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社内報のつくりかた

社内報を紙にするかWebにするか考える要素

社内報を紙にするかWebにするか考える要素

社内報の新規立ち上げや見直しを考えている企業様からよくいただく質問があります。それは、「社内報を紙で発行するのとWebで配信するのとどちらがいいでしょうか?」という質問です。この質問には「それぞれ一長一短があるので、特徴を把握したうえで目的や社内環境、自社の社員(読者)に合わせて選ぶ必要があります」とお伝えしています。

一昔前には社内報Web化の時代があり「伝達スピードが速いし、コストもかからない」という考えから導入された企業さまも多いのではないでしょうか。 しかし、現在は紙媒体を復活させる企業も増えています。それはなぜでしょうか? 紙媒体とWeb媒体の特徴を整理しながら、考えていきましょう。

紙社内報・Web社内報とは何か?

考察に入る前に、まずは、その前提となる条件を決めておきます。

紙社内報とは 
紙社内報は一般的な印刷されたものを想定しています。

その中で分けるとすると 

・印刷会社などに依頼して印刷している社内報
・オフィスのプリンターなど社内で印刷する社内報

の2種類に分けられます。紙社内報はほとんどのみなさんが共通して思い浮かべることができますよね。

Web社内報とは
Web社内報は紙に比べて多くの形態を指している場合があります。そのスタイルは多岐にわたるため、人によってイメージするものが異なる可能性があります。

・社内用のWebサイト・システムを構築しているもの(Wordpressなど)
・社内イントラに専用ページを設け掲載
・制作したPDFファイルなどを社内イントラ上に掲載
・制作したPDFファイルなどをメールで配信
・メールマガジンとして定期的に配信
などなど

企業や担当者様によって様々な形があるので、電子媒体を使っているもの、と言った方がよいかもしれません。
これらをすべて「Web社内報」1語に括るのはやや乱暴ですので、今回考察する「Web社内報」は、Wordpress等のソフトウェアを使ったブログ形式のものを中心に考えていきます。

Web社内報の特徴~長所と短所~

【Web社内報の長所】
・速報性がある
・検索性が高い
・情報量が制限されない
・アクセス数や滞在時間など数値が取りやすい
・関連リンクや動画などが使用できる
・コメントなどの双方向コミュニケーションが可能
・修正や更新ができる
など

「Web社内報」の特徴は、何といってもスピードでしょう。例えば、情報の伝達度や検索性という観点に立てば、その特徴が際立ちます。これについては、もはやここで詳しく説明する必要はないでしょう。一方、「紙の社内報」の場合、誌面を編集し、印刷した完成品を読者の方々に届けるまでに、1ヶ月単位の時間が掛かります。また、どの号にどういう内容が書かれていたかを探す場合も、結局、人の目というアナログなものに頼らざるを得ませんので、デジタルの世界に比べて、やはり時間が掛かります。

情報を省スペースでストックできるということも「Web社内報」の特徴と言えるでしょう。紙の社内報の場合、印刷されたものをストックするための物理的なスペースが必要になります。

さらに、いつ誰が何をどのくらい見たかという、いわゆる効果測定も「Web社内報」の特徴ですし、関連ページにリンクを貼ったり、動画を活用することもできます。設計によっては読者がコメントや「いいね」などアクションができる機能を持たせることも可能。紙社内報ではできない情報の修正や更新もWeb社内報ではできます。

【Web社内報の短所】
・更新の担当者負荷が大きい
・更新告知をしないと気付かれない
・閲覧率がなかなか上がらない
・閲覧環境がない人をカバーできない
・デザインレイアウトの幅が狭い
・全てを内製化できるわけではない
・サーバーやセキュリティ面などの壁がある
など

長所の多いWeb社内報ですが、もちろん短所も存在します。即時性の高い媒体だからこそ、速報性や短いスパンでの更新が求められ、担当者にかかる負荷はそれなりに存在します。また、紙社内報のように半強制的に読者に届けられるプッシュ型の媒体ではなく、Web社内報はプル型の媒体です。社員に能動的にアクセスしてもらわなければなりません。単純に記事を更新しているだけではその情報に気付いてもらえず、更新の告知を行う必要があります。このように、意外と継続的負荷が大きいWeb社内報で閲覧率が伸びないという悩みに直面することになります。紙からWebに変えたら読まれなくなりました。。。という話をよく耳にします。

また、企業の業種によりますが、製造業や飲食業など一人に一台パソコンやスマートフォンがない職場環境で働く従業員もいます。その従業員にどうやって情報を伝えるかも課題になります。

現在はCMSなどで素人でも簡単に記事を上げることができるようになりましたが、少し変わったことをしたいと思うとIT知識がないと難しいのも現実です。また、システムの制約も出てくるためデザインやレイアウトの幅は紙よりも狭いと言えるでしょう。TOP画像や特集コンテンツなど定型フォーマット以外は外部の協力会社に依頼している企業も少なくありません。
Webシステムを導入・構築する際には社内のその他のシステムとの連携やセキュリティ面でクリアすべき壁も存在します。

紙社内報の特徴~長所と短所~

【紙社内報の長所】
・環境に左右されずに読める
・情報の強弱がつけやすい
・一覧性に優れている
・情報への到達スピードが速い
・じっくり読んでもらいやすい
・情報の信頼性が髙い
など

「紙の社内報」は、職場環境に左右されず読者の好きな場所や時間で読むことができるという特徴があります。読者を社員だけではなく、社員の家族まで広げている場合など持ち帰ることができないと読んでもらえません。 また、誌面上で情報の優先順位を文字サイズやデザインなどで感覚的に表すことが可能です。新聞を思い浮かべていただければイメージしやすいでしょう。トップニュースは1面の中で一番目立つ位置・文字でレイアウトされますよね。

Webではスクロールやページ遷移が必要な情報量でも、紙では見開きなど一覧性があるまとめ方もできます。 紙の社内報は手に取ってから情報に到達するまでのスピードの速さも特徴の一つです。例えば、誌面を開けば、いつでもどこでも数秒で情報にアクセスできます。「Web社内報」の場合、専用サイトにアクセスし、ログインする必要がありますし、場合によってはPCの電源を入れて…となると、時間的だけでなく心理的な手間が掛かってしまいます。

また「文章を読む」ということを考えても「紙」の方が「Web」よりも体に与える疲労度が少ないです。それだけでなく、紙媒体の方が深い理解や思考を促しすこともできます。
企業の公式文書であり一度発行してしまうと訂正が困難なため、発行までに多くの人のチェックが入ることと、漠然とWebの情報よりも紙の情報の方が信頼できると考える人は多くいます。

【紙社内報の短所】
・速報性が低い
・検索性が低い
・保管に場所をとる
・誌面に限りがある
・閲覧数など数値化できない
・双方向コミュニケーションが困難
・修正や更新ができない
など

紙の社内報の短所としては、先ほどWeb社内報の部分で書いた通り、「紙の社内報」は誌面を編集し、印刷した完成品を読者の方々に届けるまでに、1ヶ月単位の時間が掛かります。情報をタイムリーに届けることは苦手な紙媒体です。過去のバックナンバーから必要な情報を探し出すことも時間がかかりますね。保管する場合、場所も必要になります。紙は物理的な誌面の制約がもちろんあり、情報の取捨選択がWebよりも求められます。

Webとは異なり、本当の閲覧数や時間などを数値化することや双方向コミュニケーションツールとして使うことは困難です。印刷されて配布したのちに内容を修正・更新することももちろん困難です。

まとめ

ここまで、Web社内報と紙社内報それぞれの特徴を見てきました。それぞれの媒体でメリット・デメリットがあります。この特徴を理解したうえで、自社の読者になる従業員の就業形態や職場IT環境、年代構成、国内拠点・海外拠点の有無、社風や企業文化などの要素を考慮し、どちらの媒体で運用することがよいのか検討する必要があります。
紙かWebかという二者択一ではなく、併用するという選択肢ももちろんあります。過去当社が実施したアンケートではWeb社内報を実施している企業の4割は紙社内報と併用して活用されていました。

ただ、一番重要なのは「どちらが良いか」という議論ではなく、それぞれの長所と短所を捉えた上で「自社の課題に対して社内報では何を目的としたコミュニケーション戦略を立てるのか?」だと思います。社内報はあくまでもツールであり戦術の一つです。そのツールを使って何を成し遂げたいのか?という目的を見失わずに運用していくことが大切です。

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