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社内報のつくりかた

社内報の価値を高める3つの視点とは

皆さんの会社の社内報には、どのような記事が掲載されていますか?経営トップのメッセージ、社内行事や社員の素顔紹介をはじめ、バラエティ豊かな内容になっていると思います。「それぞれの記事がどのような場面で読まれているのか」をイメージしてみると・・・オフィスや自宅、昼休みなどの休憩時間や通勤時間中など、それぞれのワークスタイルにあわせた時間と場所で、社内報を読んでいる人が多いのではないでしょうか。最近はテレワークで仕事をする人も増えているので、自宅でWeb社内報を通して、会社の最新情報をチェックしている人もいるはずです。

社内報の記事内容や読まれているシチュエーションを考えてみると、社内報はオフィシャルとプライベートの中間に位置する独特なメディアといえるでしょう。

紙・Web・SNS・・・どのような発行形態であっても、「真面目さ」と「面白さ」のバランスがとれた、その会社ならではの「ユニークなメディア」となるよう工夫していくことで、社内報のメディアとしての価値を高めていくことができます。

そこで今回は社内報の価値を高めるために大切な3つの視点をお届けします。

情報接点(タッチポイント)を考える

社内報は、社員が会社の情報を知ることができる最も身近なメディアです。紙の社内報だけでなく、Web社内報、社内向けSNSを運営する会社も増えていますが、どのような発行形態であれ、社員にお知らせしたい情報を、いつ、どのように伝えたらより効果的か?社内情報と社員との情報接点(タッチポイント)はどこにあるのか?をイメージしながら、社内報の制作を進めていくことが大事です。

社内報の記事を整理してみると、経営・人事・プロジェクト情報・支店や営業所紹介、キャリアアップに役立つヒント、社内外での人脈・ネットワークづくり、レクリエーション活動の報告など、さまざまなトピックが扱われているのではないかと思います。

たとえば、経営トップのメッセージや業績に関する情報は日々の業務と密接に関係しているので、社員の関心度も高いはずです。会社の最新情報を把握しておきたいという社員のニーズに応えるためにも、社内報発行後すぐにメールや社内システムで社員にサマリーを通知するなどして、情報接点を増やす工夫をしていきましょう。

記事を制作するうえでは、社内報を見れば一番わかりやすい情報が得られるという印象づけも重要です。業績に関する情報もデータの羅列だけでなく、グラフなどのビジュアル要素を使えば、読者の直観的な理解につながります。そのうえでより深く・詳しく事業の動向や業績を把握できる解説をあわせて掲載する方法もあります。「見出しや図解の工夫で、記事にサッと目を通しただけですぐに分かる」⇒「わかりやすいテキストで、じっくり記事を読んで理解を深める」という導線を作れば、社員が社内報を読む機会も自然と増えていくかもしれません。

また、社員紹介やワークライフバランスに関するトピックであれば、ちょっとした気分転換に休憩時間などを利用して、社内報に目を通している人もいらっしゃるでしょう。いつ、どんな時に社内報を読んでもらうのが最適か?を考えつつ、情報を発信するタイミング・手段を考慮しながら、記事のバランスや内容を工夫していかなければなりません。

社内報をより充実させるためには、ひとつひとつの記事が、社員に有益な情報として伝えられているかどうかを検証しながら、社員が社内報を読む機会=情報接点を増やす仕掛けづくり、タイムリーな情報発信方法を考えていくことが大切です。

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オフィシャルとプライベートの中間にある社内報

社内報はオフィシャルとプライベートの中間に位置するメディアであるという特性をふまえ、気軽に楽しんで読めるトピックにも注目していきましょう。ポジティブに仕事が取り組めるようなお役立ち情報、この会社で仕事をしていて良かった!と思えるようなエピソードなど、その会社ならではのユニークな記事も「読まれる社内報づくり」に必要不可欠な要素です。

皆さんの会社の社内報では、オフィシャルとプライベートの記事のバランスは適切でしょうか?仕事とプライベート、ONとOFF、真面目さと面白さのバランスがとれた社内報であれば、業務時間内・外を問わずに社内報を読む機会が増えていくはずです。以下に記事のバランスを考えるうえでのチェックポイントをまとめてみました。

[オフィシャル]経営情報や業績、人事、進行中のプロジェクトに関する情報

・社内での情報共有を進め、事業へのコミットを深めるための発信をしているか?

・会社の事業や業績を多角的に理解できる内容になっているか?

・正確かつ客観性のある内容をわかりやすい表現で伝えているか?

 

[プライベート]社員のパーソナリティが伝わる記事やワークライフバランスへの提案

・仕事以外の時間の過ごし方や仕事とプライベートの切り替えなどの情報量は適切か?

・モチベーションアップやパフォーマンス向上に役立つ情報を提供しているか?

・この会社で働いていて良かった!と思えるエピソード紹介できているか?

 

さらに「その会社ならでは!」のコーナーや企画を育てていくことも、社内報の価値を高めていくうえで大切なポイントです。

ある航空会社では、お客様との心温まるエピソードをストーリー性のある記事にまとめ、社内報に毎号掲載しています。社員の何気ない心遣いや気配りからお客様に喜んでもらえたことや記憶に残る出来事の紹介記事は、読み物としても大変人気があるようです。この連載をまとめた冊子も発行され、社員の接遇教育に活用されたり、社員一人ひとりが顧客満足度を高めるためのヒント集としても活用されています。どのような内容やテーマを設定すれば、自社の魅力を感じられる記事になるのか考えてみましょう。

親しみやすく・わかりやすく・役に立つメディアになるために

社員が社内報をなかなか読んでくれない・・・と嘆いている人も多いかもしれません。決められたページ数で伝えるべき情報が決まっていて、社内報のフォーマットや構成が変えるのが難しいケースも多々あると思います。しかし、なぜそのフォーマットでなければならないのか?よりわかりやすく伝えるために、ほかに良い方法はないか?を社内報担当者で一度議論することをおすすめします。

会社の事業目標・指標・達成度などを共有し、社員のモチベーションアップに役立つ記事を提供することは、社内報の大切な使命です。現在の社内報でその役割が果たせているか?を検証することから始めてみることが重要です。記事内容がわかりやすいか?親しみやすいか?そして、社員にとって役立つ情報になっているか?という視点にたってみると、社内報の改善ポイントを導きだせるはずです。

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