紙の社内報は会社の財産である

会社のIT化やグローバル化を背景に、インターネットを介して発信する「WEB社内報」を取り入れる会社が増えています。しかし、紙媒体からWEB媒体に移行するからといって、紙の社内報の情報をゼロにしてしまうのはもったいないことです。これまで発行してきた紙の社内報は会社の財産ともいえるもの。WEBに移行するとしても消去せず、適切に保管し、誰もが気軽にアクセスできるようにしておくことをおすすめします。

今回は、紙の社内報からWEB社内報へ移行する際に注意したいポイントとともに、紙の社内報を最大限に活用する方法をご紹介します。発信媒体の切り替えを検討されている社内報ご担当者さまの参考になれば幸いです。

紙の社内報からWEB社内報へ

社内の情報や経営者のメッセージを伝えるツール「社内報」。従来は紙で発行し社員に配布する形が主流でしたが、IT化が進む今、インターネットを介していつでもどこからでも閲覧できる「WEB社内報」に切り替える会社が増えています。

ここでは、紙媒体とWEB媒体それぞれの特徴や、紙の社内報からWEB社内報移行する際の注意点をご紹介します。

紙媒体とWEB媒体の特徴

紙媒体とはその名のとおり紙を使って発信するものであり、新聞や雑誌、チラシなどが該当します。紙媒体は一度発行してしまうと簡単には修正できないため、発行の際には内容がよく精査されることから、情報の信憑性や信頼性が高いと考えられます。

また、紙媒体はある程度自由にレイアウトできる点も特徴です。読者に印象に残りやすく、読みやすい紙面レイアウトにできることも良さの１つと言えそうです。

一方、WEB媒体とはインターネットを介して発信するものであり、WEBメディアやブログ、ホームページなどが該当します。WEB媒体は掲載したいタイミングですぐに発信できるため、即時性が高く、鮮度の高い情報を届けられます。情報のボリューム（文字数）も紙媒体ほど厳格に決められていないため、必要以上に情報をカットするなどの編集をせずに発信できるのも特徴の１つです。ただWEB媒体はプログラムの都合上、レイアウトが決まっていることがほとんどのため、見た目のインパクトを訴求するには自由度が少ないことも押さえておくとよいでしょう。

紙の社内報からWEB社内報に移行する際に注意したいポイント

ペーパーレス化の流れや発行コストの問題から、紙の社内報をWEB社内報へ切り替えたいと考えている経営者の方は多いでしょう。しかし、紙媒体とWEB媒体の特徴はまったく異なるもので、それぞれにメリット・デメリットがあります。社内報の目的や期待する成果、組織の課題などから、自社に合う発信方法を考えることが大切です。

また、紙からWEBに移行する場合、過去に発行した紙の情報をどうするか悩むところです。これまでの紙の社内報に載っている情報は貴重な会社の歴史であり、資産です。WEB社内報に移行したとしても適切に管理することが重要です。とはいえ、紙のまま会社の書庫などに保管しても社員が手に取る機会は少ないでしょう。これではせっかくの貴重な情報資産が宝の持ち腐れになってしまいます。紙の社内報の保管方法や活用方法については、社内でよく検討しておく必要があるでしょう。

紙の社内報を活用する方法

紙の社内報からWEB社内報へ切り替えるにあたっては、これまで紙で発行してきた社内報をどうするか考えなければなりません。会社の貴重な歴史や、その時代に合わせたトップのメッセージが詰まった社内報をそのまま捨ててしまうのはもったいないため、WEBに移行しても紙の社内報を活用できるような仕組みを考えたいところです。

紙の社内報を保管・活用するには、紙面をPDF化し、イントラサイトに掲載する方法があります。PDF化することで紙ベースでの管理が不要となるうえ、パソコンから手軽に閲覧することが可能になります。

ただ、多くの企業のイントラはPDF化された社内報を保管することに特化されていません。イントラの目立たない場所にあることが多く、アクセスのしづらさからほとんど閲覧されないことが多いのではないでしょうか。

「WEB社内報WMZ」なら紙媒体データを最大限に活かせられる

インナーブランディングの専門会社・glassyが提供する「WEB社内報WMZ」なら、WEB媒体に移行後も紙媒体のデータを最大限に活かせられる機能を備えています。過去に発行した紙の社内報のPDFデータを「WEB社内報WMZ」に取りこむことが可能です。WEB社内報での最新の記事と、過去の紙の社内報の記事を一元で管理することができます。これなら今年入社した新入社員でも1年前、5年前、10年前の社内報に手軽にアクセスすることが可能です。

＊紙で発行された社内報をデジタル本棚に保管することが可能です（写真はPCでのイメージ）

「WEB社内報WMZ」ならスマホでも楽々

PDF化された過去の社内報のデメリットの１つがスマホで見づらいことです。ディスプレイが小さいスマホでピンチアウト（拡大）しながら閲覧するのは現実的ではなく、過去の社内報を閲覧するにはディスプレイの大きなPCに限定されてしまうのが実情です。

「WEB社内報WMZ」のスマホアプリならPDF化された社内報をHtml化し、スマホに最適化されたレイアウトで閲覧することが可能です。これなら過去の社内報に掲載された貴重な会社の歴史や、その時代の物語を、いつでも、どこでも、スマホの中で閲覧することが可能です。

glassy株式会社では、紙からWEBへの切り替えはもちろん、紙の社内報の制作もおまかせいただけるため、紙とWEBを並走させ双方のメリットを活かす方法もあります。しっかりとヒアリングさせていただき、御社に最適なプランをご提案いたします。

おわりに

社員へのメッセージや情報を共有する「社内報」は、社内コミュニケーションの活性化に欠かせないツールです。従来、社内報といえば紙媒体が主流でしたが、最近はインターネットを介して閲覧できる「WEB社内報」が注目されています。紙からWEBへ移行するにあたっては紙の社内報の保管や活用に悩むところですが、紙のデータは捨ててしまわずに、PDF化して社員がいつでもアクセスできる形で保管するのがおすすめです。

「WEB社内報WMZ」なら、企業の組織や体制に合わせて社内報をカスタマイズできます。操作性のよい「カンタン記事作成」機能で作業負担を軽減でき、さらに公開範囲の設定や動画配信、アクセス解析などの便利機能も充実しています。紙の社内報からWEB社内報への移行を考えている方、紙データの活用方法にお悩みの方は、まずはお気軽にお問い合わせください。