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社内報のつくりかた

どうすれば読まれない社内報から脱却できるか?-Web社内報の可能性

この1~2年でリモートワークの拡大、会議・商談・採用活動へのオンラインミーティング導入など、ビジネスのコミュニケーションスタイルも変わりつつあります。また、DX(デジタルトランスフォーメーション)の導入が進み、企業活動も転換期を迎えています。

社内報制作の現場でも、昨年春から入社式・記念式典・研修・社内イベントが中止や延期になり、社内報で紹介するトピックがなくなってしまった!と嘆いている担当者もいらっしゃることでしょう。「社内コミュニケーションの活性化」、「社内報での情報発信」をどう展開していけばよいか・・・悩みを抱えている担当者も多いはずです。

テレワークの導入で社員間のつながりが希薄になりがちな今だからこそ、社内報で積極的に情報を発信する意義は大きいのではないでしょうか。今回は社内コミュニケーションを活性化する方法のひとつとして、Web社内報の導入について考えてみたいと思います。

■働き方も社内コミュニケーションも変化

総務省が2021年に発表した「令和2年通信利用動向調査の結果」によると、テレワーク導入企業の割合は47.5%と半数近くで前年の20.2%から倍以上に増えました。感染症の流行や災害時の事業継続を目的にテレワークを導入する企業が全体の7割を占め、ネットのなかで社内コミュニケーションや意思決定が完結するケースも多くなっています。

このビジネス環境の変化にどう対応していくかは、多くの企業にとって重要な課題です。たとえば、小売業では売上を維持・拡大するために店舗からECサイトでの販売、非接触や非対面の顧客対応へとシフトしつつあります。また、航空業界では、社員の一時帰休や外部企業への出向といった人員配置を行うだけでなく、機内食の通信販売など航空事業以外の取り組みを始めました。

今、1~2年前までは想像できなかった場所で仕事をしている人もいることでしょう。これまで経験したことのないビジネス環境の変化に、戸惑いや不安を感じている人もいるはずです。そんな状況だからこそ、

●経営トップのメッセージを共有できているか?
●リモートワークで社員間のコミュニケーションが希薄になっていないか?

-こういったイシューを取り上げ、社員の成長マインドを後押しできるような社内報制作が求められているのではないでしょうか。

テレワークや出向・帰休で物理的に距離が離れていても社員間の心の距離が近くなるよう、社内報で「どのようなメッセージを伝えていくべきか」をもう一度考え直してみましょう。

■DXで変わる次世代の社内報とは

ビジネス環境の変化に対応し、生産性を向上させるためにDX(デジタルトランスフォーメーション)の導入に取り組んでいる企業も増えています。経済産業省では、DXについて「企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジタル技術を活用して、顧客や社会のニーズをもとに、製品やサービス、ビジネスモデルを変革するとともに、業務そのものや、組織、プロセス、企業文化・風土を変革し、競争上の優位性を確立すること」と定義しています。

DXの導入では、自社のビジネスにITツールを取り入れるだけではなく、企業の事業プロセスの変革や社員のマインドも変えていかなければなりません。DXを推進するために、時間や場所に関係なくアクセスできるWeb社内報を導入することもひとつの選択肢です。

「組織、プロセス、企業文化・風土」の変革を進めていくうえで、Web社内報の導入メリットはたくさんあります。Web社内報は紙よりも速報性に優れているので、タイムリーかつダイレクトな情報発信で、経営トップの考えに対する理解を深めることができます。さらに画像・音声・動画を掲載し、部門間のリレーションシップ強化につながるようなコンテンツ制作も可能です。

 

video conference on laptop concept

 

■「読まれない社内報」からの脱却

紙の社内報を電子ブックにして社内ネットワークに掲載する、メールマガジン形式でトピックを配信する、SNS型で社員間ネットワークを構築する・・・など、Web社内報の運営方法も企業によってさまざまです。しかし、紙でもWebでも「社内報が読まれていない」と悩んでいる担当者は多いのではないでしょうか。

単に紙の社内報をデータ化しただけ、あるいは社内のネットワークにニュースやお知らせを掲載するだけでは、「読まれる社内報」とはなりません。Web社内報の導入にあたっては、コンテンツの内容はもちろんのこと、メッセージの発信方法・画面デザイン・情報の探しやすさなど、「わかりやすさ」・「伝わりやすさ」を考慮した情報設計が大事です。会社の目指す方向性や社員のモチベーションアップにつながる情報発信を続けることで、「読まれる社内報」へとメディアを成長させていきましょう。

また、Web社内報の記事を社外に公開し、社内・社外を分けることなくシームレスな情報発信を行っている企業も増えています。IRや採用広報にWeb社内報を活用すれば、会社の魅力をより多くの人に知らせることも可能です。

■Web社内報で社内エンゲージメント向上を実現

最近では社内報向けのアプリケーションやツールもリリースされているので、以前よりWeb社内報を導入しやすい環境に変わってきています。記事がアップデートされた時に社員に自動的に通知するなど、Web社内報を読んでもらう工夫や仕掛けづくりも重要です。

この時代、そしてDX推進でビジネス環境が大きく変化しつつある今こそ、社員たちが自由に集い、情報交換ができる「場所」が求められています。いつでもどこでもアクセス可能なWeb社内報であれば、部門・部署を超えたコミュニケーションの「場」をつくり、社内エンゲージメントの向上をはかることも可能です。

テレワークでの仕事がメインになり、ネットを利用することでさまざまな情報にアクセスしやすくなった人もいれば、社内の情報や人の動きをキャッチするのに苦労している社内報担当者もいるのではないでしょうか。気合を入れてWeb社内報を立ち上げたものの定期的に更新ができなかったり、企画がマンネリ化したりしないような体制づくりも必要です。社内報担当者に鮮度の高い情報が集まるような仕組みを作り、Web社内報をより魅力的なメディアにしてきましょう。

■おわりに

近年、社内広報ツールとしてWeb社内報がスタンダードなものになりつつあります。テレワークが定着し、場所の制約なく仕事をする人が増えるはずです。ビジネス環境が大きく変化しつつある今、社内報の作り方・記事の伝え方も変えていく必要があります。

Web社内報の導入を検討する際は、

(1)社員にとって役に立つ情報、価値の高い情報とは何か?

(2)わかりやすく伝える方法

(3)情報収集と発信の体制づくり

この3つのポイントについて議論を重ねたうえで、メディアを立ち上げることが重要です。

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