひ試してみて下さい。

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