社内報制作に役立つスケジュール管理のコツ

 こんにちは。元編集者ディレクターのnocoです。
突然ですが、みなさんは、スケジュール管理、得意ですか？ 

私は、編集者になる前、入稿後の制作物を印刷工程に回す（下版といいます）までの進行管理をする部署にいたことがあります。その部署では、週刊、月刊、ムック含め出版する全ての媒体（雑誌）を扱うため、限られた人員でミスなく下版を守るというのが命題でした。その仕事で、「いかに効率よく業務を行うか」という「生産性」を意識することを覚えました。

そのときの経験からスケジュール管理が下手な原因について考えてみると、スケジュール管理が下手な人の共通点には「スケジュールの立て方が下手」ということが挙げられます。
そこで、今回は、スケジュールの立て方のコツをいくつかお伝えしたいと思います。 

無理なスケジュールは立てない

まず前提として、実現不可能なスケジュールを立てないことが大切です。当たり前のことのようですが、スケジュールを守れない人の多くは、そもそも無理なスケジュールを組んでいることが多いです。「できればこうしたい」ではなく、「こうする」という計画がスケジュールです。

自分の作業時間を知る

みなさんは、自分がメールを1件送るのにどれくらい時間がかかっているか把握していますか？原稿1ページを書く時間はいかがでしょう？
もちろん、内容によって変わってきますが、自分が何の作業にどれくらい時間がかかるのか、把握していることが大切です。そのために、ひとつ作業を終えるごとに時計を見る癖をつけるといいでしょう。簡単にメモを取っておくとなお良いです。
こうすることで、それぞれの作業にかかる平均時間が（もっと細かくすると、内容の重さに対してどれくらいの時間か）わかってきます。
自分が作業に必要な時間を把握することで、1日に無理な業務量を詰め込んで計画することはなくなります。

1日に少しでも余白の時間を作っておく

そうは言っても、突発的な仕事は日々発生します。もし、毎日ぎっしりのスケジュールを組んでいたら、増えた分だけ残業することになるでしょう。そうならないために、できるだけ1日に1～2時間程度は余白の時間を作っておくといいでしょう。もし、予定外の仕事が発生しなかったのなら、余白の時間を新しい知識・情報のインプットに使ったり、企画や原稿をよりブラッシュアップする時間に充てられます。

現実的なスケジュールを立てる

（1）編集会議、取材、入稿など「絶対的な」予定をまずは入れる。これは主に他者・他社と関わる予定で、基本的にずらせないような内容です。原稿回収などの〆切は「本〆切」と少し早い「対象者に伝える〆切」を設定するといいでしょう。

（2）（1）に付随して発生する準備・整理など必要な作業の時間を入れる。ここで自分の作業時間の把握が生きてきます。

（3）個人的に進められる作業の予定を入れる。

（4）組んだスケジュールを見直して、抜け・漏れがないかと「実現性」をチェック。

ポイントは「守れるスケジュールを立ててモチベーションをアップする」ということです。「今日は予定通りに進んだ」という達成感・充実感が、心に余裕を生み、ひいては最も時間の読めない企画に費やす時間を増やすことにつながります。それはそのまま社内報の質にもつながっていきます。

かく言う私も改善の日々ですが、意識と行動を変えれば状況は変わります！ スケジュールに追い立てられるのではなく、スケジュールを支配して、有効に時間を使いましょう♪