動画配信で社内報の情報伝達力を高めよう！

こんにちは！かわうそです。

ここ最近、社内報も紙や冊子だけではなく、Webやスマートフォンアプリ、そして動画配信サービスなどメディアの多様化により、社内報の作り方や社内コミュニケーションのスタイルも大きく変化してきています。

そんな時代の変化をふまえつつ、今回は「動画と社内広報」について考えてみたいと思います。近年は社内のポータルサイトやSNSに動画を掲載する企業も増えてきました。動画を社内広報に取り入れると、どんなメリットがあるのか？また、情報伝達力を高めるためにどんな点に気をつければよいか？･･･さっそく動画を制作するうえでのポイント4点について探っていきましょう。

社内広報に動画を導入するメリットとは？

先日、ラジオの情報番組を聴いていて驚いたのですが、最近は採用試験で自己PR動画の提出を求める企業が増えているのだそうです。採用担当者は初期段階で応募者のパーソナリティや個性を知ることができるので、自社の求める人材かどうかを見極めるのにとても役立つのだとか･･･。確かに1日に何十人もの応募者と面接するよりも人材採用の精度が高くなり、採用業務自体も効率化できそうです。デジタルネイティブ世代にとっても、志望動機を文章で書くより動画のほうが自己表現をしやすい手段かもしれません。

動画は短時間で多くの情報を伝えられるだけでなく速報性にも優れているので、Web社内報やSNSでも動画を配信する機会が増えています。社内広報に動画を導入するメリットは主に3点あります。

・ニュース性のある話題を動画ですぐに配信できる

・社員の働きぶりや人物像が伝わるストーリー性のあるコンテンツを提供できる

・専門性の高い内容も親しみやすく、わかりやすく伝えられる

以前は動画の編集や制作にも高価な専門機器が必要でしたが、今はスマートフォンと専用アプリがあれば動画の編集も可能な時代。社内向けの動画であれば制作コストも抑えられるので、伝えられる情報もより幅広く豊かになります。情報の受け手にとってもテキストやデータなどの文字情報を読むより、動画のほうが社内の情報をより身近に感じてもらえるかもしれません。子どもの頃からネットやSNSに親しんできた世代にとっては、動画を活用することで能動的に社内コミュニケーションに参加できるようになります。

今は文字情報だけでなく動画で伝える・表現することが当たり前の時代。そんな時代だからこそ社内報を制作する側にとっても「いかにして魅力的な動画を作るか」は、とても大事なテーマです。動画制作にあたりYou Tuberの動画の作り方を参考にしている企業もあるそうですが、社内のニュースメディアとして、どのような内容の動画を制作するか、社員に共感してもらえる動画とは何かを次に考えていきましょう。

いかにして社内報の動画を制作するか？

最近は企業のWebサイトやSNSで商品やイベントの紹介動画を掲載している事例を多く見かけます。ユーザーがWebサイト上の動画を視聴する率は80%と高いのに対し、テキストを全文読む率は20%という統計データもあるそうです。社内コミュニケーションに動画を活用しようとする場合、どのような内容やトピックを扱うか、どれぐらいの長さが適切かなども十分に考慮したうえで、制作の準備を進める必要があります。1回あたりの動画コンテンツの視聴時間や閲覧頻度などの統計データも参考にしながら、適切な情報量を決めていきましょう。

これから動画を社内コミュニケーションに導入する場合は、さまざまな企業の公式SNSアカウントなどを参考に《どんな動画コンテンツがよくシェアされているか》《どのような内容が共感を得られやすいのか？》《飽きずに最後まで視聴してもらえる長さ・尺》などを意識しながら、できるだけ多くの動画をチェック・リサーチしてみることも大切な準備作業です。

プレゼンテーションの構成を考えるうえで重要と言われるのがSDS法やPREP法と呼ばれる手法です。SDS法はSummary (要約) ⇒ Details (詳細の説明) ⇒Summary (要約) の順で内容を構成していく方法、またPREP法はPoint (ポイント・結論) ⇒Reason (理由) ⇒Example (具体的事例) ⇒Point (ポイントのまとめ) でプレゼンを展開していく手法です。SDS法やPREP法に共通しているのが冒頭にポイントや結論を明確に述べるという点。これは動画の制作にも応用ができる手法で、冒頭部分の「つかみ」はとても重要です。

社内広報に動画を活用する場合、社員の人物像にせまるインタビュー、新製品開発プロジェクトに密着したドキュメント、日々の業務に役立つチュートリアルなど、動画と親和性の高いトピックやテーマはたくさんあります。どれぐらいの長さで、どのような構成にするかあらかじめイメージしたうえで、必要な映像をもれなく撮影していきましょう。あらかじめシナリオを作成したうえで映像を撮影すると、編集などの作業もスムーズに進められます。

動画制作の手順としては、共感が得られやすい動画についてリサーチしたうえで、綿密なシナリオや構成を作成し、そのうえで必要な映像や画像を撮影するというプロセスで進めていくと効率的です。【1】事前の情報収集【2】ストーリーや構成のまとめ【3】取材・撮影【4】ナレーション原稿作成と動画編集【5】配信準備 …と制作工程はやや複雑ですが、丁寧な準備と作業で動画のクオリティもアップします。

社内報と親和性の高い動画とは何か？

かつて私が建設会社の広報室に勤務していた頃、ビデオ社内報を担当していたことがあります。最新の工法を採用している建設現場に取材に行き、開通前の地下鉄トンネルや高速道路、高層ビルが完成するまでの定点観測映像は社内からの関心も高く、社内報だけでなく技術広報資料としても動画を活用していました。

最近はドローンやウェアラブルカメラなどの普及により、臨場感のある映像を誰でも手軽に撮影可能になり、スマートフォンのカメラもハイスペックになりました。高層ビルや橋梁、ダムなどもドローンで撮影したらきっと映像資料として良いものが撮れるだろうなぁ･･･と思うことがあります。こんなふうに「動画で伝えられたら面白そうだなぁ」と日々感じたことをメモしておくと、動画制作のネタもどんどん増えていくのではないでしょうか。

社内のニュースも【1】動画で伝えたほうがわかりやすいもの【2】文章で丁寧に解説したほうが良いもの【3】動画・Web・紙面のクロスオーバー企画で特集記事にまとめたいものに分けられると思います。社内広報の担当者として、どんなふうに情報を伝えたら社員に関心を持ってもらえるかという観点で社内のあらゆる情報を捉えたり、分析することはとても大事です。

自社の製品や技術の特徴や優れている点を伝えるために、新製品や技術開発の担当者にインタビューしたり、製品開発の工程に密着したドキュメンタリー映像を制作しても良いでしょう。また、「夏休みの過ごし方」や「我が家のペット」などの企画で社員から動画を募集すれば、スマートフォンで日常的に動画を撮影できるので面白い動画がたくさん集まるかもしれません。

社内向け動画のクオリティを維持するために何をすべきか？

「動画の配信･･･何だか面白そうだし、トレンドだし、スマートフォンで手軽に撮影できるから、早速やってみようじゃないか！」と思っている担当者もいるかもしれません。確かに手軽に撮影し動画を編集できる技術的環境は整っていますが、いざスタートしてみると一定のクオリティのものをコンスタントに配信し続けるのはなかなか労力のいることです。

一貫性を持った企画や内容で動画配信を継続できるか？半年または年間の計画がたてられるでしょうか。もし、テーマや素材が集まりにくく定期的な配信が難しい状況であれば、経営トップのインタビューや社員へのメッセージ動画を四半期ごとに配信するだけでも、社員の関心を引き寄せることができます。

動画の撮影や編集は、意外に工数のかかる作業でもあります。手軽に撮影・編集してすぐ配信ができるものもあれば、内容によっては準備に時間がかかるので、担当者が少ないなどリソース不足の場合は支店・事業所の人にも協力してもらえる体制づくりも必要です。誰でもポケットからスマートフォンを取り出してすぐに撮影ができる今の時代だからこそ、社員一人ひとりが社内報の特派員というマインドができれば社内コミュニケーションも活性化できるはずです。

動画の配信後は再生数なども検証しながら、社員の関心度が高いコンテンツは何か？など課題も明確になってくると思います。速報性の高いニュース、資料や記録映像としても価値のある動画、あるいはストーリー性のあるドキュメンタリー･･･どのようなウェイトで動画コンテンツを取り扱えばよいかという「経験知」も蓄積されていきます。同じニュースやトピックでも動画・Web・紙面で媒体ごとに切り口を変えて伝えたり、動画と紙面を連動させた企画で情報発信力を高めることも可能です。毎週あるいは毎月決まった日に動画の配信を定期的に続けることで、社内報を見ることが習慣化され、社内コミュニケーションがより活発で豊かなものになります。

新時代の幕開けに、社内報に何か新しい要素を取り入れたいと考えている方は、動画の配信で情報伝達力を高める方法を検討してみてはいかがでしょうか？