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社内報のつくりかた

WEB社内報サービスを導入・選定するときの落とし穴とは

WEB社内報を導入する企業が増えている今、WEB社内報の制作をサポートするサービスも数多く存在します。目新しいサービスや、機能の豊富さなどに魅力を感じてしまいますが、本当にその機能は必要なものでしょうか?

WEB社内報サービスを選ぶ際には、機能面や費用面なども大切ですが、なにより「継続」して発信をできるかの方が重要な視点になります。

そこで今回は、どのWEB社内報サービスを導入するか検討されている担当者の方へ向けて、WEB社内報サービス導入のメリットとともに、サービス選定時のポイントを詳しく解説します。

WEB社内報サービスを導入するメリット

WEB社内報サービスを導入するメリットの一例になります。

・スピーディに情報発信できる
・運用コストを抑えられる
・機能を活かしたWEBならではの記事が作成できる

以下で、それぞれ詳しくご説明します。

(1)スピーディに情報発信できる

WEB社内報サービスを導入することで、発信したい情報をもとに速やかに社内報を作成し、即時に社員へ届けることができます。また、テレワークが普及した環境下でも、いつでも・どこからでもコンテンツの発信が可能です。

社内コミュニケーションの頻度を高めたい、自社の新サービス発表のタイミングで情報発信したいなど、速報性を重視する企業にとってWEB社内報サービスの導入は大きなメリットとなります。

(2)運用コストを抑えられる

一般的に、WEB社内報は紙の社内報よりも運用コストが低くなる傾向にあります。もちろん、WEB社内報サービス自体の導入費用や月額費用はかかりますが、印刷・配送などのコストはかかりません。

一度WEB社内報サービスを導入してしまえば、何回WEB社内報を発行しても運用コストは変わらないため、サービスを使えば使うほどお得になるという考え方もできます。

(3)機能を活かしたWEBならではの記事が作成できる

近年はさまざまなWEB社内報サービスが存在し、機能も多種多様です。例えば、以下のような機能があります。

・アンケートをとる
・動画を配信する
・関連記事やWEBページをリンクさせる
・カテゴリーやタグで分類する
・公開範囲を設定する
・いいねやコメントなどを通してコミュニケーションをとる など

WEB社内報サービスを導入すれば、このような機能を活かして、WEBならではの記事作成ができます。同時に、機能を活用して社員の反応を把握し、改善点などを以後のWEB社内報制作に反映させることも可能です。

WEB社内報サービスの選び方

WEB社内報サービスには共通するメリットがある一方で、サービスごとに機能や費用、セキュリティ対策などに違いがあります。

以下では、WEB社内報サービスを選ぶ際のポイントをご紹介します。

(1)機能・使いやすさ

お伝えしたとおり、WEB社内報サービスにはさまざまな機能が付いています。しかし、「どうせサービスを導入するなら、機能が多ければ多いほど良いだろう」という考えには注意が必要です。仮に、魅力的な機能が多数搭載されたサービスを導入しても、操作性が悪かったり、使いこなせなかったりしてしまったら意味がありません。

WEB社内報は継続して発信することに意義があるため、まずはWEB社内報サービスを導入する目的を明確にし、自社にとって本当に必要な機能なのか、担当者や編集員が使いこなせる機能なのかを慎重に検討すべきです。

(2)初期費用・運用コスト

初期費用や毎月の運用コストは、サービスを使用する人数や機能の多さなどによって変動する場合があります。そして、運用コストは安く抑えられても初期費用が高いケース、またはその逆のケースも想定されます。

WEB社内報サービスを選定する際には、必要な機能をあらかじめ考えたうえで、初期費用と運用コストのバランス、予算との兼ね合いを考えていかなければなりません。

(3)セキュリティ対策

WEB社内報サービスを選ぶ際には、どれくらいのセキュリティ対策がなされているかは必ず確認すべきポイントです。WEB社内報サービスを導入したことで、社内の重要な情報が漏えいしてしまっては困ります。

セキュリティ対策に加えて、WEB社内報の作成に携わるメンバーへの権限付与の仕組みも、事前にしっかりとチェックしておいてください。

(4)対応デバイス

WEB社内報にアクセスするデバイスとして、パソコンやスマートフォン、タブレットが挙げられます。しかし、すべてのWEB社内報サービスがマルチデバイス対応なわけではありません。

いつでも・どこからでもアクセス可能とするためには、マルチデバイス対応のサービスを選ぶのが理想です。なお、スマートフォン対応の場合、アプリがあるかどうかも確認しておきましょう。

継続的な情報発信を目指すことが大切!

WEB社内報サービスを導入すれば、紙の社内報と比べて運用コストを抑えながらもスピーディに情報を発信でき、さらにさまざまな機能を活かしたWEBならではの記事作成が可能となります。

しかし、WEB社内報サービスの選定は、「継続的な情報発信は可能だろうか?」という視点を忘れてしまうと、失敗してしまう可能性があります。

・飽きのこないUI(デザイン)

・初期費用や運用コスト

・セキュリティ対策の選択肢

・対応デバイスの豊富さ

以上の項目について、WEB社内報サービス導入後の長く続く運用を見据えて検討していきましょう。

 

おわりに

glassy株式会社の提供する、WEB社内報クラウドシステムWEB社内報「Z」は、継続的な情報発信に強いWEB社内報サービスです。

WEB社内報「Z」の「カンタン記事作成」機能では、直感的に記事や画像をレイアウトできるなど、操作性が高く誰でもスムーズにコンテンツ作成ができます。「少しサービスを使ってみて検討してから、必要な機能を追加していきたい」という対応も可能です。弊社の担当者が追加したい機能などをヒアリングさせていただき、作業にかかる時間と費用をご提示いたします。

そのほかにも、セキュアなシステムやスマホアプリ対応など、負担なくWEB社内報運用を継続していくための強みがあります。WEB社内報「Z」にご興味のある方は、ぜひお気軽にお問い合わせください!

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