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社内報のつくりかた

コミュニケーション能力をアップさせて業務をスムーズにする方法

コミュニケーション能力をアップさせて業務をスムーズにする方法

コミュニケーション能力は、どんな職種のビジネスマンにも必須なスキルと言えます。なぜならば、コミュニケーション能力を高めていけば、業務をスムーズに行い、上司や部下とも円滑な人間関係を築いていくことができるからです。そのため、コミュニケーション能力をアップさせたいという人は多いのではないでしょうか。

そこで、コミュニケーション能力が高い人の条件、能力の低さを改善する方法、関連資格などを紹介していきます。

コミュニケーション能力が高い人とは?

コミュニケーション能力が高い人というと、人と関わるのが好きな人だと誤解していませんか。もちろん、コミュニケーションを取るうえで人と接するのが苦にならないことは大切です。しかし、相手に自分の考えを伝えても理解してもらえないようであれば、コミュニケーションが成立しているとは言えません。話下手はコミュニケーション能力が高い人ではないのです。

コミュニケーション能力が高い人とは、お互いの考えを交換し、理解し合えることができる人のことを意味します。コミュニケーション能力を向上させるためには、相手が理解しやすい言葉で伝えることが大切です。

例えば、相手がわからないような専門用語を使うのは避けましょう。相手のスキルを考え、理解しやすい言葉を選んで話すのです。さらに、話があちらこちらに飛ぶようでは、何が言いたいのか、相手には伝わりません。話のポイントを押えて、論理的に話すことも求められます。また、コミュニケーション能力が高い人は、話し手としてだけではなく、聞き手としても高い理解力を持っているものです。例えば、相手の話で何かわからないことがあれば、随時質問していきます。そして、相手から的確に答えを引き出していくのです。

コミュケーション能力が低い人とは?

コミュケーション能力が低い人とは、話すことが苦手な人を指すのではありません。いくら話が好きでも、相手の話には耳を貸さず自分の話ばかりする人は、コミュケーション能力が低い人と言えるでしょう。そんなコミュケーション能力が低い人には、次のような特徴があります。まず、自己主張が激しく、相手が何を言っても、自分の考えに頑なにこだわります。次に周囲との協調性がなく、その場の空気を読めません。そのため、相手を傷つける発言をすることもあります。さらに、話が表面的で具体性がなく、何が結論なのか、わかりにくい話し方をします。

こうした特徴を持つ人は、業務において支障をきたすおそれがあるので要注意です。コミュケーション能力が低い人は自分の話をすることだけで満足してしまい、相手にちゃんと伝わっているかどうかを確認しません。また、相手の話を理解しようとする努力を怠る傾向にあります。そのため、業務上での伝達ミスが起こりがちなのです。また、仕事は多くの人が互いに調整し合ながら進めていくものです。しかし、自分の話だけしかしない人はギスギスした人間関係しか築けないため、業務もスムーズに運ぶことができない傾向にあります。

コミュケーション能力の低さを改善する方法

コミュニケーション能力が低い人でも、次の点に気をつければ改善することが可能です。まずは、相手の話の聞き方です。相手に共感しながら、最後までじっくりと聞くようにします。その際、途中で自分の話をしはじめて、話の腰を折らないようにしましょう。質問がある場合は、話の内容に一区切りついてからです。また、相手の話に興味が持てないからといって、否定的な言葉を投げつけるのも良くないことです。相手があなたに伝える気持ちをなくしてしまいます。そして、話を聞いている最中は相手の表情や声の調子、身振り手振りにも注意を払うようにしてください。なぜなら、そこには言葉にならないメッセージが含まれているからです。

次に、相手への話の伝え方です。話をするときは、まず結論を先にします。そうすると、これから話そうとしている主題が何なのか、相手は最初にわかります。そのため、理解してもらいやすくなるのです。その際、主語、5W1Hをはっきりさせることも意識するようにします。さらに、話をするときのシチュエーションも大切です。いくら大切な仕事だとはいえ、相手の仕事が忙しいときに話すのは控えるようにしましょう。なぜならば、相手に話を聞く態勢が整っていないからです。また、相手の時間を奪わないように長話をすることも避けましょう。

コミュケーション能力をアップさせるコツ

コミュニケーション能力をアップさせるには、コツがあります。まずは自分が話すときの3つのコツです。
1つ目は素材選びです。相手が理解できないような話をしても意味がありません。世代や育った環境が違っても、共感できる素材を出してコミュニケーションを取るようにしましょう。
2つ目は、相手の警戒心を解くことです。円滑なコミュニケーションを成立させるには、相手が安心して話を聞ける環境を整えてあげることが第一です。まずは自分をネタにし、相手から笑いを引き出してみてはどうでしょうか。お互いに打ち解けた状態で、本題に入ることができます。
3つ目は、相手のキャパシティを考えることです。相手の理解度に合わせて話すスピードを調整します。また、相手の表情を観察して話の内容を十分に理解できていないと感じたときは、別の言葉で言い換えるようにしましょう。

次に、相手の話を聞くときの3つコツです。
1つ目は話の配分です。人は話を聞くよりも自分が話したいと思うものです。相手が話す時間のほうを多くとるようにしましょう。
2つ目は、相手のモチベーションを上げることです。相手の話に否定的な受け答えをすると、相手は話す気をなくしてしまいます。肯定的な受け答えで相手が話したいという気持ちを引き出すようにしましょう。
3つ目は、話をどのタイミングで終わらせるかです。相手が話を続けたいと思っているのに話を終わらせてはいけません。逆に話に飽きているのにだらだらと続けるのもよくないでしょう。話の引き際を見極めるには、相手の表情を注意深く観察することが大切です。

コミュニケーション能力の資格

仕事での成果を得たいがために、コミュニケーション能力をアップさせたいと思うビジネスマンは多いものです。実際にコミュニケーション能力を上げるための講座を行っているスクールも数多くあります。そうした講座を利用するのも、コミュニケーション能力をアップさせるためのひとつの手でしょう。もちろん、講座を受けるだけでも効果を得ることはできますが、コミュニケーション能力関連の資格を取得すれば、自分自身に自信を持つことができます。自信がつくと、苦手な相手を目の前にしてもスムーズにコミュニケーションを取ることができるようになるでしょう。

実は、こうした講座を受けることを後押ししている会社もあります。なぜならば、社員のコミュニケーション能力アップが会社の業績アップにつながるからです。今後、社員のコミュニケーション講座の受講を促したいと考えているのであれば、費用を会社側が負担したり、朝礼にてコミュニケーション能力関連の資格を取得した社員を表彰したりすると、社員のやる気につながるでしょう。

社内での意思疎通から強化する

業務をスムーズにし、円滑な人間関係を築くことは、居心地のよい会社づくりに繋がります。そんな会社づくりの土台となるのが、コミュニケーション能力です。これまでに紹介した方法などを使って、社内での意思疎通を強化するようにしましょう。それには、まずはできるだけ多くの社員にコミュニケーション能力の重要性を知ってもらうことが大切です。それには視覚的に訴えかけることができる社内報を使うのが、効果を期待できます。

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