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社内報のつくりかた

紙からWEBへ、社内報リニューアル時における最大の誤解

2022.04.08

2021.09.01

リモートワークが導入され、紙の社内報が社員に行き渡りづらい・・
このタイミングで社内報もデジタル化したい!
といった思いを持たれている、広報ご担当者様も多いのではないでしょうか。

そういった背景もあり、WEB社内報に関するご相談件数も増えております。
実際にお問い合わせいただいた方のお話を伺っていると、紙からWEBへ社内報をリニューアルする際に、大きく誤解されている点があることが分かりました。

本日はその誤解について解説いたします。

決して運用は楽にならない

紙からWEBへ、社内報リニューアル時における最大の誤解、それは「運用が楽になる」
という誤解です。

社内報をWEB化した際、ご担当者にかかるご負担が少なることはほとんど場合ありません。むしろ紙媒体以上に運用し続けるハードルの高さはWEBの方が高い傾向にあります。

もちろん紙媒体の制作を外注せずに、全て自社で内製している場合であれば、ご負担が軽くなる場合もあります。しかし、編集やデザイン、印刷などをパートナーに依頼しているのであれば、WEBに切り替えることで、ご負担が大きくなる場合がとても多いのです。

紙とWEBの運用工数を比較

では、紙とWEB社内報、それぞれにかかる工数を洗い出してみましょう。

-紙の社内報の場合

社内報制作をパートナーに依頼している場合、その業務領域は編集、デザイン、印刷、配送であることが多いです。
そのような仮定で考えると、
・企画立案
・取材・ライティング
・撮影
・原稿収集
・校正、修正作業(赤字入れ)
・配送先リストの管理
といった作業をご担当者様が行うことになります。

-WEB社内報の場合

WEB社内報を運用されている会社様は、自社内で全ての作業を完結される場合が多いです。
そのような仮定で考えると、
・企画立案
・取材・ライティング
・撮影
・原稿収集
・編集
・校正、修正作業(赤字入れ)
・記事公開作業
・ユーザー管理
・記事更新時のメール配信等のプッシュ型のお知らせ
といった作業をご担当者様が行うことになります。

上記を比較すると、意外にもWEB社内報の方が運用面において工数が多くなる場合が多いのです。
※紙の社内報制作を全て自社内で内製している場合は除く

その他にもWEB社内報の運営では、下記のようなことに気をつけなくてはなりません。

1. 定期更新&更新頻度を高く保つ

WEB社内報はWEBメディアに該当し、読者側が自ら情報へアクセスする「プル型」のメディアに分類されます。「プル型」のメディアの特徴は、読者に記事を読んでもらうためのハードルが高いことです。
そういった特性もあり、WEB社内報は定期更新をしないと読者が離れしまう傾向にあります。例えば皆さんも、いつ更新されるか分からないブログやYouTubeチャンネルを常に確認されることは少ないかと思います。
紙の社内報は年に4回程度発行されている企業様が多いですが、WEB社内報では少なくとも週1回程度の更新が必要になるでしょう。

2. コンテンツの鮮度が求められる

WEB社内報のメリットとして、速報性が挙げられます。
紙媒体の場合、原稿ができてから読者の元に届くまで、少なくとも1か月程度かかります。
それがWEB社内報の場合、原稿さえできれば即日でリリースが可能です。
しかし裏を返すと、WEB社内報ではスピーディーな情報発信が求められがちになる傾向があるため、記事の鮮度を高く保つ必要があります。

3. プッシュ型のお知らせも行う

上記でお伝えしたとおり、WEB社内報は「プル型」のメディアにあたります。
つまり、記事を更新した際になにかしらの方法で読者にお知らせしないと、記事を読んでもらえる可能性が下がるのです。
記事更新時や、決まった日程にメールやチャット、アプリのプッシュ通知等で、読者に向けて更新のお知らせを行わなくてはならない点も、紙の社内報にはないWEB社内報運営の特徴です。

おわりに

以上、「紙からWEBへ、社内報リニューアル時における最大の誤解」というテーマでWEB社内報運営において、知っておくべきポイントをお伝えいたしました。

作業工数を削減するために、安易に紙からWEBへ切り替えてはならないことがお分かりになったかと思います。

glassy株式会社はWEB社内報クラウドシステム“WEB社内報「WMZ」”のご提供や、100社を超える豊富な紙の社内報制作実績がございます。
紙とWEBどちらかで迷っている!といったご相談も受け付けておりますので、お気軽にお問い合わせください。

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