社内報のレイアウトの考え方は？おすすめテンプレートは何？

より多くの人に自分たちが心を込めて作った社内報を読んでもらいたいというのは、社内報担当者の願いですよね。しかし、毎日忙しく働く社員に、仕事の合間や休憩時間などの限られた時間のなかで社内報を読んでもらうためには、さまざまな工夫が必要になります。
例えば、手に取ったときに「読みたい」と思わせるような社内報のデザインやレイアウトも重要なポイントのひとつではないでしょうか。また、紙面や冊子を見た際に、興味を引くようなタイトルだったり、情報がスーッと頭に入ってくるような構成を考えたりするのもレイアウト作業の一環です。
しかし、社内報の制作が未経験もしくは経験が少ない人が最適なレイアウトをイチから考えて作るのには多大な手間と時間が掛かります。一方、テンプレートを活用すれば、レイアウトをイチから考えて作らずに済みます。
そこで、社内報のレイアウトの考え方とおすすめテンプレートについて紹介します。

社内報のレイアウトを考えるときのポイント

社内報のレイアウトは設計図のようなもので、社内報作りにとって重要な工程です。また、出来上がりをビジュアライズできるので、出来上がったレイアウトを使い、制作スタッフ内で大まかなコンセプトや雰囲気を共有できることができます。制作会社などに外注する場合は、このレイアウトをもとにカメラマン、ライター、デザイナーが構成を考えていきます。

社内報のラフデザインは、最初に決めた社内報の目的をもとに決めた「台割り」に従って、全体のデザインと各ページのレイアウトをしていきます。その際、配色、使用するフォントの種類や大きさ、縦書きか横書きか、写真やイラストのはめ込み方など、全体のデザインコンセプトを決めておきます。

その後、各ページのレイアウトを考えます。冊子の場合は、見開いた状態で、読者の視点を考慮して写真の大きさや記事の並べ方などを工夫します。どんなデザインにするか迷った際には、デザイナーなど専門知識を持っている人に相談するのも良いでしょう。

社内報のレイアウトを考える時に頭に入れておきたいポイントは、何と言っても視認性です。読み手が短い時間で正確に情報をキャッチできるかどうかが、レイアウトの良し悪しを決めます。

そのための工夫としては、社内報のページはタイトル・見出し・リード文の構成にするのがよいでしょう。タイトル・見出しはフォントの大きさや色を変えて強調するようにします。タイトルに関しては、親しみやすいものにして読者を記事に引き込むような努力が必要です。

読者は、まずはタイトルを読み、そのタイトル次第で記事を読もうかどうかを決めます。小見出しについてもタイトル同様、関心を引くような工夫が求められます。小見出しの数は、記事の長さによって決めます。短い記事であれば小見出しが１つ～２つあれば十分ですが、長い記事には、それに合わせて小見出しの数も多いほうが、より読みやすくなります。タイトルや見出しを配置する位置も意識することで読みやすさが向上します。タイトル、見出し、リード文を読めば、記事の概要が理解できるというのが理想です。この３つを読めば、社員が忙しい業務時間の合間に流し読みをしたとしても、大体の内容を把握できるでしょう。

ほかにも、読者の視線の流れを意識し、一番伝えたい内容へ視線を誘導するようにします。視線の流れは、横書きの場合はZ型やF型、縦書きの場合はN型です。

気をつけなくてはいけないのは、１ページの中に決して情報を詰め込みすぎないことです。文字がぎゅうぎゅうに詰まった状態では読む気がなくなります。写真・イラストまたは文字の周りに余白があることで、デザインにゆとりができ、より読みやすくなります。余白や行間を上手に活用することで、情報のグループ分けや情報整理が可能となり、洗練されたレイアウトになります。余白は要素と要素の間に設け、しっかりとそろえることが大切です。

本文内の重要事項については、アンダーラインや太字を活用してもよいでしょう。文字のフォントや色についても、読みやすいものを選ぶことが大切です。デザイン的に優れていたとしても、読みにくければ本末転倒です。記事の内容によっては、文字だけでは理解しづらいものもあります。写真、図、グラフなどを使用してビジュアル化することで、記事の内容が一目で理解できる場合も多いです。

社内報に使えるテンプレートって何？

テンプレートとは、提携のフォーマットもしくはひな形のことです。社内報に使えるテンプレートとは、デザインとレイアウトが既にあり、そこに写真や記事を簡単な手順に従って入れるという便利なファイルです。レイアウト・デザイン作業にかかる費用や工数を削減できるうえに、洗練されたレイアウトが使えるというメリットがあります。

ただし、無料のテンプレートは簡易にできておりデザイン性に欠けます。デザイン性があるものや自由度が高いような多くのフォーマットは有料です。レイアウトに悩んでいる人や社内報制作の経験が浅い人には、誰でも簡単に使えるテンプレートは使いやすいかもしれませんが、会社のカラーや独自性を紙面に反映することは難しいので注意が必要です。

どんなテンプレートを選ぶべき？

テンプレートの種類は色々とありますが、社内報には、社内報のレイアウトに特化したテンプレートを使うのが良いでしょう。また、社員紹介やインタビューとイベントや新商品の情報、編集者コラムなど、それぞれの内容でページごとに最適なレイアウトが異なるため、内容に合ったテンプレートを選びます。また、社内報全体のデザインは予め決めておいたコンセプトに合うようなものを選び、社内報の雰囲気を統一させることも重要です。

制作会社に依頼するという方法もある！

社内報作成には企画、取材、編集など多くの工数が掛かり、かつ定期的に発行しなければいけないという時間的制約もあります。メディアなどでの編集の経験もなく、ほかの業務も兼務している場合など、イチから社内報を制作するのは大変な作業です。そこで、社内報の制作を制作会社に外注してしまうという方法もあります。制作会社に依頼することで、テンプレートを使うよりも、制作者の意思をレイアウトに反映させることが可能になります。

また、制作会社で作ってもらう社内報の場合、デザイン・レイアウトにオリジナリティを出すことができます。制作会社では、経験やノウハウに基づいて、各企業の細かい要望に応えながら効果的で洗練された社内報を作成してもらえます。また、予算の制約のある場合には、外注する部分を絞ることで費用を抑えることも可能です。

レイアウトはプロに任せるが、社内取材、記事の執筆、写真撮影は社内の担当者が行うという方法もあります。費用対効果を考えたうえで、どこまでプロに任せることにするか検討すると良いでしょう。すべてを外注にすることを決めた場合は、社内秘の情報などを取り扱うこともあるので、社内報担当者が責任をもって対応する必要があります。

効果的な社内報を作りたいなら制作会社で！

社内報の目的は、経営方針や社内情報の共有、組織の活性化、従業員のモチベーションアップなど各企業によってさまざまです。それぞれの目的は異なれども、社内報をより多くの社員に読んでもらい会社に貢献したいという社内報担当者の想いは同じではないでしょうか。限られた経験や時間のなかで、効果的でオリジナリティにあふれる社内報を作成するためには、プロの蓄積されたノウハウを利用するのもひとつの方法です。コストパフォーマンスを考慮して、制作会社に社内報の制作依頼を検討するのもおすすめです。