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社内報のつくりかた

社員向けトップメッセージの発信は、「頻度」が大切

企業理念や経営方針など、企業のトップである社長のメッセージを現場の社員に伝えるには、本気の思いを繰り返し発信することが大切です。しかし、紙の社内報を短期間に何度も発行するにはコストがかかり、あまり現実的とはいえません。経営者からのメッセージを社員に覚えてもらうには、インターネットを通じて繰り返し発信できる「WEB社内報」がおすすめです。

今回は、情報発信の頻度を増やすことで得られる効果とともに、社員に向けての重要な情報やメッセージを何度も伝えられるWEB社内報の魅力をご紹介します。

重要なメッセージを伝えるカギは「頻度」

メッセージが伝わるか否かは、情報発信の質と量に比例します。どんなに質が高くても、メッセージを伝えたい相手に届かなければ意味がありません。大切なのは、一定レベルの質を保ちながら何度も繰り返し発信すること。情報発信においては、質と量の両立を意識する必要があります。

たとえば、講義形式の研修受講者で、半年後に講義のあらすじを思い出せる人は2%、キーワードだけなら思い出せる人は29%といわれています。つまり、残りの約70%は講義の内容をまったく覚えていないことになります。

人の記憶力には限界があるため、時間が経てば忘れてしまうのは致し方ないことです。勉強の場合、勉強した内容を忘れないようにするには繰り返し「復習」するしかありません。

企業のトップである経営者は、現場の社員にとって関わりの少ない存在です。普段あまり関わりのない経営者のメッセージを社員に伝え、さらにその内容を覚えてもらうためには、社内報等のツールを用いて情報発信の頻度を増やすことが必要不可欠です。重要なメッセージであっても、一度の発信ではなかなか覚えてもらえないことを理解しておかなければなりません。

情報発信の頻度を増やす効果

情報発信の頻度を増やしたいけれど、手間やコストがかかることからなかなか行動に移せない方も多いでしょう。しかし、発信頻度が増えれば増えるほど、さまざまな効果が期待できます。

ここでは、企業の経営者が情報発信の頻度を増やすことでどのような効果があるのか、具体例を挙げてご紹介します。

ザイオンス効果(単純接触効果)で社員の関心が高まる

ザイオンス効果(単純接触効果)とは、同じ人やモノに繰り返し接することで、その人やモノに対する関心が高まっていく心理効果です。ザイオンス効果のポイントは、直接的のみならず間接的な接触でも効果があること。情報発信の回数を増やせばその情報を目にする回数も増え、社員に興味を持ってもらいやすくなると考えられます。

ザイオンス効果は人やモノに接触する時間は短くても問題なく、あくまで大切なのは「頻度」とされています。初めはあまり興味がなかったとしても、繰り返し目に触れることでだんだんと関心が高まるため、諦めずに接触の回数を増やすことがポイントです。

重要なメッセージを覚えてもらえる

繰り返し情報発信することで必然的にその情報を目にする回数が増え、経営者が届けたい重要なメッセージを現場の社員に覚えてもらいやすくなります。一回限りの発信ではなかなか記憶に残らないうえ見逃されてしまう可能性もあり、メッセージを覚えてもらうどころか目に触れてさえいないことにもなりかねません。

情報発信しても簡単には見てもらえない、覚えてもらえないと理解し、重要なメッセージこそ何度も繰り返し伝えることを心がけましょう。

情報の鮮度が高く信頼性がある

発信頻度が増えると情報の鮮度が高くなり、必要な情報をタイムリーに届けられます。情報の鮮度は発信した時点が最も高く、時間が経つとどんどん落ちていくものです。「情報は鮮度が命」というように、社員に届ける情報は鮮度が高いほど価値があります。

社長からのメッセージが更新されず古いままだと信憑性がなく、社員からの信頼を失ってしまう可能性も。情報発信の頻度を増やし、常に最新の情報を届けるように意識することが大切です。

 

いかがでしょうか。上記3つの効果もさることながら、くり返し経営者が発信することでメッセージの重大性に社員が気づくことが一番の効果ではないでしょうか。ともすれば当たり前に捉えられてしまうメッセージでも、くり返しの発信を続けることでメッセージの重みが変わってきます。そして「社長は本当にこのことを伝えたいんだな」と経営者の本気度に触れるのだと思います。

WEB社内報なら繰り返しの情報発信が可能

企業が経営者のメッセージや情報を社員に伝える場合、社員全員に届けられる「社内報」を活用することが多いでしょう。しかし、紙の社内報で発信頻度を増やすとなれば手間やコストの負担を避けることはできません。重要なメッセージは何度も繰り返し発信することが大切なため、社内報の発行頻度を増やしてもなるべく負担のかからないやり方で取り組むのがベストです。

インターネットを介して発信するWEB社内報なら、重要なメッセージを繰り返し伝えられます。発行にかかるコストは定額なため、発行頻度を増やしても費用面で負担がかかることはありません。また、WEB社内報は社内の情報や出来事をスピーディーに、伝えたいタイミングを逃すことなく発信できるメリットもあります。

おわりに

経営者が現場の社員にメッセージを届けるには、発信頻度を増やし何度も繰り返し伝える必要があります。紙の社内報で発行頻度を増やすとなれば費用がかさむため、繰り返し発信するには定額で発行できるWEB社内報の導入がおすすめです。WEB社内報であれば、社員はスマートフォンやタブレット、パソコンからいつでもどこでも社内情報や経営者からのメッセージをいち早く確認できます。

「WEB社内報WMZ」なら、企業の組織や体制に合わせて管理機能をカスタマイズできます。テキストだけでなく動画配信にも対応しているため、WEB社内報に動画を埋め込み視覚的にメッセージを伝えることも可能です。テレワーク時代の今だからこそ、WEB社内報の導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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