※所属はインタビュー当時のものです

抱えていた課題
・拠点間に距離があり、社内コミュニケーションが疎であった。
・社員が増え、コミュニケーション不足が業務にも影響。

glassyを選んだ理由
・社内報の制作だけでなく、社内の課題解決を共有できた
・豊富な実績にもとづく分かりやすい説明
・インターナルコミュニケーションの重要性への理解

社内報を制作した効果
・社内のあらゆる拠点、部署と対話することができた
・社内からも記事や構成について前向きなアイデアがもらえる
・取材対象者が喜んでくれた

「当たり前の社内報にはしたくない」という思いが出発点

―まず社内報の創刊当時どのような課題をお持ちだったのかあらためてお聞かせください。

須佐美さん）
当時の課題は社内コミュニケーションを活発にすることでした。当社は拠点間に距離があり、リアルなコミュニケーションが取りづらく、他部署の活動状況が分かりにくいというような声が上がっていました。それが社内コミュニケーションにとっての障壁になっているだけでなく、業務の妨げになりかけているのを感じていたところでした。社員数が130人くらいに増えた時期でもあり、社員が100人を超えると社内報が必要となるという説を聞いたこともあって、これは何とかしないといけないと上司と話していたんです。

―当初は社内報もオプションの一つで、本当に課題を解決する手段は何かといったことから提案を求めていらしたと記憶しています。

須佐美さん）
そうですね。「ただの社内報にはしたくないよね」ということは話していて、単に社内報の制作を依頼するのでなく、当社の課題をしっかりヒアリングして、その解決にはどういう方法が良いのかを一緒になって考えてくれる会社さんを探していたんです。

―そんな中、弊社にご用命いただいた理由というと？

須佐美さん）
glassyさんのホームページを拝見して、インターナルコミュニケーションを重視していることはすぐに読み取れました。また、事前の打ち合わせにも入っていただけるサポート体制だったことがglassyさんにお願いする決め手になりました。取材自体もコミュニケーションの一環として、社員同士を知る機会だったり、お互いの業務を知る機会だったりにしたいという思いをよく理解してくださっていましたし、他社事例をもとに詳しく説明いただいたことも安心感につながりました。

―リニューアルではなく創刊だったわけですが、そこにはどんな思いがありましたか。

須佐美さん）
社内報の制作に携わるのは初めてでしたし、社内にノウハウもないので不安はありました。でも実際にglassyの担当者の方とお話をさせてもらって、すごく細かく丁寧に教えてくださったので、「パートナーとして、一緒に歩いてくれる人を見つけた！」と思いました。取材にも同行していただき、段取りよく進めていかれる様子を見ながら学び、少しずつ自分にも自信が出てきて、仕事自体が楽しくなっていきました。

―それは良かったです。社内報の制作を通じて、ご自身にも変化はありましたか。

須佐美さん）
そうですね。やはり取材対象者と密にやり取りをすることになるので、社内のネットワークが広がった実感はあります。方針として、いろいろな部署、いろいろなセンターの人に偏ることなく声かけしていたこともあって、それぞれの業務内容や特徴を知る良い機会になりました。

―初期の頃に他部署の仕事を経験するジョブチェンジを企画されていましたね。

須佐美さん）
はい、あれはキモ入りの企画でした。

―仮に数時間、1日だとしても人事を動かすのは大変だと思いますが、それを実際にやられたことに感嘆しました。

須佐美さん）
私と上司がこれは絶対やりたいと思っていた企画であり、他部署のことを知る、本社の社員がセンターを知るためにも絶対にやりたいと思って、各所属長にも理解してもらうためにきちんと説明しながら実施しました。実現できてよかったと思っていますし、出演した方々もジョブチェンジを経験できて良かったと言ってくださったので、担当者としても印象深い企画でした。

＊新たに創刊された社内報「POF」

―社内報に対する社内の反響や声にはどんなものがありましたか。

須佐美さん）
『面白いね』と言ってもらえたり、逆に『こういう企画はどうかな』といったポジティブな提案もたくさんもらえたりしたので、みんないろいろなことを考えているんだなと実感できました。取材は受けるけれど写真は載せたくないという方もいましたが、実際に社内報に載ってしまえば『やってみてよかった』とか『家族の分も数冊ください』という声も多く、社内報は人に焦点を当てていこうと意を強くしました。

社員の声を受け止めて、Web社内報を導入

―その後Web社内報を導入されますが、どんな理由からでしたか。合わせて弊社のWEB社内報「Z」をお選びいただいた理由もお聞かせください。

須佐美さん）
Web社内報を取り入れたのは、まず社員の声です。「Webで気軽に読めるものがいい」という声が根強くあったことから導入に踏み切りました。また、紙の社内報は制作に時間を要するので、今起きていることが掲載されるのは数ヶ月後になってしまいます。そこを解消するスピード感のある媒体としてWebを採用し、紙の良さを生かせる内容であれば印刷物を追加するという運用にしました。

内田さん）
閲覧性は紙の方が優れていると思いますが、新聞や雑誌を読むという習慣が薄れて、Webの方が日常になってきたことも影響していると思います。

須佐美さん）
「WMZ」に決めたのはglassyさんへの信頼感が前提としてあり、その上で当社のシステムとSSO連携ができることがポイントでした。わざわざ別にログインをするとなると、アクセスは少なくなるでしょうから、そこがクリアできたのは大きいですね。

SSOは「Single Sign-On（シングルサインオン）」の略で、IDとパスワードを一度入力するだけで複数のサービスにログインして利用できる仕組みです。 一度認証を受ければ、1つのIDとパスワードで各種アプリケーションやクラウドサービスにログインできるようになるため、業務効率の向上が見込まれます。WEB MEDIA ZではMicrosoft365及びGoogle Workspaceでの認証に対応しており、ユーザーIDとパスワードを入力することなく「WMZ」へのログインが可能となったほか、管理者側においても新たにユーザーの管理をする必要がなくなり、より快適に「WMZ」のサービスをご利用いただけるようになっています。

内田さん）
私は昨年の4月から社内報のチームにアサインされたので、選定にも関わっていました。基本的にglassyさんにお願いしたいと思っていたので、Webにした時のデメリットを一つひとつ解消してもらえたので助かりました。やはりみんなに見てもらえないと意味がないと思っていたので、スムーズにSSO連携していただいたのは、本当に良かったと思っています。

＊新しく導入したWEB社内報システム「WMZ」（https://www.glassy-co.jp/web-z_lp/）

―今年1月からWebを始動されて、紙とWebの違いはどう感じられていますか。

内田さん）
先日鳥栖プレミアム・アウトレットで20周年祭が行われ、取材の1週間後に記事をアップできました。

須佐美さん）
自分たちで入力してアップするだけなので、校正の時間も大幅に短縮され、こんなにも早いのか、と感動しています。話題がホットなうちに公開できるというのはうれしいですね。

内田さん）
また、結果が目に見えてわかることもメリットです。1つの記事に対して、何日間で何人の人が読んでいるか、逆に見ていない人がどれだけいるかも結果として可視化されるので、やる気につながっています。

内田さん）
WEB社内報の公開前にこれまでの紙の社内報の過去記事もアップしました。新しく入社した人も簡単に検索して閲覧できるので、喜んでもらえているみたいです。

タイムリーな発信はWebで、内容を深く理解してほしいときは冊子で

―今後の展望についてもお聞かせ願えますか。

須佐美さん）
Webのスピード感は大事にしつつ、例えば4月から始まる新中期経営計画のような内容は紙で伝えるほうが良いと思っています。関連する話題はWebで報せ、内容を深く伝えるのは冊子で、というようにうまく連携して一層価値を高めたいですね。

内田さん）
当社は社員自身が書き込める社内ツールもあるため、社内報ではインタビューで掘り下げなければ知ることができない記事を上げ、中計のような経営方針も適宜掲載していくというように、諦めずWebと紙のいいとこ取りをしていきたいです。

―弊社も引き続き課題感を共有しながら、制作に臨みたいと思います。最後にglassyに期待することをお聞きして、インタビューを終えたいと思います。

須佐美）
glassyさんには、引き続き当社の課題解決に向けて話し合いながら一つひとつの記事を作っていただきたいと思います。創刊から6年が経って、パターン化してくる部分もあると思うので、視点を変えた記事づくりのアドバイスなどもお願いしたいです。

内田さん）
社内報を作っていていいなと思うのは、記事に温度感があることです。それはglassyさんのファシリテーションの助けが大きいので、ぜひこれからもサポートしていただけると嬉しいです。

―ありがとうございました