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社内報のつくりかた

【WEB社内報】運用時に大切な3つのポイントを解説

「社内の情報共有をスピーディーに行いたい」
「テレワークの影響で減少してしまった社内コミュニケーションを回復させたい」
などの目的で、WEB社内報の導入を検討し始めている担当者の方も多いのではないでしょうか。WEB社内報の導入・運用にあたっては、いくつか押さえておくべきポイントがあります。

そこで今回はWEB社内報の代表的な特徴と、特徴を踏まえた運用方法のポイントについて詳しく解説します。

WEB社内報のおもな特徴

現在さまざまな会社からWEB社内報サービスが提供されていますが、WEB社内報には共通する特徴があります。

以下では、WEB社内報のおもな特徴のなかから3点ピックアップして解説します。

(1)タイムリーに情報を発信できる

WEB社内報の最大の特徴ともいえるのが、情報を発信したいときにすぐに制作・発行できる「速報性」です。
紙の社内報の場合は、執筆してから社員の手元に届くまでに一定の時間がかかりますが、WEB社内報の場合はデザインや印刷工程などが不要な分、そのようなタイムラグが発生しません。

テレワークなどで必ずしも社員全員がオフィスにいるわけではなくても、例えば2日に1回、週に2回など随時新しい情報を発信でき、社員はその情報をリアルタイムで受け取ることができます。

(2)双方向のコミュニケーションが生まれやすい

いいね機能やコメント機能など、社員が簡単にリアクションできる機能が搭載されているWEB社内報サービスは多く存在します。そのような機能をうまく活用することで、コンテンツの発信側と受信側との双方向のコミュニケーションを生み出すことが可能です。

また、速報性という特徴を活かそうとすると、必然的にWEB社内報の更新頻度は高くなります。すると、さまざまな話題が提供されるため、社員の話の種になりやすくなります。
このような側面からも、社内のコミュニケーション不足を課題とする企業にとって、WEB社内報は有効な解決策の一つとなるのです。

(3)発行後の加筆・修正が容易にできる

WEB社内報は、仮に発行後に内容の誤りや誤字脱字などが発覚したとしても、すぐに修正できます。もちろん、社内報の発行前には十分なチェックをすることが前提ですが、それでもミスは起こり得るものです。

また、WEB社内報なら、発行直後に状況が変わり新たな情報を追加したいといったケースでも容易に加筆できます。一度発行してしまえば修正等の対応は困難な紙の社内報と比べ、WEB社内報の発行後の加筆・修正の簡単さには非常に優れています。

特徴を踏まえたWEB社内報の運用方法

WEB社内報を運用する際には、以下の3点がポイントとなります。

・更新頻度を意識する

・短時間で読めるコンテンツを発信する

・自社に適した機能を選び活用する

それぞれを詳しくご説明します。

(1)更新頻度を意識する

「タイムリーに情報を発信できる」という特徴を活かし、なおかつWEB社内報を社内に浸透・定着させるためには、更新頻度を意識した運用が大切です。
とはいえ、ただ更新頻度を増やすだけで、内容の質が低かったり、社員が興味を持たない内容ばかりだったりしては意味がありません。

更新頻度は「月に何回でなければならない」という正解があるわけではないため、自社に適した更新頻度を見極め、運用していく必要があります。

(2)短時間で読めるコンテンツを発信する

更新頻度とも関係しますが、WEB社内報は短時間で読めるコンテンツが理想です。

WEB社内報はプル型メディアのため、読むのに時間がかかるコンテンツばかりだと、「今はやめておこう」と社員が記事をクリックするハードルはさらに上がります。

もしボリュームのあるコンテンツを発信するなら、文章だけでなく写真や動画も積極的に織り交ぜるなどの工夫が必要です。

(3)自社に適した機能を選び活用する

双方向のコミュニケーションを生みやすい、いいね機能やコメント機能をはじめ、WEB社内報サービスの機能はさまざまなものがあります。しかし、多くの機能が搭載されたサービスを導入しても、うまく活用しきれない可能性があるため注意が必要です。

それぞれの会社の風土やWEB社内報導入の目的によって、必要な機能は変わります。自社に適した機能を選び、最大限に活用しながら運用していくことがポイントです。

おわりに

WEB社内報には、タイムリーに情報を発信できる・双方向のコミュニケーションが生まれやすい・発行後の加筆・修正が容易にできるといった特徴があります。

そのWEB社内報の運用を成功させるためには、自社に適した機能が搭載されている・選択できるサービスを導入することが重要です。そのうえで、短時間で読めるコンテンツを高い更新頻度で発信するのが理想の運用方法となります。

glassy株式会社では、クラウド型WEB社内報WEB社内報「Z」を提供しております。
WEB社内報を導入したいとお考えの方はもちろん、WEB社内報を導入すべきか迷っている方のご相談も随時受け付けております。ぜひお気軽にお問い合わせください。

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