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社内報のつくりかた

コンテンツで困らないために!WEB社内報の編集体制のつくりかた

2021.09.07

2021.09.06

紙からWEBへ、社内報をリニューアルしたい!
そんな思いも持たれている広報責任者様、ご担当者様は非常に多いのではないでしょうか。

紙からWEBへ移行するメリットとしては、
・デザイン制作、印刷、配送の工数が削減される
・運用コストが安価になる
・スピーディーに情報周知が可能
など様々あります。

しかし、WEB社内報へ移行したからといって、記事(コンテンツ)制作が無くなるわけではありません。むしろ紙の社内報以上に定期的な記事更新がWEB社内報では求められます。

定期的に、そして持続的に記事(コンテンツ)を更新し続けるには、万全な編集体制を整えることが大切なのです。

今回はWEB社内報運用で困らないための、編集体制のつくりかたをいくつかのポイントに分けて解説いたします。

1.広報責任者を巻き込む

WEB社内報を運営していくうえで最も大切なことは、編集方針を明確にすることです。
編集方針が決まっていないと、記事内容に一貫性がなくなったり、企画も考えづらくなったりなど、編集者、執筆者ともに運営途中でつまずくことになります。
「編集方針を決める」、つまり企業としての社内広報方針を決めるには、広報ご責任者の協力が必要不可欠です。

・WEB社内報編集体制の立ち上げ時には必ず参画してもらう
・月1回の定例編集会議を設ける
など、ご責任者の予定も垣間見ながら、定期的にコミュニケーションがとれる機会をつくりましょう。

2.役割を決める

WEB社内報を運営していくうえでは様々なタスクが発生します。
編集体制の構築、年間・月刊スケジュールの作成、取材・撮影、記事の執筆、寄稿依頼、校正作業、など挙げればきりがありません。
更に、このようなタスクをその他業務と並行しながら行われているご担当者様がほとんどかと思います。
このように様々なタスクが並行して動いている中、抜け漏れを発生させないために大切なことは、それぞれの役割を明確にすることです。

・編集長→全体スケジュールの管理、記事の最終確認
・副編集長→取材・撮影の管理、企画テーマの管理
・サブスタッフ→寄稿依頼、校正作業
といったように、やるべきこと明確にし、グレーゾーンを無くすことが大切です。
また役割を決めただけで終わらず、定期的に編集会議を設け、それぞれの進捗確認や抜け漏れがないか、複数名でチェックをしましょう。

3.様々な部署・部門に情報基地局(ネットワーク)をつくる

テレワークや時差出勤など、働き方の多様化が進む中で、他部署・他部門の情報をキャッチしづらくなったと感じられている、広報ご担当者様も多いのではないでしょうか。
特に従業員数や拠点数の多い、大企業ではその傾向は更に強まるでしょう。

そのような状況でも、社内にある情報を取りこぼしなく集めるには、社内各所に情報基地局(ネットワーク)をつくることが大切です。
情報基地局(ネットワーク)をつくる=各部門・部署でコミュニケーション能力の高い人物を編集チームに参画させるのです。

コミュニケーション能力が高い人のもとには、様々な情報が集まります。
広報ご担当者様だけでは得ることができない、ストーリーや情報が現場にはあるものです。より多くの部門・部署の協力を得ることができるように、日頃から良い関係性を構築していきましょう。

4.編集会議では雑談をしよう

もちろん編集会議は社内報の企画やスケジュールを確認する場ではありますが、雑談をすることも非常に大切です。
社内報は社員の思いやプライベートな情報など、内輪ネタが許される媒体だからこそ、愛されるという側面があります。そういった社内のリアルな情報への感度を高くするために、雑談は必須です。

コロナ禍でテレワークが推進されたことにより、雑談の機会が大きく減っている昨今、意図的に雑談の機会を設けることがとても大切です。

5.書き手を増やそう

WEB社内報運営でもっともつまずきやすいポイントがあります。
それは「更新頻度」です。
WEBメディアはプル型メディアと呼ばれ、記事を読む際は、読者側からWEBページにアクセスしなければなりません。
皆さんも、新しいコンテンツがいつ更新されるか分からないブログやYouTubeチャンネルに常日頃アクセスしようとは思わないのではないでしょうか。
読者から愛されるWEB社内報をつくるには、定期的に、そして持続可能な頻度で記事を更新し続けることが大切です。

そのためにも記事を執筆する書き手が多いと、WEB社内報運営は上手くまわりだします。③でお伝えした、ネットワークを活用し、記事を執筆(寄稿)してくれる社員の方をできる限り多く集めましょう。

おわりに

以上、WEB社内報の編集体制をつくるうえで気をつけるポイントを5つご紹介しました。社内報はコンテンツが最も大切です。
そのコンテンツを持続的に発信し続けるためにも、まずは万全な編集体制を整備しましょう!

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